企業數字檔案室建設的實踐與思考

程宏

【摘 要】企業檔案室為檔案管理的一個重要保證。但是，因為各個方面的因素，企業檔案室建設水平以及程度各不相同，發展不夠平衡。怎樣推動企業數字檔案室建設，本文分析了企業數字檔案室建設的必要性，并且研究了數字檔案室的功能，最后分析了企業數字檔案室建設過程中存在問題和對策，力求進一步促進企業數字檔案室持續健康的發展。

【關鍵詞】數字檔案室;建設;問題;對策

企業檔案室建設為規范企業檔案工作重要的構成部分。因此，強化基層檔案室建設對提升企業檔案管理質量和企業工作規范化有著重要的作用。但是，多數企業檔案室建設的現狀還不理想，其中主要因素不僅含有企業制度方面內部問題，還存在檔案管理人員外在的因素[1]。因此，本文分析了企業數字檔案室建設的必要性，并且研究了數字檔案室的功能，最后分析了企業數字檔案室建設過程中存在問題和對策，力求進一步促進企業數字檔案室持續健康的發展。

一、企業數字檔案室建設的重要性

企業數字檔案室建設是社會經濟發展的必然要求。隨著我國社會不斷發展，經濟建設得到了比較大的成就。企業面貌也出現了比較大的變化。一些地區的企業在過程當中，積累了比較多的價值資料。隨著企業發展速度越來越快，資料積累不斷增多，進而加快了發展速度。怎么保存這些價值比較高的資料也是放到多數企業所面對的重要問題[2]。除此之外，隨著人民生活質量越來越高，人們對檔案的信息利用服務需求也在信息需求不斷增多。所以，我們需要在企業構建數字檔案室，也就是保存經濟建設過程當中寶貴的資料，同時也能夠給信息的查詢帶來強有力的參考和保障。

二、企業數字檔案室的基本功能分析

2.1網上檔案的信息數字化的存儲功能

數字檔案室管理系統給用戶帶來了綜合性的檔案信息數字化存儲功能。檔案利用多種渠道來得到企業資金的支持，更新計算機以及數字化的處理設備，對分布在檔案室當中的上萬紙質檔案進行整合和管理，重新優化和調整到庫房當中[3]。首先，構建規模比較大的檔案數據庫，提升各種檔案數據錄入量以及原文原件數字化的存儲量。其次，通過數碼技術將歸檔證書、牌匾以及獎狀等實物檔案變為圖像信息。在網絡的大力支持之下給用戶帶來更加真實、全面以及快速的服務，更好的實現信息的上網，實現資源的共享。這為檔案數字化建設基本的重要功能。

2.2網上文檔的一體化管理功能

企業數字化檔案室能夠更好的實現檔案室和各有關科室在網上進行各類檔案的業務工作。例如：檔案室和企業的文書室檔案的一體化管理，其能夠直接在網絡當中進行接收，對其各部門所下達的電子文件進行處理[4]。歸檔企業網絡當中移交需要的歸檔文件，并且按照文字的字號、發文單位以及時間等自動的生成檔案的卷宗。這降低了傳統檔案業務當中比較復雜的手工勞動以及人工檢索和查詢時間，進而大大增加了檔案工程效率以及質量。

2.3網上遠程的傳輸和查閱功能

通過計算機網絡系統，可以更好的解決檔案室在遠端的查閱。在傳輸過程當中存在許多不便，進而提升了數字檔案室的服務質量以及管理檔次。例如：公司管理部門提出要檔案室在三天當中提出企業最近三年的名牌產品獲獎證書和獲省部級以上先進集體榮譽稱號等情況。當采用人工的方法逐項進行登記和查閱的時候，不但增加了工作量，還在這個期限當中不能夠實現。但是，檔案人員通過數字化檔案室僅僅需要在半天時間當中，就能夠從數據庫當中提取全部記錄，并且利用網絡傳輸給需求方。這樣不但速度比較快，并且信息比較詳細，同時還可以提前來對任務進行完成。除此之外，還能夠給下步任務節省比較多的時間，進而得到企業管理人員的一致好評。

2.4網上檔案的業務宣傳功能

通過企業數字檔案室，能夠在企業網絡平臺當中進行檔案業務宣傳工作。例如：在網絡當中介紹檔案室工作職能、庫存狀況、宣傳檔案政策和法規和機構設置等，發布能夠上網的檔案信息以及編研成果等，進而帶來網上檔案信息查詢和其他的業務服務，盡可能的發揮出數字化檔案的價值以及效益作用。

三、企業數字檔案建設的有效途徑

3.1存量的檔案數字化

數字檔案室建設的基本要求就需要利用現代技術以及設備來對傳統紙質檔案來進行信息化處理，并且讓其變為有效的管理檔案全過程。利用網絡來更好的實現共享利用數字化檔案。所以，對存量檔案來進行數字化為數字檔案室建設的首要步驟。存量檔案的數字化主要是利用對音像檔案、紙質檔案等傳統載體來進行數字化的加工，通過掃描儀等設備來生成紙質的檔案數字圖像，接著應用OCR等識別技術來形成一個雙層的PDF格式數字副本。對微縮的膠片、錄音、錄像以及照片等檔案進行數字化。首先要對檔案進行壓縮，通過統一的數字形式來管理，并且按照國家的有關標準和規范，構建數字檔案的目錄數據庫、多媒體數據庫、專題數據庫和全文數據庫。當前，企業要構建工程檔案當中的圖紙、文字報告的一些數字化加工工作，進而給數字化檔案室構建打下牢固的基礎。

3.2增量檔案電子化

增量檔案電子化就是在辦公系統、生產系統中直接形成電子文件，在實現前端控制和全程管理的基礎上，將檔案管理系統與辦公系統、生產系統有效對接，并按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等標準的規定，使電子文件滿足真實性、可靠性、完整性和可用性的“四性”要求。增量檔案電子化目前還有很多技術難點及銜接問題。技術難點如文件格式自動裝換、元數據等信息自動捕獲等。銜接問題主要是如何實現有效的前端控制，如何實現辦公系統、生產系統與檔案管理系統的有效對接。企業需要采用定制開發檔案辦公系統的方式，使檔案辦公系統與公司辦公系統、生產系統有效連接，實現電子文件的收集、歸檔、利用一體化。

四、企業建立數字化檔案室存在的問題及對策

4.1重視程度不高

目前部分企業對于建設數字檔案室存在重視程度不高的問題。其一，單位領導不重視，認為建設數字檔案室意義不大、實用性不強;其二，檔案管理工作者自身不重視，由于部分企業的檔案管理工作者年紀較大，工作觀念墨守成規，不愿學習新的信息技術，對建設數字檔案室積極性不高。要做好數字化檔案室建設就必須讓領導重視和支持，使其真正了解該項工作，提高認識，并納入企業信息化建設的總體規劃中，從人力、物力、財力上保證此項工作的順利開展。

4.2建設數字化檔案室需要配備有一支高素質的人才隊伍

檔案管理人員除具有檔案專業及相關管理知識外，還要掌握現代信息技術和網絡技術，才能滿足數字化檔案室建設的需求，做好供需分析，實現具體功能。要積極引進適合的檔案管理人才，加強對業務骨干有針對性的培訓和繼續教育。

五、結束語

總之，數字化檔案室建設不能僅憑檔案管理人員的一己之力，一時之功，要緊密圍繞組織建設、設施建設、系統建設、檔案資源建設、保障體系建設、人才建設開展實施工作。

【參考文獻】

[1]羅亞琦.民營企業建設數字檔案室勢在必行[J].浙江檔案，2017（08）.

[2]梁紹紅.如何建設基層數字檔案室建設[J].浙江檔案，2019（06）.

[3]楊智勇，何宏甲.集成式數字檔案室管理系統的構建[J].檔案與建設，2018（09）.

[4]王鳳敏，蔣海琴.數字檔案室建設實踐與思考[J].中國檔案，2018（01）.