基建檔案管理中存在的問題及對策的思考

楊志平

摘 要：基建檔案管理是一項非常重要的工作，對于建設方、施工方、監理方、城建管理部門來說，基建檔案管理的效果會直接影響到大部分工作的效果。在基建工作的長期過程中，會產生大量的數據、文件信息，這些信息就是基建檔案的基本內容，對這些信息的歸類、存儲、調用等過程，就是基建檔案管理。所以，加強基建檔案管理是一項非常必要的。本文對基建檔案管理存在的問題進行分析，并且提出了幾點解決問題的淺見。

關鍵詞：基建檔案管理;信息技術;解決建議

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.012

隨著我國社會的不斷發展，各種建設項目也在不斷的增加。基建項目在開展的過程中，對于項目工作中產生的各種信息和工作記錄都必須要進行整理和存檔，其與一般的文書檔案具有一定的差異，在對其進行管理的時候，一定要采用合理的管理方式，提升基建檔案管理的效果，為工程項目的開展提供一個有力的依據。下文對此進行簡要的闡述。

1 基建檔案管理中存在的問題

基建檔案管理是一項相關方面必須重視的工作。但是相關人員對基建檔案的重要性缺乏一個充分的認識，導致管理工作中出現了許多的問題，主要體現在以下幾個方面：

1.1 認識上存在不足

基建檔案管理人員的重視程度與管理的效果成正比。但是由于其直觀效益不顯，導致誤認為作用非常的有限。在此影響下，基建檔案的利用效果必然大打折扣，出現了許多管理及利用上的漏洞。表現在基建檔案管理人員（尤其是在許多的建設方中）許多均為兼職，他們把工作的重心放在了可以產生直接經濟效益的工作上，對項目的進度、品質、造價進行嚴格的控制，但是對于各種基建檔案資料非常的漠視，從而阻礙了基建檔案管理工作重要作用的發揮。筆者在2002年從事的第一個住宅項目建設中，作為建設方管理人員，兼職基建檔案收集整理，面臨的主要問題是施工方資質低，而自身非專業人員。雖然項目按期竣工并通過驗收，但在之后領取房產證時，基建檔案資料的收集和整理卻耗費了極大地時間和精力。

1.2 缺乏一個完善的管理制度

一整套良好的、完善的制度會直接影響到管理效果，這是在當前的基建檔案管理中普遍存在的不足。原有的檔案管理制度對人的限制作用不強，不能完全起到一個規范管理的作用。如此會使相關人員產生懈怠的心理，責任心不強，從而影響了管理效果。工程項目具有一定的復雜性，并且涉及了諸多的領域，并且工程項目是一個長期的過程。工程項目的這種特點，給基建檔案管理工作帶來了很大的難度，會造成資料收集的不全面不準確的現象，給基建檔案管理工作帶來了許多的隱患，對工程項目的后續工作開展也會造成非常不利的影響。筆者當時面對原基建部門交來的用大筐盛裝的散亂文件時的心情，至今記憶猶新。

1.3 基建檔案管理人員的素養不足

基建檔案管理人員的能力會直接影響到工作的效果。但是在當前的許多基建項目中，基建檔案管理工作都沒有專門的人員負責，而許多施工方基建檔案管理人員需要在多個項目工地中來回奔波，如果施工方資質較低的話，資料員甚至是外聘的;而建設方基建檔案管理人員絕大部分均為兼職，會讓項目的管理人員兼任這項工作，他們缺乏專業知識和系統的培訓?；n案管理人員的能力與實際的管理需求存在嚴重的不相匹配的現象。筆者在工作中，除負責現場施工外還負責甲供材采購中的市場考察和招投標文件起草發放及開標會主持、合同及各種文件撰寫人和工程款的支付，即是最好的例證。

2 提升基建檔案管理效果的建議

基建檔案管理是工程項目順利進行的重要保證，基建項目相關各方要對工作的重要程度有一個充分的認識。可以通過以下幾個方面開展高效的基建檔案管理工作：

2.1 創造良好的環境

作為基建項目的主導者，建設單位的管理人員必須要轉變落后的理念，對基建檔案管理有一個應用的重視，認識到這項工作的本質。建設單位的管理人員要為基建檔案管理工作的順利開展創造一個良好的環境，要把基建檔案管理的重要性進行普及，要讓所有的相關部門、人員都配合基建檔案管理的開展。提升基建檔案管理人員的地位。

2.2 完善制度建設

認識到基建檔案管理的重要性，通過制度上的完善，達到提升基建檔案管理效果的目的。由于基建檔案管理工作是一項非常復雜的工作，這些工作會隨著工程項目的開展不斷的發生變化，所以，制度的完善也是一個長期的過程，必須要隨著工程項目的開展，不斷的進行調整，使管理制度始終與工程項目的現狀相匹配，并且要嚴格執行。建設單位領導要明確基建檔案管理人員的職責，并且要保證他們在開展相關工作的過程中，可以嚴格的落實自己的職責，如果出現問題，必須進行問責，通過這樣的方式，對管理人員進行督促，提升他們的責任意識。在具體工作中，基建檔案管理人員必須要掌握第一手資料，并且要保證資料收集的全面性，做到應收盡收;在新資料入檔的環節，管理人員要對其進行確認，并要求項目相關各方對資料的準確性負責，保證所有的檔案與實際情況都嚴格的匹配。采用定崗定責的方式來進行管理，對檔案管理工作進行細化，哪一個環節出現問題，要由相應的人員負責，把基建檔案管理的效果與薪酬和職稱、職務掛鉤，提升他們的責任意識。

2.3 提升人員的素養

基建檔案管理的效果與管理人員的素養存在非常直接的關系，由于基建檔案管理具有一定的復雜性，所以，管理人員必須要具備足夠的能力才能勝任這項工作。建設單位要委派具有足夠專業能力的人員來負責這項工作，還需要定期開展培訓工作來提升他們專業能力和責任意識，減少出現問題的概率，提升管理的效果，保證檔案內部數據的完整性、真實性。同時，建設單位也可以加強人才的引進工作，更多地與專業咨詢公司合作，以此來提升基建檔案管理的效果。當前我國已經全面的進入到了信息時代，建設單位在開展基建檔案管理工作的時候，要積極的引入信息技術，充分的發揮出信息技術的重要作用，改變傳統的紙質媒介的檔案信息存儲方式和管理方式，利用信息技術的先進性，為工程項目的開展打下一個良好的基礎。

3 結束語

綜上所述，在工程項目的開展過程中，會產生大量的數據信息，由于工程項目非常的復雜，涉及了諸多的領域，形成的各種信息也非常的繁雜，這些數據信息是工程項目順利進行的重要保證，所以，開展高效的基建檔案管理工作是非常有必要的。