企業檔案信息化建設探究

錢偉

中圖分類號：F273 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-107-01

摘 要 在企業運營和發展過程中，檔案詳細記錄了企業的歷史進程，能夠為企業制定戰略目標、開展各項業務活動以及內部管理等提供參考依據。在信息化時代，傳統檔案管理模式已經無法滿足企業發展要求。企業需要推陳出新，不斷加快檔案信息化建設步伐，進一步提升檔案管理質量及效率。基于此，本文對企業檔案信息化建設進行了綜合性分析，并提出了相關建議，以供參考。

關鍵詞 企業檔案 信息化 環境

一、檔案信息化建設概述

所謂的檔案信息化建設主要是指在國家檔案管理部門組織、規劃以及指導下，在檔案管理活動當中通過應用現代化技術，實現檔案信息資源數字化管理，讓檔案信息資源得到充分利用。檔案信息化建設轉變了傳統檔案管理模式。以往檔案管理工作重心會放在檔案實體保管及利用上。通過檔案信息化建設將讓檔案管理工作重心逐漸向數字化存儲以及數字化服務利用偏移。如此一來，能夠實現檔案工作規范化、網絡化、數字化以及社會化。在檔案信息化建設過程中，設施是基礎條件，標準系統是有效手段，信息資源是建設核心，信息利用及開發是建設目標，安全管理是重要保障，人才資源是關鍵要素。以上各項內容相輔相成，缺一不可。對于企業而言，加快檔案信息化建設步伐意味著能夠對日常業務活動當中生成的信息數據進行整合、歸檔，并將企業以往留存的歷史檔案、紙質檔案等進行數字化處理，形成一個數據庫。如此一來能夠擴大企業檔案應用范圍，為企業內部各項活動提供信息支持。

二、企業檔案信息化建設存在的問題

很多企業對檔案信息化建設愈來愈重視，也取得了一定成果，但在部分環節上還是存在著一些問題：（1）宏觀規劃不足。一些企業在檔案信息化建設過程中，并未將其與整體發展目標關聯起來，導致檔案信息化建設出現方向性偏離，與生產、經營、營銷等活動產生通脫節，無法充分發揮實際價值。（2）檔案信息化基礎環境有待完善。很多企業將發展重心放在經濟效益產出上，對營銷、生產等活動投入較大，但在檔案信息化建設方面投入不足，未能針對企業實際情況開發出一套專門的檔案信息管理系統，且硬件設施較為陳舊，導致檔案信息化建設滯后，整體效能不足。（3）信息安全隱患。某些企業在檔案信息化建設過程中在信息安全建設方面存在不足，一旦受到外部非法侵入，檔案信息就可能丟失，甚至被竊取機密信息，可能會讓企業蒙受巨大的損失。

三、加強企業檔案信息化建設的相關建議

（一）加強統籌管理

一方面，行業機構或相關部門要積極引導企業檔案信息化建設，予以適當扶持。另一方面，企業之間應該加強溝通交流，相互學習，互相借鑒經驗，可將一些優秀的檔案管理工作人員外派至其他單位進行專題學習，不斷提升專業能力。除此之外，企業內部要做好檔案信息化建設宏觀規劃。檔案工作者要擺脫傳統觀念，將檔案信息化與企業發展目標充分關聯起來，并設置相應的機制，及時從營銷、生產、經營等活動中攝取檔案信息，做好歸檔整理，讓檔案工作更接地氣，將檔案信息化的價值充分發揮出來。

（二）改善基礎環境

企業在檔案信息化建設過程中要加強基礎環境建設，及時更新軟硬件設施，為高效實施檔案工作奠定良好基礎。在硬件方面，企業需要配置計算機、掃描儀、打印機、服務器、交換機、路由器等成套設備，對陳舊設備及時更新，確保設備性能。在軟件方面，企業要結合自身實際發展情況，構建專門的檔案信息數據庫、檔案信息處理軟件等。企業可聘請第三方專業機構為自身定制相關軟件，為檔案工作者處理檔案信息文件提供方便，實現對檔案的高效化、高質化管理。另外，企業檔案部門要善于利用云存儲技術儲存檔案信息數據，將部分信息保存至云端，確保其安全性；利用數據分析技術對檔案信息進行深度挖掘，將其中一些有價值的信息挖掘出來，為企業決策提供可靠依據。

（三）完善安全體系

企業在檔案信息化建設期間還要重視安全體系建設。首先，要保證硬件設施安全。檔案部門可指派專人定期對計算機、掃描儀、打印機、服務器、交換機等硬件設施進行檢查，確保設備的可靠性。一旦發現問題要及時反饋并處理，對于老舊設備要及時更新，將設備安全隱患排除。其次，要確保檔案信息安全。企業檔案部門可利用系統加密、數據加密、硬盤加密、云端儲存等技術，充分保護保密文件。在調用檔案文件的過程中要設置相應的權限，還要定期進行檔案信息備份，防止檔案信息遺漏、丟失。另外，在網絡安全方面，要及時更新企業級防火墻、殺毒軟件等，對外來數據進行有效監控，避免非法侵入。還要制定一系列制度，規范檔案借閱行為，保證檔案信息的安全性。

參考文獻：

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