疾控中心檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)路徑探索

何莉

摘要：我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體改革進(jìn)程加快背景下，對(duì)疾控中心檔案管理提出更高的要求。特別近年來(lái)信息化技術(shù)快速發(fā)展，為疾控中心檔案管理同強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，通過(guò)疾控中心檔案管理信息化建設(shè)、科學(xué)化建設(shè)，提高檔案管理整體水平。本次研究將對(duì)疾控中心檔案管理工作做簡(jiǎn)單介紹，在此基礎(chǔ)上提出疾控中心檔案管理信息化、科學(xué)化建設(shè)的具體路徑。

關(guān)鍵詞：疾控中心;檔案管理;信息化;科學(xué)化

前言：作為疾控中心管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，可為疾控中心各項(xiàng)工作開展提供決策依據(jù)。做好檔案管理信息化、科學(xué)化建設(shè)，不僅是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，也是推動(dòng)“共享”目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的主要途徑。在國(guó)內(nèi)重大流行性疾病防控形勢(shì)日益嚴(yán)峻環(huán)境下，疾控中心檔案管理工作更需擔(dān)負(fù)起自身職責(zé)，確保檔案資源得到充分利用。因此，本文對(duì)疾控中心信息化與科學(xué)化建設(shè)探索，有重要意義。

一、疾控中心檔案管理工作基本介紹

疾控中心檔案管理工作涉及的檔案資源相對(duì)復(fù)雜，為保證檔案資源可被充分利用，可將檔案資源細(xì)化，如常規(guī)衛(wèi)生監(jiān)測(cè)資料、病理檢驗(yàn)資料、健康危害因素資料、疾病情況調(diào)查與處理結(jié)果資料。如常規(guī)衛(wèi)生監(jiān)測(cè)資料，一般衛(wèi)生抽查、檢測(cè)記錄與監(jiān)測(cè)報(bào)告等都可劃入該范疇中。再如疾病情況調(diào)查，如污染事故處理報(bào)告、食物中毒病情與處理報(bào)告以及一般疫情處理材料等。而從工作形式看，目前疾控中心檔案管理工作方式不斷轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的文字資料、聲像資料等逐漸向數(shù)字化資料過(guò)渡，需要檔案管理工作者明確自身職責(zé)，與時(shí)俱進(jìn)，開拓檔案管理建設(shè)新途徑[1]。

二、疾控中心檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）信息化采集系統(tǒng)建設(shè)

疾控中心檔案管理信息化建設(shè)，主要從信息采集、信息存儲(chǔ)與信息共享等方面著手。首先，在信息采集方面，疾控中心需建立電子采集系統(tǒng)，推進(jìn)檔案資源采集信息化建設(shè)。當(dāng)前電子文件檔案逐漸增多，檔案管理人員需對(duì)電子文件的特征正確認(rèn)識(shí)，原因在于信息系統(tǒng)中電子文件有不同的編碼形式，需要工作人員掌握相關(guān)的管理技術(shù)。同時(shí)，電子文件采集，也需在信息數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體技術(shù)應(yīng)用方面加強(qiáng)，確保檔案采集有完善的采集體系作為依托。

（二）電子存儲(chǔ)平臺(tái)的應(yīng)用

電子存儲(chǔ)平臺(tái)是保證電子檔案文件的關(guān)鍵。近年來(lái)疾控中心電子檔案文件數(shù)量日益增多，這為計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)帶來(lái)極大壓力，一旦存儲(chǔ)空間不足，將導(dǎo)致檔案資料整理進(jìn)度放緩，甚至系統(tǒng)崩潰下可能出現(xiàn)電子文件丟失情況，不利于檔案管理工作水平提升。因此，檔案管理信息化建設(shè)中，需在電子文件存儲(chǔ)方面給予重視，可結(jié)合疾控中心實(shí)際引入網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)電子存儲(chǔ)平臺(tái)，在網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備上優(yōu)化，同時(shí)注意做好存儲(chǔ)平臺(tái)運(yùn)行管理與安全管控工作，防止電子文件存儲(chǔ)出現(xiàn)泄密或丟失情況[2]。

（三）信息化共享平臺(tái)建設(shè)

疾控中心檔案管理的目標(biāo)在于信息存儲(chǔ)與信息共享，特別共享方面，主要為提高檔案資源利用率，使檔案的價(jià)值提高。而該目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需依托信息化共享平臺(tái)，平臺(tái)建設(shè)中，可采取的策略包括：第一，檔案轉(zhuǎn)化。傳統(tǒng)檔案管理工作中，以紙質(zhì)檔案為主，管理難度較大，檔案調(diào)用與查閱均面臨極大難題，更無(wú)從談及共享，所以共享平臺(tái)建設(shè)首先應(yīng)做好檔案轉(zhuǎn)化，盡可能以數(shù)字化檔案為主，原有的紙質(zhì)檔案文件，需在電子系統(tǒng)中錄入，并注意配套建設(shè)其他系統(tǒng)，包括檔案資源調(diào)取系統(tǒng)、內(nèi)部檔案信息共享系統(tǒng)以及查詢系統(tǒng)等，以此使疾控檔案共享服務(wù)質(zhì)量提升。其次，內(nèi)部檔案共享。檔案管理工作人員可利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，同疾控中心其他部門交流，盡可能從查詢、借閱、參考等各方面提供便利，這樣既實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，也能幫助推動(dòng)疾控中心整體工作效率提升。

三、疾控中心檔案管理科學(xué)化建設(shè)措施

（一）打造良好檔案保存環(huán)境

疾控中心檔案管理水平的提升，除借助信息技術(shù)外，還需在科學(xué)化建設(shè)方面加強(qiáng)。科學(xué)化管理首先需注意檔案的保存，包括傳統(tǒng)檔案、數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)。其中傳統(tǒng)檔案保存管理，通常面臨外界環(huán)境影響問題，如溫度過(guò)高、環(huán)境過(guò)于潮濕等，一旦保管不善，可能導(dǎo)致檔案受損。數(shù)字化檔案建設(shè)并不意味完全淘汰傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，所以保管中應(yīng)注意在檔案存儲(chǔ)室、存儲(chǔ)柜等方面加強(qiáng)建設(shè)。而對(duì)于數(shù)字化檔案，保存管理面臨的問題主要在于存儲(chǔ)系統(tǒng)安全層面，科學(xué)化建設(shè)的要點(diǎn)在于加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，加快檔案管理相關(guān)設(shè)備更新完善，同時(shí)注意定期做好設(shè)備維護(hù)管理工作，對(duì)于檔案登錄，可采取密鑰等多種方式，保證檔案資料安全，提高檔案管理安全性與科學(xué)性。

（二）加快檔案管理人才培養(yǎng)

信息化技術(shù)引入到檔案管理工作中，并不意味所有檔案操作由計(jì)算機(jī)開展，檔案管理人員仍是工作的主體。在疾控中心檔案管理科學(xué)化建設(shè)中，應(yīng)在人才素質(zhì)上強(qiáng)化。疾控中心首先需對(duì)檔案管理人員意識(shí)強(qiáng)化，樹立與時(shí)俱進(jìn)意識(shí)，更新檔案管理理念，正確認(rèn)識(shí)自身工作對(duì)疾控中心的重要性。其次，可通過(guò)培訓(xùn)活動(dòng)、進(jìn)修方式以及交流活動(dòng)強(qiáng)化人員素質(zhì)，如內(nèi)部定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)內(nèi)容以檔案管理專業(yè)知識(shí)、信息化技術(shù)知識(shí)以及職業(yè)道德素養(yǎng)等為主，特別信息化技術(shù)知識(shí)，需要人員充分掌握，包括如何利用計(jì)算機(jī)采集、整理、存儲(chǔ)與調(diào)閱等。同時(shí)，可為檔案管理人員提供進(jìn)修與交流活動(dòng)機(jī)會(huì)，如定期到大學(xué)校園學(xué)習(xí)，或各疾控中心檔案管理人員間交流，以此強(qiáng)化管理人員綜合素養(yǎng)。

（三）完善檔案管理相關(guān)機(jī)制

檔案管理科學(xué)化建設(shè)，制度建設(shè)必不可缺。科學(xué)的檔案管理要求有具體的制度作為保障，如檔案歸檔制度，要求細(xì)致、全面檢查歸檔的文件，做到歸檔準(zhǔn)確、完整、及時(shí)，且數(shù)字化檔案、紙質(zhì)版文件保持一致。再如檔案利用制度，疾控中心其他部門借閱檔案時(shí)，禁止提供紙質(zhì)文件、原版文件，可將電子版拷貝文件提供給借閱人員，確保檔案資源的安全性。另外，檔案管理部門在考評(píng)機(jī)制上完善，對(duì)于檔案管理人員的考核，可從多個(gè)細(xì)則指標(biāo)上著手，如檔案編輯、統(tǒng)計(jì)、利用率、信息收集等，激發(fā)檔案管理人員工作積極性[3]。

結(jié)論：信息化建設(shè)、科學(xué)化建設(shè)是疾控中心檔案管理工作未來(lái)主要方向。實(shí)際開展檔案管理工作中，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案管理的基本內(nèi)容，在信息化建設(shè)方面主要做好信息采集系統(tǒng)、存儲(chǔ)系統(tǒng)與共享平臺(tái)建設(shè)，而科學(xué)化建設(shè)強(qiáng)調(diào)人員綜合素養(yǎng)強(qiáng)化、制度完善以及檔案良好環(huán)境打造等。通過(guò)檔案管理信息化、科學(xué)化建設(shè)，提高檔案資源整體價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]王瑋.淺談疾控機(jī)構(gòu)建設(shè)項(xiàng)目衛(wèi)生學(xué)評(píng)價(jià)檔案管理中的問題及對(duì)策[J].中外企業(yè)家，2020（03）：142-143.

[2]康昆展.發(fā)展疾控檔案數(shù)字化 做好智能檔案室建設(shè)[J].檔案管理，2019（05）：91-92.

[3]郭佃曉.信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用研究[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2019，27（19）：227.