林業檔案信息化管理的優勢及發展路徑

◎楊 妍

（威海市劉公島林場 山東 威海 264208）

近些年，隨著科技的不斷發展進步，信息化管理在各行各業的應用也日益普遍。對于林業檔案管理來說，由于檔案數量大、信息繁雜，采用傳統的人工檔案管理方式已經無法滿足管理需求，需要應用信息化技術，逐步實現林業檔案的現代化、信息化和智能化管理。

在林業檔案管理工作中，信息化管理具備保存數據完整、占用空間少、查閱資料方便以及數據準確度高等優勢。但由于多方面的原因，當前在林業檔案信息化管理過程中還存在一些不足，需要采取有效措施不斷提高林業檔案管理水平。

一、檔案信息化管理概述

檔案信息化，是在國家檔案建設管理部門統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉向以檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。檔案信息化建設必須遵循三條基本原則，即文檔一體化、雙軌制和確保網絡安全。隨著信息技術的快速發展，在檔案管理過程中使用信息化管理方式，能夠有效提高工作效率和工作質量[1]。

檔案信息化管理運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。簡單來說，檔案信息化管理就是指應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程。

二、林業檔案信息化管理的優勢

林業檔案采用信息化的管理方式是應用計算機和網絡技術將林業相關資料進行保存和管理等，從而為相關人員提供便利。

林業檔案信息化管理具有很多優勢，主要體現在以下幾個個方面：

第一，能夠減輕工作量，提升工作效率。在傳統的林業檔案管理中，主要依靠人工對林業資料進行分析、整理、分類和保存等，工作量多且強度較大。采用信息化管理能夠通過計算機進行自動化操作，能夠有效減輕工作人員的工作壓力，降低工作強度，還能有效提升工作效率和質量。

第二，資源共享，實現信息的便捷查詢。林業檔案實行信息化管理后，將資料上傳至計算機，通過信息和網絡技術實現資源的共享[2]。相關人員可以通過電腦快速檢索相關資料，且查閱的資料相對完整準確，與傳統的查閱方式相比能夠節省很多時間和人工，提高工作效率。

第三，有利于保證信息安全。作為重要的信息資源，林業檔案對林業發展起著至關重要的作用，應用價值非常高，一旦重要信息丟失，將會造成不可估量的后果。因此必須保證林業檔案的安全性和完整性。采用信息化管理方式能夠有效避免紙質檔案資料丟失，通過設置加密手段也能夠保證林業檔案信息安全。

三、林業檔案信息化管理中存在的不足

林業發展對林業產業可持續發展起著很大的推動作用，對人們的生活也有很大影響。因此國家非常重視林業產業發展，大力推進退耕還林、植樹造林，在政策和資金上給予支持，極大促進了林業產業的健康發展。

林業建設規模不斷擴大，林業管理工作要緊跟時代發展步伐，與時俱進，開拓創新，不斷改革和完善管理模式，促進林業產業穩步發展。林業檔案作為林業科研活動、技術推廣活動的資料，可以實時記錄林業建設工作，為以后的林業建設和管理提供依據。因此，必須提升管理水平，積極引進現代化的檔案管理設備，實現林業檔案管理的信息化、智能化，這是我國林業發展必須要走的路。

但由于我國林業檔案管理實施時間比較短，各項管理制度也不太完善，林業檔案管理設施落后，林業檔案管理工作仍存在著很多的問題[3]。主要集中在以下兩個方面：第一，林業單位對檔案管理的重視程度不足，林業檔案管理人員的綜合素質普遍偏低。林業單位沒有根據工作需要引入專業的檔案管理人員，大多數林業檔案管理人員的學歷水平、專業知識水平較低，對林業知識掌握不多，也缺乏專業的檔案管理知識和經驗，嚴重降低了林業檔案管理工作的效率和質量。另外，還有很多林業單位的檔案管理人員身兼數職，林業檔案管理工作成為副業，并且林業檔案存儲沒有專門的檔案室，現代化檔案管理設備少之又少[4]。第二，林業檔案管理手段不規范、不完善。很多林業單位不按照國家檔案局和林業主管部門的要求管理林業檔案，不按照相關的規定步驟和流程進行檔案分類和存儲，這就會嚴重影響到后期林業檔案的查閱和使用。

四、林業檔案信息化管理的具體途徑

強化林業檔案信息化管理，應建立專業團隊，建立林業檔案管理標準，加強對林業檔案管理的投資力度。

21世紀是信息高度發展的時代，傳統的、落后的管理方式已經很難滿足現代化建設的快速發展需求。要想建設好現代化林業產業，就必須要緊跟時代發展的步伐，充分利用現代化工具，讓現代化信息技術為林業發展服務，提升林業檔案管理的信息化水平[5]。

林業單位要根據工作需要，建立一支專業化的林業檔案管理團隊，加強對林業檔案管理人才的培訓工作，招聘一些理論知識豐富、專業技能水平高的林業檔案管理人才；要不斷優化和改善硬件設置，建造標準化、智能化、信息化的林業檔案室，配備完善的林業檔案信息化管理設備；要將林業活動信息完整、詳細地記錄下來，根據檔案的內容，選擇紙質檔案、音頻檔案、圖片檔案、視頻檔案等存儲方式，實現林業檔案的標準化管理；林業單位要加大對林業檔案管理的投資力度，不斷更新和完善林業檔案管理設施，切實提升林業檔案管理的信息化水平。