基于內部控制的高校合同管理研究

劉培明

摘 要：本文依據上級主管部門對行政事業單位內部控制相關規定，對合同管理存在的風險點進行梳理。從內部控制的角度對高校合同管理工作現狀進行分析，查找存在的問題，并從制度建設、理論掌握、人員培訓以及信息化等方面提出建議措施。

關鍵詞：內部控制;高校;合同管理

一、引言

隨著財政部《行政事業單位內部控制規范（試行）》的實施，高校內部控制建設得到重視，合同管理是其中一項重要內容。經濟合同內部控制管理體系以防范經濟損失、法律糾紛、名譽受損為目的，根據合同類型分類確定歸口管理部門和合同執行部門;明確簽訂合同的業務和事項范圍以及合同授權簽署權限;明確合同擬定、審批、執行、登記保管等環節的程序和要求;定期檢查和評價合同管理中的薄弱環節，采取相應控制措施，促進合同有效履行;加強合同信息安全保密工作，切實維護學校的合法權益。隨著相關主管部門對教育經費使用的規范化程度和使用績效的重視，經濟合同管理日趨重要。

二、合同管理內部控制的目標

1.合同內部管理制度體系完整

合同實行歸口管理、分級負責，合同授權審批和簽署權限明確。合同業務所涉及的崗位設置合理，符合不相容崗位相分離原則，各崗位職責分工明確。合同歸口管理部門、財會部門與職能部門之間有暢通高效的溝通協作機制。

2.合同調查充分

詳細調查合同相對方的主體資格，對其資信、信譽、經營狀況及履約能力有明確的掌握。合同談判準備充分，合同內容與條款按照自愿、公平原則經過充分磋商，雙方權利義務和違約責任明確，確保實現業務目標，學校權益得到可靠保障。

3.合同文本準確表達簽訂雙方的真實意思

合同文本有嚴格的審核程序，法律關系復雜或后果影響大的合同文本適用會審制度。合同審批簽署權限合理，有規范的授權制度，合同簽署在簽署人的權限范圍內。合同用印程序規范合理。

4.合同履行全程跟蹤監督管理，確保得到全面有效履行

合同價款支付嚴格按照合同約定執行。合同糾紛在合規合法的前提下及時得以解決，維護學校利益。合同執行過程中，履約條件發生變化能夠及時根據需要得以調整。合同補充與變更的授權審批權限明確，報告及時。

5.合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準確

合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準確，合同和相關資料被及時統計、分類、歸檔和妥善保管，合同信息安全保密工作到位，合同管理檢查評估機制健全，合同實現全過程封閉管理。

三、合同管理控制風險點

（1）合同內容存在重大疏漏和欺詐，導致合同存在風險隱患。

（2）對須報經國家有關主管部門審查或備案的文本合同，未履行相應程序。

（3）合同的授權審批權限不明確，出現未經授權或越權審批，可能造成學校經濟損失和法律訴訟的風險。

（4）合同文本擬人員和合同審核人員責任劃分不清晰，缺乏有效溝通和協調，導致合同審核人員發現的合同不當內容和條款未能被糾正。

（5）合同審核審批滯后，可能導致合同存在的問題不能被及時發現，造成學校經濟損失和法律訴訟的風險。

（6）合同的簽署權限不明確，出現未經授權或越權簽署合同，可能造成學校經濟損失和法律訴訟的風險。

（7）合同簽訂授權書缺少授權范圍、授權時間、授權人簽字蓋章及被授權人個人信息，可能導致被授權人濫用授權，造成學校經濟損失或引起外部法律糾紛。

（8）未按規定程序加蓋學校合同專用章，或未經授權在合同上加蓋學校各二級單位的公章、合同專用章，可能造成學校經濟損失或引起外部法律糾紛。

（9）合同條款中存在未明確約定的事項或約定不當事項，沒有及時補充、變更協議，導致合同無法正常履行。

（10）對合同履行缺乏有效的監督，未能及時發現已經或可能導致單位經濟利益受到損失的情況;或未能采取有效措施彌補損失，致使單位遭受損失;或由于疏于管理，未能及時催收到期的合同款項等。

（11）未能詳細登記合同的訂立、履行和變更情況。

（12）未對合同履行情況進行有效監督并跟蹤記錄，可能導致合同糾紛處理時無依據可追溯。

（13）合同變更未按規定嚴格審核審批或者審核審批流于形式，可能導致合同無法正常履行，造成學校面臨經濟損失和法律訴訟風險。

（14）合同糾紛處理意見未經審核，可能導致糾紛無法處理或處理不當，造成學校在訴訟或仲裁中處于不利地位。

（15）合同及相關資料的登記制度不健全，可能導致合同登記混亂，合同序號不順，或未詳細登記合同的訂立、履行和變更情況，影響合同的正常履行和糾紛處理工作。

（16）合同及相關資料歸檔不規范，可能導致合同資料丟失，影響合同的正常履行和糾紛處理的舉證工作。

（17）因保管不當導致合同泄密，導致單位或國家利益遭受損失。

四、高校合同管理現狀

高校內部控制體系建設開展時間短，無論是在理論還是在經驗、意識方面都存在欠缺之處。

1.在管理機制方面

大部分高校負責合同監督管理的歸口管理部門、歸口管理職能不明確，缺少合同履行監督機制，未對合同履行過程進行監管。學校未建立適用于全校范圍內的合同糾紛處理機制，無法對合同經辦部門的合同糾紛處理提供指導，合同經辦部門遇到合同糾紛自行處理而無需經學校審核，可能因處置不當給學校帶來聲譽、法律、經濟等損失。

2.在合同訂立環節

同類型經常性業務沒有制定統一文本的格式合同，不能有效規避合同文本擬定過程中的風險;對合同當事人資信狀況和履約能力調查不夠充分，容易造成履約困難的風險;在合同簽署環節無權越權簽訂合同，可能會造成合同失效、業務不能正常開展。

3.在合同履行環節

各業務部門、職能部門各行其是，合同簽訂、審查、監督、法務等工作分散進行，缺少統一管理，松散的管理方式極易導致合同履行方面的風險發生。比如合同違約條款未能按實際違約情況履行，分步實施的合同未能按既定時間節點履行到位，收入合同因不涉及預算支出考核而無人追討款項等情況。

4.在合同管理內部控制方面

由于對內部控制的理論方法掌握不透徹，認為控制效果與控制流程的環節多少成正比，參與流程控制的部門環節越多，控制效果就越好。基于這種認識基礎之上的合同管理內部控制，往往導致程序煩瑣、影響工作效率。同時參與控制流程的各部門相互依賴，反而影響內部控制質量。

5.專于合同管理的人力資源匱乏

合同管理工作、內部控制流程的實施，都要依靠具有相應專業能力的人力資源。高校經濟業務、合同管理的參與者大多為教師兼任，除了部分專業技術崗位外，都較缺乏會計、審計、基建、法律等方面的專業知識，即使有足夠數量的業務培訓也難以達到較高的專業水準，往往導致內控管理流于形式，控制質量因為人力資源的匱乏而受到相當制約。

6.合同管理內部控制信息化建設滯后

沒有建立完善的內部控制信息化平臺系統，將合同管理的相關業務流程和關鍵風險點控制嵌入到信息系統加以固化。即使使用了信息化的合同管理系統，也存在信息孤島的現象，單一地進行合同業務管理，沒有做到與其他信息系統的互聯互通，因此無法有效解決業務管理與內部控制兩張皮現象。

7.缺少對合同執行過程的跟蹤管理

合同管理具有持續性、動態性的特征，尤其對履約階段多、時間跨度大的合同。目前的合同管理內部控制，對合同磋商、簽訂及保管等方面關注較多，對履約過程關注不多，履約過程中主要依靠項目實施部門自我監督，既是裁判員又是運動員，控制薄弱。

五、加強高校合同管理的對策與建議

（1）強化制度建設，明確合同歸口管理部門，組織對合同業務的統一管理，使得松散的合同管理工作形成有機的整體;由其負責擬定合同管理相關制度并監督參與合同管理的各業務單位、職能部門嚴格執行以確保合同管理水平;建立合同歸口管理部門主持、相關職能部門參與的合同履行過程監督機制，對合同履行情況跟蹤管理;對于學校日常發生的經濟業務，牽頭相關業務部門制定學校統一條款、經過相關職能部門尤其是法務部門審定的格式合同，規范合同簽訂。

（2）加強對內部控制理論的學習理解，全面把握合同管理過程中的關鍵風險點，區分不相容崗位，在此基礎上合理設計合同管理內部控制流程，既要避免煩瑣的程序影響工作效率，也要確保流程的控制效果達到要求。同時，只有對內部控制理論理解透徹，才能實現對內控流程有目的、有方向的動態調整，推動內部控制程序不斷優化發展。

（3）重視加強合同管理流程參與部門、人員的內控意識、內控能力培訓。任何系統、流程的運轉都離不開人的因素。人力資源在合同管理流程中既是實施控制管理的主體，又是被控制管理的客體。因此合同管理控制對參與其中的人員提出了更高的要求，不僅要求業務水平高的復合型人才，更要對內部控制相關理論理解透徹，同時也要具備良好的內部控制職業道德。

（4）通過計算機系統的應用，將合同管理流程加以固化，既涵蓋了合同管理的整個生命周期，極大提高了合同管理業務的處理速度，也減少了差錯和舞弊的發生，從而更加規范、更加高效。同時通過信息化管理系統的運用，使合同業務相關數據規范管理、互聯互通，為高校實現標準化、規范化的數據管理提供了良好的平臺支撐。

參考文獻

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（責任編輯：王文龍）