信息化建設(shè)在社保檔案管理中的作用與對策

◎趙明瀅

推進社保檔案管理信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)對社保檔案的智能化、自動化存儲與管理，一方面能夠減少社保檔案管理工作量，為管理人員減壓；另一方面能夠提升工作效率，降低數(shù)據(jù)材料整理失誤概率。作為社保檔案管理人員，需要積極學(xué)習(xí)最新信息化技術(shù)，推進社保檔案管理信息化建設(shè)，促進社保檔案管理工作整體水平提升，有效保障參保人員的合法權(quán)益。

一、社保檔案管理現(xiàn)狀和特征

（一）社保檔案數(shù)量較多、內(nèi)容復(fù)雜

結(jié)合目前情況來看，各地社保檔案數(shù)量都比較多，社保業(yè)務(wù)工作量繁重。人們在辦理醫(yī)療保險、生育保險、工傷保險、失業(yè)保險等業(yè)務(wù)的過程中，需要提供很多資料、提交很多申請，辦理流程復(fù)雜，資料需要層層遞交，如此就使得社保檔案數(shù)量逐年增加。同時，人們參保意識不斷增強，每年的參保人數(shù)也在不斷增加。這也是造成社保檔案數(shù)量多，內(nèi)容復(fù)雜的一項因素。

（二）社保檔案管理工作社會性特征

由于社保檔案中存儲著參保人員的重要信息，一旦信息管理不當(dāng)，造成信息丟失或泄露，將直接損害到參保人的利益。可見，社保檔案管理是一項關(guān)系到社會穩(wěn)定發(fā)展的工作，具有較強的社會性特征。而做好社保檔案管理工作，能夠為人們提供良好的服務(wù)，使人們的生活得到可靠保障。

二、信息化建設(shè)的優(yōu)勢

（一）有助于完善社會保障體系

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會各方面都發(fā)生了很大的變化。將信息化技術(shù)引入社保檔案管理工作中，能夠使社保檔案管理工作成果得到更好利用，也能夠促進社保體系朝著更加完善的方向發(fā)展，以此彰顯出社保制度的公平性。

（二）有助于提升社保檔案管理工作效率

傳統(tǒng)社保檔案管理模式下，檔案都是依靠人工方式進行整理和存儲。這種方式不但效率低，造成社保檔案的利用價值大打折扣。在現(xiàn)如今的信息化時代，將信息技術(shù)引入社保檔案管理工作中，有助于彌補傳統(tǒng)人工管理檔案的不足，使工作效率不斷提升，降低工作失誤，同時還能夠增強社保檔案的實時性、準(zhǔn)確性，提升檔案利用率和領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)性。

（三）有效改進社保檔案管理工作方式

在社保檔案管理工作中，通過對信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效改進社保檔案管理工作方式。一是改善社保檔案管理業(yè)務(wù)處理流程，促進工作效率提升；二是簡化了保檔案存儲方式，充分發(fā)揮信息技術(shù)的功能；三是減少社保檔案管理人員的工作量，使工作人員有時間和精力學(xué)習(xí)更加科學(xué)的檔案管理知識。

三、制約社保檔案信息化的因素

（一）財政資金投入不足

很多社保檔案管理單位，尤其是基層社保檔案管理單位，由于財政資金投入不足，導(dǎo)致信息化辦公設(shè)備購入不足、信息化管理平臺缺失、軟件開發(fā)程度低等等。這些因素的存在，使得社保檔案管理建設(shè)缺乏物質(zhì)基礎(chǔ)，不利于社保檔案管理工作信息化水平的提升[1]。

（二）紙質(zhì)檔案信息化處理效率不高

檔案管理工作信息化處理效率不高，則難以有效開發(fā)和利用社保檔案資源。目前，很多社保檔案管理單位由于內(nèi)部管理人手不足，加之日常工作內(nèi)容繁雜，沒有專門人員負(fù)責(zé)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行信息化處理。如此就造成電子社保檔案中存儲的信息資料不全，影響社保檔案信息化建設(shè)效果[2]。

（三）管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

現(xiàn)階段，有不少社保檔案管理人員，自身信息化素養(yǎng)不高，對社保檔案進行信息化處理工作效率偏低，對電子檔案相關(guān)業(yè)務(wù)不夠熟練，造成社保檔案信息化管理工作發(fā)展受限[3]。

四、實現(xiàn)社保檔案管理信息化的策略

（一）完善社保檔案信息化工作制度

健全的制度是各項工作順利開展的根本保障。為了促進社保檔案信息化，要對社保檔案信息化內(nèi)容進行細(xì)分和規(guī)范。結(jié)合社保檔案信息化管理工作標(biāo)準(zhǔn)，有效收集和整理社保檔案數(shù)據(jù)，并且進行信息化處理。基于信息形式層面而言，社保檔案資源標(biāo)識、業(yè)務(wù)和技術(shù)規(guī)范，都需要按照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，如此才能夠使社保檔案的通用性和可交換性得到保障。同時，引進社保檔案軟件系統(tǒng)。基于社保檔案信息化管理工作要求，對工作流程進行適當(dāng)調(diào)整，確保信息模塊中各項內(nèi)容相互連接。

（二）提升社保檔案管理人員信息素養(yǎng)

推進社保檔案信息化工作，必須提高技術(shù)人員信息素養(yǎng)水平，打造一支高素質(zhì)的管理人員隊伍。一是做好檔案管理人員信息化技術(shù)培訓(xùn)工作，使他們更加適應(yīng)檔案信息化工作；二是結(jié)合社保檔案信息化管理工作需求，有針對性地引進人才；三是做好專業(yè)人員績效考核工作，推行崗位責(zé)任制，關(guān)注檔案管理人員的實際工作能力，引導(dǎo)各項工作有序展開。

（三）做好社保檔案綜合統(tǒng)籌工作

對社保檔案各項工作進行綜合統(tǒng)籌，有助于社保檔案信息化工作的順利進行。具體而言，社保檔案管理單位應(yīng)該健全信息管理系統(tǒng)，完善各項配備設(shè)施；完善個人社保信息管理制度和檔案信息安全管理制度；對數(shù)據(jù)庫處理系統(tǒng)、社保檔案安全管理系統(tǒng)加以改進；引入互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)系統(tǒng)，為廣大居民提供一城通辦、一窗通辦、一網(wǎng)通辦服務(wù)，全面推進業(yè)務(wù)檔案電子化存儲和管理。

通過這些方式，實現(xiàn)社保檔案工作的有效整合，提升社保檔案信息處理、信息交換、信息共享效率，為社保檔案信息化建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

總之，檔案管理是社保管理的基礎(chǔ)性工作。社保檔案管理部門長年保存著大量的文件材料，管理人員的工作量大、難度高，而且直接關(guān)系到人們的切身利益。在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，做好社保檔案管理信息化建設(shè)意義重大。社保檔案管理單位應(yīng)意識到將信息化技術(shù)引入社保檔案管理的重要性，并且采取措施提升信息化水平，促進檔案管理工作整體效率的提升，充分發(fā)揮出社保檔案的作用和價值。