手把手教你高效管理工作時(shí)間

王彬

隨著競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，人們?cè)诠ぷ髦械膲毫υ絹碓酱螅ぷ鹘箲]仿佛已成了一種普遍現(xiàn)象。開不完的會(huì)，做不完的事，還有那時(shí)常令人膽戰(zhàn)心驚的電話鈴聲，無不在催促著我們——文案做好了嗎？報(bào)告啥時(shí)交？訂單進(jìn)展如何？面對(duì)工作壓力，有人選擇逃離，有人留下苦苦堅(jiān)持，還有人因焦慮出現(xiàn)了一些健康狀況。但工作中的焦慮感，真的無解嗎？

很多人的工作焦慮，主要是因?yàn)闊o法按時(shí)保質(zhì)地完成任務(wù)。我們總在擔(dān)心，工作沒做完，時(shí)間不夠用。所以本期，就要來聊聊工作中的時(shí)間管理。

問題剖析

時(shí)間管理=養(yǎng)成良好習(xí)慣

每次談到時(shí)間管理，筆者總在思考一個(gè)問題：時(shí)間，真的可以被管理嗎？因?yàn)闊o論我們?nèi)绾瓮炝?，時(shí)間都不會(huì)為我們停下腳步等待，它就像一個(gè)孜孜不倦的苦行僧，而不斷前行是它唯一的使命。所以我們首先必須明白——時(shí)間管理的重點(diǎn)，不是怎樣管理時(shí)間，而是培養(yǎng)自己養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣、生活習(xí)慣，這才是提高時(shí)間利用率的真正方法。

詳情展開

1 保持干凈整潔的辦公環(huán)境

人體工程學(xué)是研究人-機(jī)-環(huán)境之間關(guān)系的主要學(xué)科，它是在探討人們勞動(dòng)、工作效果、效能的規(guī)律性。研究發(fā)現(xiàn)，良好的辦公環(huán)境對(duì)于優(yōu)化績(jī)效至關(guān)重要，它不僅能讓員工具有飽滿的工作熱情和持續(xù)的工作動(dòng)力，還能較好地激發(fā)他們的創(chuàng)作靈感。所以，越來越多的公司已在積極設(shè)計(jì)和打造一個(gè)開放而充滿生機(jī)的辦公環(huán)境。

所以，保持一個(gè)干凈整潔的辦公環(huán)境是高效利用時(shí)間的基礎(chǔ)前提：

（1）辦公桌面干凈整潔，無太多雜物；

（2）辦公用品擺放整齊有序，隨手可拿；

（3）文檔資料分類收納，位置清晰，一目了然；

（4）適當(dāng)放置一些自己熟悉和喜愛的小擺設(shè)、小綠植等，切忌數(shù)量過多，雜亂無章。

在這樣的環(huán)境中辦公，不僅能讓我們心情愉快，同時(shí)還能減少找尋文件、手忙腳亂的尷尬，節(jié)約寶貴的時(shí)間。

2 做好電腦文件的歸類管理

筆者常常看到一些員工的電腦上應(yīng)用軟件、文件檔案鋪滿整屏，硬盤內(nèi)沒有細(xì)分目錄，所有文件存在于同一位置里。結(jié)果，當(dāng)老板要求提交某個(gè)文件時(shí)，員工卻發(fā)現(xiàn)它“不見”了，只能坐在電腦前絕望地翻找自己的D盤；又或者客戶電話詢問報(bào)價(jià)，而報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)不知存放在哪個(gè)文檔，員工只能讓電話另一端的客戶耐心等待，結(jié)果客戶因?yàn)椴荒蜔┒鴴鞌嚯娫?，很有可能因?yàn)檫@幾分鐘而丟失一個(gè)訂單。這時(shí)人的焦慮將呈指數(shù)級(jí)上升，還會(huì)因焦慮而沮喪。所以，做好電腦文件的歸檔管理，也是我們?cè)诠ぷ髦懈咝Ю脮r(shí)間的好方法。

那么如何做好電腦文件的歸檔管理呢？

（1）根據(jù)工作內(nèi)容、工作任務(wù)等，建立不同的文件夾；

（2）文件夾名可以與所存文件的內(nèi)容相關(guān)或相似，例如D：>人力資源管理>績(jī)效管理>績(jī)效考核，在此目錄下僅保存與員工績(jī)效考核相關(guān)的資料；

（3）文件名可以和文件夾同名，也可按文件內(nèi)容命名，用時(shí)間、人名、地點(diǎn)、性質(zhì)等加以區(qū)分，比如：2019 年第四季度績(jī)效考核表-王XX；

（4）把相關(guān)的文件存放在同一個(gè)文件夾內(nèi)，無須考慮格式，這樣便于查找；

（5）不要保存不必要的文件；

（6）電腦桌面切勿存放太多文件，不必要的軟件可卸載或另存至其他硬盤。因?yàn)樽烂嫖募?，不僅不便于查找，還會(huì)拖慢電腦的運(yùn)算速度，增加電腦文件的編輯整理時(shí)間。

在此基礎(chǔ)之上，我們還可以在桌面建一個(gè)“記事本”，將文件的存放路徑記錄在冊(cè)，便于使用時(shí)提高效率，節(jié)約時(shí)間。

3 合理安排工作

工作中的焦慮有時(shí)還來自不斷增加的工作量，讓人手忙腳亂。

舉個(gè)例子。一家企業(yè)因部門組織架構(gòu)調(diào)整，原來由兩人完成的工作調(diào)整為由一人承擔(dān)。有些員工因擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)質(zhì)疑其工作能力，所以硬著頭皮攬下了所有活。但這已超出他能力可承受的范圍，所以就帶來深深的壓力和焦慮。

有時(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在工作分配上會(huì)因?yàn)橐恍┩话l(fā)情況或者新問題，而隨時(shí)調(diào)整或下達(dá)新任務(wù)。對(duì)個(gè)人而言，原來任務(wù)執(zhí)行的平衡就被打破，而為了能讓領(lǐng)導(dǎo)留下好印象，有些人就直接將焦慮留給自己，努力去完成任務(wù)。針對(duì)這類問題，我給大家的建議是：

（1）工作中要合理分工，主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，與同事溝通，將專業(yè)的事由專業(yè)的人處理，而不是大包大攬；

（2）提前制定工作計(jì)劃，核算時(shí)間，合理安排工作步驟，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成；

（3）對(duì)于突發(fā)情況、臨時(shí)下達(dá)的任務(wù)等，做好事情的輕重緩急管理。

根據(jù)時(shí)間的二八法則，將80%的時(shí)間用于重要的工作任務(wù)，充分利用時(shí)間，提高我們的工作效率，也可以降低我們對(duì)于工作質(zhì)量和工作成果的焦慮。

4 制定有效的工作時(shí)間計(jì)劃表

在這里，筆者推薦一款很好用的時(shí)間計(jì)劃表——“六點(diǎn)優(yōu)先工作制表”。

18 世紀(jì)美國(guó)著名鋼鐵公司總裁理查斯·舒瓦普常常被雜亂的工作所困擾，所以他找到了效率大師艾維·李咨詢求助。艾維·李拿出一張白紙，讓理查斯寫下第二天要做的全部事情。結(jié)果理查斯竟寫下了幾十項(xiàng)要做的工作，這怎么會(huì)不讓人焦慮呢？接著，艾維·李請(qǐng)他仔細(xì)考量，要求其按事情的重要程度進(jìn)行排序，標(biāo)出六件最重要的事情。同時(shí)要求他從第二天起，按順序完成對(duì)應(yīng)的工作。依照艾維·李的建議，理查斯認(rèn)真完成時(shí)間表中的工作，并在一年內(nèi)有效提高了工作效率，他再也不會(huì)焦慮時(shí)間不夠用了?！傲c(diǎn)優(yōu)先工作制表”不僅要求選出重要的工作優(yōu)先做，還要求對(duì)單項(xiàng)工作的時(shí)間安排、可量化的目標(biāo)以及完成狀態(tài)進(jìn)行描述，由此提高我們的工作效率和時(shí)間管理能力。

時(shí)間表設(shè)計(jì)可參考如下：

如當(dāng)天工作中，以上6 項(xiàng)工作內(nèi)容都已完成，可以再做排序7～12 的工作事項(xiàng)，以此類推。

5 增強(qiáng)溝通能力

溝通是門很深的學(xué)問。往往，溝通能力強(qiáng)的人，工作效率就高，時(shí)間把控能力也相應(yīng)較強(qiáng)。在此，推薦有效溝通五步法：

（1）認(rèn)真傾聽，收集工作任務(wù)的相關(guān)要求；

（2）不清楚就問，對(duì)于模棱兩可，或者要求不清的任務(wù)，及時(shí)向上級(jí)、同事詢問；

（3）確認(rèn)聽到的內(nèi)容，將任務(wù)要求或步驟與發(fā)布任務(wù)者進(jìn)行確認(rèn)；

（4）及時(shí)反饋，在任務(wù)執(zhí)行過程中及時(shí)反饋工作的進(jìn)程，時(shí)間節(jié)點(diǎn)的完成情況，得到上級(jí)、同事的認(rèn)可或指正；

（5）重復(fù)確認(rèn)，對(duì)工作的完成要求、進(jìn)展情況進(jìn)行再次確認(rèn)，以保證工作的準(zhǔn)確性，避免因返工而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)。

6 注重勞逸結(jié)合

最后，建議大家在工作中要注重勞逸結(jié)合，養(yǎng)成良好的作息習(xí)慣，保證充足的精力來完成工作，這同樣也可以帶來高效的工作狀態(tài)，降低我們?cè)诠ぷ髦械慕箲]感。