農業科技檔案管理工作績效評價研究

馬明遠 楊國航 耿東梅 吳瓊

摘要?農業科技檔案管理作為現代農業科技管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環節，綜合分析目前檔案評價體系基礎上，結合農業科研院所科技檔案管理工作實際，探索建立了農業科技檔案管理工作績效評價指標體系，為長效推進農業科技檔案管理工作效率和質量的穩步提升提供參考和依據。

關鍵詞?農業科技檔案;管理;績效評價

中圖分類號?G?271文獻標識碼?A

文章編號?0517-6611（2019）23-0264-02

doi：10.3969/j.issn.0517-6611.2019.23.076

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

Research on Performance Evaluation of Agricultural Science and Technology Archives Management

MA Ming?yuan， YANG Guo?hang， GENG Dong?mei et al

（Beijing Academy of Agricultural and Forestry Sciences， Beijing 100097）

Abstract?As an important part of modern agricultural science and technology management， agricultural science and technology archives management is an important link of scientific research activities. Based on the comprehensive analysis of the current archives evaluation systems and the actual science and technology archives management of agricultural scientific research institutes， this paper explores and establishes the performance evaluation index system of agricultural science and technology archives management， in order to provide reference and basis for improving agricultural science and technology archives management work efficiency and quality.

Key words?Agricultural science and technology archives;Management;Performance evaluation

農業科技檔案作為農業科技信息和知識的主要載體，通過文字、數據、圖表、聲像等真實記載和反映了農業科技人員在科研活動中的辛勤勞動和智慧[1-3]。新常態下快速發展的農業科研創新工作需要為確保農業科研院所科技檔案管理各項工作的執行和責任的落實，加強農業科技檔案管理，對提升農業科研單位的科技創新能力和可持續發展有著重要的意義[4-5]。出于現代創新管理工作的需要，農業科研院所基本上制定了科技檔案管理工作相應的管理辦法，并設立專門管理部門進行科技檔案的統一管理，農業科技檔案管理工作的科學化、規范化和專業化水平有了顯著提升。

1?工作績效評價的必要性

隨著科技體制改革的不斷深化，原有的農業科研院所檔案管理工作模式已不能適應創新發展的需要，必須從工作實際出發，積極探索推進管理體制和機制的創新。工作績效評價作為一種考核制度，能最大限度地調動員工的積極性[6-7]。農業科技檔案管理工作績效評價，通過研究探索構建目標導向的評價指標體系，系統開展對包括科技項目的立項、實施、驗收、鑒定等階段檔案管理工作的績效考核，用于橫向比較農業科研院所間科技檔案管理工作的差距，縱向查找內部管理工作的不足，為科學謀劃檔案管理事業發展、提高專業化水平、提升檔案資源利用效率和建立健全檔案管理工作獎懲機制奠定基礎，更為農業科技創新能力的全面提升提供了保障。

2?評價體系的構建原則

2.1?科學性原則

績效評價作為對農業科研院所科技檔案管理工作的考察與評估，構建的評價體系不僅要有理論依據，也要能科學合理的反映被評價對象的實際狀況、存在的問題，更要為被評價單位、上級管理部門農業科技檔案管理工作的開展和發展決策提供實踐支撐。

2.2?系統性原則

系統性原則也稱為整體性原則，它要求把決策對象視為一個整體或系統，以整體或系統目標的優化為準繩，協調整體或系統中各部分或分系統的相互關系，使整體或系統完整和平衡[8]。實際指標體系構建過程中要統籌考慮實現總評價目標與子目標;不同層級之間要層次分明，避免交叉冗余;指標選取要兼顧全面和差異性。

2.3?可操作性原則

評價體系要符合實際工作需要，做到指向明確、簡潔明了、便于實施推廣，以促進評價工作的長效開展。具體表現為評價體系要便于接受，評價方法要便于推廣，評價數據要便于獲取和歸一化處理，評價結果要便于比較。

3?農業科技檔案管理工作績效評價指標體系

結合農業科技檔案管理工作實際需求，在綜合考慮各類檔案評價體系的基礎上，從政策環境、基礎設施、規范化建設、信息化水平、工作成效5個不同角度探索構建了一套針對農業科研院所科技檔案管理工作績效評價的指標體系，用于對農業科技檔案管理工作進行考核。該體系由3個層次組成，基本框架包括1個一級指標（A）、5個二級指標（Bi），20個三級指標（Ci），每個三級指標通過調查問卷的方式獲取評價所需的具體調查數據。評價體系見表1。

3.1?政策環境

政策環境是政策制定者進行決策時所依據的各種外部的情況、條件、以及影響整個社會發展及其內部子系統發展的各種因素的聚合[9]。良好的政策環境是工作開展的重要保障，直接反映了單位對檔案管理工作的重視程度。二級指標政策環境通過政策法規、發展規劃、主管領導、工作會議4個三級指標進行體現，具體調查獲取的是被評價單位科技檔案管理相關政策法規的名稱和數量，有無針對農業科技檔案長效發展的規劃和是否將農業科技檔案管理工作納入單位整體發展規劃中，是否由單位的主要領導分管檔案工作，以及是否定期召開農業科技檔案管理工作相關會議落實相關工作。

3.2?基礎設施

基礎設施是指為農業科研院所科技檔案管理工作提供公共服務的物質工程設施，如儀器設備、檔案庫房等用于保證檔案管理工作正常進行和生存發展的一般物質條件。二級指標基礎設施通過投入金額、儀器設備、庫房面積、檔案密集架4個三級指標進行體現，具體調查獲取的是單位年度檔案管理工作投入的經費，檔案室擁有的電腦、服務器、掃描儀、打印機、除濕器等檔案專用設備的數量和金額，用于存放農業科技檔案的庫房面積以及檔案密集架數量，可以有效了解現有檔案工作開展的物質基礎和檔案庫房利用效率提升的潛力。

3.3?規范化程度

規范化反映的是科技檔案管理工作相符于單位相關管理制度、標準的情況。二級指標規范化程度通過管理機構、人才隊伍、培訓與交流、三查落實4個三級指標進行體現，具體調查獲取的是是否設有單獨的農業科技檔案管理機構，專職的檔案管理人員數量，參加的專業培訓次數與開展的業務交流次數，內容齊全、合乎標準、考核指標完成的科技檔案和提交驗收檢查檔案的數量，直觀體現日常業務工作的規范化、標準化和精細化水平。

3.4?信息化水平

檔案信息化是指在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用[10]。隨著包括基礎設施、檔案信息資源、檔案服務平臺及信息安全等檔案信息化建設的推進，傳統的手工管理模式正逐步被綜合應用計算機技術、網絡技術的電子化辦公模式所取代[11-12]。二級指標信息化水平反映的是農業科技檔案管理工作的數字化、網絡化和智能化發展水平，通過信息平臺、電子化歸檔率、定期數據備份、網絡服務4個三級指標進行體現，具體調查獲取的是是否建有統一的檔案管理信息系統和信息資源數據庫，電子化歸檔文件數量和應進行電子化歸檔文件的數量，科技檔案電子數據備份周期，是否提供遠端的數據查詢、下載等信息化服務等。

3.5?工作成效

工作成效是農業科研院所科技檔案管理工作價值的體現，反映的是工作成就和認可程度。二級指標工作成效通過檢索利用、歸檔準確率、整改落實、滿意度4個三級指標進行體現，具體調查獲取的是科技檔案資源檢索利用頻次，符合歸檔要求的農業科技檔案數量和實際歸檔檔案的數量，是否按時完成問題檔案的整改歸檔工作，科研人員、上級部門和領導專家對檔案管理工作的滿意程度。

4?數據處理與結果計算

4.1?指標權重的確定

專家打分法是專家根據經驗對實際問題主觀判斷，通過數學處理獲得指標的權重[13]。為綜合考慮被評價單位負責人員、上級主管部門管理者、領導與專家等各方的直觀感受，充分利用其經驗和知識，本文選用專家打分法確定各指標的權重，并進行相應的百分化賦值。

4.2?數據定量化和無量綱化處理

4.2.1?定量化處理。

針對評價體系中定性指標定量化的問題，需要結合指標特性設定規則并賦予一定的數值。如針對是否設立專業機構指標，設定是為1，否為0;又如針對滿意度指標，設定91%～100%為非常滿意，81%～90%為滿意，60%～80%為一般滿意，60%以下為不滿意，數據獲取時被調查人根據相應的賦值區間填寫具體量化數據。

4.2.2?無量綱化處理。

為避免各指標數據不同的量綱和數量級會對評價結果的準確性造成影響，筆者采用極大值法進行數據的無量綱化處理。公式如下：

Xi=（X）i/Xmax×100%

Xi為第i項指標各數據的無量綱化值，（X）i為第i項指標數據的實際值，Xmax為第i項指標數據中的最大值。

4.3?評價結果

評價等級通過最終計算形成百分制得分進行劃分。農業科研院所科技檔案管理工作績效評價指數的計算公式為：

f（xi）=ni=1WiXi

f（xi）為農業科研院所科技檔案管理工作績效評價指數，Xi為第i項指標的無量綱化值，Wi為第i項指標的百分化賦值。評價結果根據實際分值區間按照優、良、中、及格、差進行等級評定。

5?結論與建議

農業科研院所科技檔案管理工作績效評價是一個了解現狀、查找問題與不足、溝通反饋促提升的過程，尤其是針對評價過程中發現的問題與不足，要通過評價報告和專題溝通會的形式反饋給被評價單位、上級管理部門、領導專家等參與人員，并通過聯合會商機制一同制定落實針對扣分項的整改，形成以評促管、以評促建、以評促改的績效評價長效機制，實現農業科技檔案管理工作效率和質量的持續提升。

參考文獻

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