鐵路運輸企業實施財務共享的研究

許凌云 中國鐵路上海局集團有限公司滬杭（滬寧）（寧杭）客專公司

財務共享服務是依托計算機信息技術，通過優化組織結構、標準業務流程，從而實現提升管理效率、創造價值，從市場角度為企業內、外部提供專業化服務的財務集中管控的模式。實施財務共享具有實現財務轉型、降低管理成本、提升管理效率和創造企業價值等作用。21 世紀初，我國開始引入該模式，近年來發展迅猛，目前國資委下屬50%以上大型企業集團采用了財務共享服務模式。

多年來，上海局作為行業排頭兵，財務管理長期致力于服務企業精細化管理，財務管理效果突出，為上海局實行率先發展奠定了堅實基礎。本文以上海局為例進行實施財務共享研究。

1 鐵路運輸企業財務管理面臨的挑戰

隨著上海局集團化、多元經營的發展和現代企業制度的建立、完善，現有的財務會計管理模式已漸漸不能適應企業發展，面臨諸多挑戰。一是業務和財務分離，不能有效支撐企業發展。財務人員長期被大量報銷、支付、核算、報表編制等基礎業務耗費有限的能力和精力，制約了本應發揮的業務支持和戰略推進能力。二是分散式財務核算，不能滿足現代集團化企業的集約高效發展戰略和加強經營管控能力需求。三是重核算、輕管理，不能滿足集團化發展需要。四是信息系統存在“孤島”現象，數據決策支持功能薄弱，不能充分發揮數據價值。

2 鐵路運輸企業實施財務共享的意義

上海局積極響應“交通強國、鐵路先行”的歷史使命，堅定不移地推動創新和高質量發展。財務共享服務是財務管理模式的創新，實施財務共享服務有利于推動財務職能轉變、降低管理成本、提高管理效率和為企業創造新的價值。一是推動財務職能轉變。在信息化、智能化等先進技術的支撐下，實施財務共享服務有助于形成企業戰略財務、業務財務和共享財務三維價值驅動的財務管理新模式，推動財務部門從會計核算向管理會計轉變。財務人員深入業務端，實現財務與業務的緊密融合，財務人員應轉變為生產經營過程的“調度人”和企業發展方向的“引領者”，為企業提供價值增值服務。二是降低企業管理成本、提升管理效率。通過業務處理流程的再造與標準化建立，進一步推動財務管理的專業化分工，提高人員專業能力，減少“數據孤島”，減少冗余人員與數據交換進程，從而提高業務處理和管理效率。三是創造企業新的價值。財務共享服務能夠讓企業將有限的資源集中投放到增加核心價值、發展核心競爭力業務活動方面，促進企業創造新價值。

3 鐵路運輸企業實施財務共享途徑

上海局規模化的經營、同質化的業務、系列化的制度及強有力的人才隊伍等都為實施財務共享服務創造了條件，通過調整財務組織架構、再造業務流程、整合信息系統、完善流程制度、強化風險防范等策略，推動財務共享服務有效實施。

3.1 財務組織架構的調整

重構上海局集團財務管理組織架構，形成共享財務、業務財務和戰略財務的職能專業化組織框架。上海局集團財務屬于戰略財務，側重于從上海局集團的戰略管理，對上海局集團財務活動的長短期規劃進行客觀評估和決策，確定對企業最有利的財務戰略方案；上海局各站段財務屬于業務財務，側重于企業詳細的經濟業務事項，協同業務部門，承擔所有單據財務方面的初審職能；上海局集團共享財務，側重于經濟事項記錄和費用控制職能，對納入共享業務范圍的經濟事項進行集中核算，對大數據在各站段間進行共享。

3.2 財務共享服務中心地點和業務范圍的選擇

考慮現有企業管理模式和網絡技術條件，上海局財務共享服務中心應設在集團本部，此外考慮到多元經營業務多樣性和特殊性，應設置多元經營分中心。實施初期，財務共享中心可先設立綜合部和核算部，綜合部主要負責制度建設和維護、流程優化和完善、信息系統和主數據維護以及檔案管理等工作；核算部主要負責財務核算和報表生成工作。后期根據業務發展和管理需要，分設或增設相關業務經辦管理部門。

業務范圍選擇遵循先易后難、總結推廣、持續優化的原則，選擇重復性高、流程容易標準化的業務作為試點，比如費用報銷、資金結算等業務，試點成功后逐步推廣至收入核算、成本核算、采購核算、固定資產核算、在建工程核算、投資核算等業務模塊，并及時總結經驗，持續優化流程與標準。

3.3 設計財務共享服務業務流程

建立科學、標準的業務流程是財務共享服務實現高效運作的前提。本文重點闡述費用報銷、資金結算等業務流程設計。

3.3.1 費用報銷流程

費用報銷包含對公、對私費用報銷。對公費用報銷，包括所有對公支付的費用報銷，包括業務招待費、車輛使用費、辦公費、修理費、其他管理費用等。對私費用報銷包括員工差旅費、培訓費、會議費等。

核算主體費用報銷經辦人在財務共享信息系統中發起報銷請求的同時，按不同業務需要提交費用報銷審批單、發票、會議通知、會議簽到表、出庫領用單、差旅費報銷單等等。報銷經辦人提交的電子單據、掃描的影像實現系統自動匹配，生成報銷單實物條碼，通過特定的實物條碼與報銷單進行關聯，并觸發審批流程。若不在預算范圍內，則無法觸發審批流程。業務主管對經辦人提交的報銷單據進行審核，確保經濟事項符合集團及部門相關管理規定，確保業務的真實性、合規性。核算主體財務對報銷事項是否符合本單位內部控制制度要求，是否符合預算和資金計劃進行審核，并對掃描上傳系統的原始單據加蓋掃描章。核算主體領導根據重要性原則和授權審批權限在財務共享信息系統上對報銷申請進行審批。

業務領導審批的電子單據和影像進入財務共享服務中心的派工池，系統將單據分類并隨機派發至核算部核算崗人員，由其進行初審并制證。核算部核算崗人員在系統上對申請單和影像文件進行審核，并根據會計政策、會計科目及核算規則編制會計憑證。核算部審核崗人員進行復審，確保核算符合核算規則，確保財務報告真實、科目正確和金額準確，共享中心審核崗審核通過后，系統正式生成憑證。對于大額報銷，需經過共享中心負責人終審通過方可予以報銷。

3.3.2 資金收付管理流程

資金收付管理主要包含收款核算、付款核算等流程。

（1）收款核算流程

上海局各站段的收入主要為清算收入，定期由上海局財務部按預算額度、運輸清算收入下撥至各運輸站段。

各站段確認收到上海局財務部的款項時，根據收入通知書，將相關原始單據進行掃描上傳，經業務主管和領導審核通過后，由財務共享中心核算崗生成收款憑證，憑證生成后由共享中心核算崗位進行檢查，主要檢查憑證附件的完整性、正確性，經檢查無誤后，生成最終憑證。若遇到大額收款業務，經過財務中心審核崗核算完畢后，還需財務共享中心負責人審批。

（2）付款核算流程

付款核算是在費用報銷、物資采購申請基礎上進行的資金支付，各站段付款經辦人填制付款申請單并附相關原始單據，掃描后上傳至財務共享影像系統后，傳遞至業務主管審核付款業務發生的合同等相關文件，確認付款業務的真實性，審批后傳遞至財務部門，財務部門主要檢查付款單據的完整性、真實性、合同與付款金額的匹配性，經財務人員初步審核后，傳遞至單位領導，領導簽批后傳遞到共享中心。共享中心重點關注付款申請是否在已批預算內，付款事項是否存在超出計劃金額及計劃內事項交叉混用的情形。對于大額支付單據，需財務共享中心負責人簽批方可支付款項。

3.4 建立財務共享服務信息系統

建立財務共享服務中心基于強大的計算機網絡通信技術和信息系統。上海局現擁有鐵路專網通信網絡和財務會計信息系統，財務共享服務信息系統可以現有的財務信息系統之上構建。建設初期可納入費用管理控制系統 (以下簡稱費控系統)、影像系統，后期根據進度、需求納入資金支付系統、預算管理系統、會計核算、稅務系統、成本系統、報表系統、運營管理系統等。本文先介紹費控系統和影像系統。

3.4.1 費用管控系統

費控系統以預算控制為核心，實現費用的事前、事中、事后控制。費控系統主要流程和功能如下：一是作業任務派工管理，財務共享系統按派工規則自動分配至作業崗，實現各崗位作業量均衡；二是費用報銷集中審核，實現跨機構賬務審核處理；三是會計憑證集中記賬，對于審核通過的準憑證能夠批量導入會計核算總賬模塊，形成最終結果；四是自動生成集中付款信息；五是影像調閱，實現在線影像查閱以及流程中控制狀態的交互；六是績效管理管理，通過從共享系統中抽取數據，對業務量、時效、庫存等指標進行動態監控，形成員工績效考核數據；七是質量管理管理，系統自動制定質量檢查計劃、選擇抽樣檢查范圍。質檢人員按計劃進行質檢后反饋給原始處理人，系統自動跟蹤修改結果并生成質檢報告。

3.4.2 影像管理系統

影像管理系統是通過信息化手段解決流程審批及業務核算過程中原始憑證查閱、集中審核問題。影像系統是對財務票據、憑證進行數字化管理的一種手段，便于使用者集中保存、檢索和后續管理。本文以費用報銷業務為例，介紹影像系統業務流程和功能：一是經辦人通過報賬平臺錄入報銷業務信息，生成條形碼；二是通過掃描設備讀取報條形碼信息，自動調出相應的報銷單據；三是系統自動或人工觸發掃描指令，經辦人將原始單據掃描形成電子文檔；四是系統對電子文檔進行加密，實現與電子報賬單據匹配；五是系統將加密后電子文檔、電子報賬單及匹配關系自動傳送至服務器進行存儲；六是審批人員或查詢人員通過報賬單據上的鏈接向系統發送查詢指令，系統按照電子報賬單和電子掃描文檔的匹配關系返回查詢結果。

4 鐵路運輸企業實施財務共享風險及應對

實施財務共享服務是一個系統化、復雜化的變革過程，在準備階段和實施初期會面臨較多的風險，上海局應最大程度地進行風險防范與風險控制，保障財務共享服務實施與運營。一是理念轉變風險。財務共享是一種集中管理模式，對鐵路現有的分布式業務結構和分散式財務會計管理模式形成較大的沖擊，如財務共享變革理念不能深入人心，就會無法達到預期效果甚至會導致失敗。首先應成立高層管理人員領導的工作機構負責財務共享建設和實施，帶頭積極宣貫財務共享的必要性和帶來的效益，為財務共享改革創造良好的內部環境；其次，對財務會計人員和業務人員進行大規模培訓，堅定改革決心和信心。二是流程變革風險，建立財務共享本身是一項流程再造的變革過程，核心就是固化流程標準。上海局各單位的實際情況不同，尤其是主業與多經業務更是天壤之別，如一味求同，會使財務共享中心由于慣性而僵化或失去活力。可結合實際情況和經營需求，就多經業務單獨建立分中心實施財務共享，另外構建核算特殊通道和資金緊急通道，確保急事急辦有原則、有流程、有標準，切實保證特殊業務事項順利開展。三是系統建設風險。系統間對接不暢導致系統運行穩定性不足，例如銀企互聯系統接口不穩定可能出現資金支付風險；系統管理不善導致數據安全性不足。首先要做好財務共享信息系統頂層設計，確定主數據結構并對系統進行充分論證和規劃，確保系統之間數據互相映射，保證財務共享系統內部有效對接，數據傳遞穩定可靠；其次，建立系統賬號使用授權審批制和數據保全機制，防止非查詢訪問數據，防止數據信息丟失，確保數據安全。