大數據時代檔案管理工作面臨的挑戰與對策

張浩

摘要：隨著我國科學技術的發展，檔案信息資料也不再局限于傳統的紙質等信息材料，信息類型越來越多元化。同時，隨著我國檔案管理數字化，檔案管理工作得到了很大的改善，但這也給檔案管理工作帶來越來越多的挑戰。本文首先對大數據時代檔案管理工作面臨的挑戰進行了研究分析，然后針對性地制定出了相關的應對策略。

? 關鍵詞：大數據時代;檔案管理;挑戰;對策

? 一、引言

隨著大數據時代的到來，我國檔案管理工作也很大程度的得到了提升，首先在檔案信息資源深度開發方面有所突破，其次檔案管理工作也在慢慢地向為社會服務發展，最后我國檔案管理業務的流程也越來越智慧化。但與此同時，在大數據時代背景下，檔案管理信息數量和類型越來越多、信息資源利用也越來越廣泛，而目前我國檔案管理專業網絡技術卻還無法滿足時代和社會的要求，使得我國檔案管理面臨著巨大的挑戰。

? 二、大數據時代檔案管理面臨的挑戰

2.1檔案管理的信息數量和類型增多。在大數據時代背景下，社會檔案管理工作面臨的首要挑戰就是信息資源數量的迅速增長。目前，整個檔案資源管理已經轉向運用電子化管理，便于海量的檔案資源儲存。雖然我國已經達到將檔案信息從檔案實體剝離并存儲在數字載體上的技術，但是很難在如此龐大的電子文件中閱讀到有價值的信息。另外相比傳統的檔案管理，現代檔案資料已經不局限于紙質、聲像、實物等類型，更多的是圖片、視頻等電子檔案，這成為了現代檔案管理的主要檔案類型。當下檔案管理的數據結構和類型復雜且種類繁多，成為當前檔案管理工作面臨的重大挑戰。

與傳統的檔案信息收集相比，大數據時代檔案數據的收集難度更大，主要表現為三個方面。第一是信息資源數量上的劇增。隨著無紙化辦公的盛行，越來越多的機構、部門將紙質信息轉化為了電子文件傳遞消息，由于電子文件的歸檔功能尚不成熟，龐大的檔案信息量給現有檔案管理的存儲提出了更高的要求，改進檔案儲存和管理技術才能更好應對大數據時代迅猛發展的數據處理需求。第二，由于非結構化檔案信息種類的增多，該類檔案資料相對文字資料等占用空間較大，其歸檔、收集和管理也為檔案管理工作帶來了一定的挑戰，必須借助現代技術手段擴大數據庫等進行規范的管理。第三，檔案信息資源的來源越來越多元化。大數據時代為信息獲取和傳遞創造了便捷的條件，許多機關、單位以及個人等都能輕松的通過網絡將擁有的檔案信息進行傳遞，相對傳統的檔案收集方式，如何主動的收集更多的檔案信息資源是當代檔案收集工作面臨的重大挑戰。

2.2檔案儲存面臨著安全問題。數據資源的安全是確保檔案管理工作順利進行的前提條件，大數據時代下，大多的檔案都是用電子信息的形式進行儲存的，與網絡技術緊密相關，在帶來便捷的同時，檔案管理的安全問題也隨之而來，在實際的工作中會存在檔案信息泄露、丟失以及被篡改的現象。因此現代檔案管理工作對網絡本身的穩定性和安全性也提出了較高的要求。目前我國檔案儲存面臨的問題有以下兩種情況，第一種情況是由于自然因素或同時在線人數過多而導致信息平臺無法正常使用;第二種是黑客會攻擊數據庫，竊取具有巨大價值的信息資料，導致整個數據庫受損，并且很大概率會造成信息的丟失或不法分子趁機闖入。

大數據時代背景下，依賴網絡技術是無法避免的，而目前我國還沒有專門從事檔案信息安全風險評估服務的機構，還不具備完整的檔案信息安全風險評估體系，無法提前預計風險的發生，因此網絡檔案信息安全為檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。

2.3檔案管理人員素質不滿足時代要求。隨著大數據時代，網絡技術的不斷更新與升級，而相關的工作人員卻跟不上時代的步伐，導致檔案管理工作效率低下，無法取得應有的效果。我國在檔案信息化的初期就已經充分認識到專業人才在檔案信息化建設中的重要地位。而當前的檔案專業人才現狀卻不容樂觀，一方面我國檔案專業人才的結構不合理，大多檔案專業人才年齡偏大，缺乏高學歷人才，現代技術人才更是嚴重不足;另一方面檔案專業人才掌握技能不夠，無法滿足當下時代對檔案專業人才的要求;最后是對信息挖掘能力不足。由于大部分檔案工作人員的專業素養偏低，對檔案數據信息的收集、挖掘和綜合分析能力不足。

? 三、大數據時代檔案管理工作存在挑戰的應對策略

3.1實現檔案的集中化管理。為滿足信息科技的發展、檔案內容與形式變革及人們多元化的信息需求的要求，除了傳統紙質檔案外，我們要必須關注視頻、網頁等新型檔案信息載體。

在傳統的檔案管理中各個地區、各個縣市都有自己的檔案館和檔案管理系統，不同的檔案管理系統互不交融，資源比較獨立和分散，不能實現交流和共享。“大檔案”理念是一種集約型檔案管理的理念，即將分散在不同地方的檔案管理機構的檔案，通過互聯網技術進行資源整合，建立跨地區的檔案資源管理平臺。

樹立全新的“大檔案”理念，讓檔案管理工作緊跟時代的步伐。其次，可以采取“檔案+眾籌”的模式收集檔案信息，即讓公眾參與到檔案信息收集中來，讓公眾成為網絡檔案信息的提供者，同時也要建立一個全國聯網的檔案信息資源平臺，可以有效地避免信息重復，也為大家查閱信息提供了方便。采用這種方式能有效地收集檔案信息資源。最后要健全檔案管理工作制度，我們應當制定嚴格的管理規范，明確檔案管理人員的職責，并且進行專業的相關培訓，保障檔案管理工作的順利進行。

3.2完善網絡檔案管理安全系統。數據資源的安全是確保檔案管理工作順利進行的關鍵。如何保障網絡檔案管理的安全性成為目前急需解決的一大問題。想要保障網絡信息數據庫的安全，防止檔案信息泄露、丟失及篡改，首先就要建立完善的安全系統。有效防治黑客的惡意攻擊，從而保證數據的安全。網絡監管能保證計算機網絡系統的高效運轉，并且監督管理機制能夠更好地提高和運用網絡信息安全防護技術，由于其具備風險預測和監控功能，可以更有效地防治黑客入侵、網絡被任意使用等。由于要保護的信息數據眾多，對信息安全的防護就要從基本入手，而相關的技術性人才嚴重缺乏，因此我們應該培養更多的專業型人才奠定基礎，同時可以為完善網絡檔案管理的安全系統提供技術保障。另外，檔案管理工作人員要有高度的安全防范意識，提前采取有效的防范措施，為檔案存儲的安全提供保障。除了完善安全系統和培養網絡專業性人才外，我國還應該健全相關的網絡管理制度，以保障大數據時代下信息數據的安全，對出現網絡信息盜取等違法行為嚴懲不貸，制定保護網絡數據相關的法律法規。

3.3提升檔案管理人員專業素質。隨著大數據時代背景下科技的飛速發展，工作人員要不斷提升專業素質，轉變傳統的檔案管理觀念，提高對檔案管理數據化的認識，實現檔案管理主動服務于群眾。

為保證檔案管理工作人員相關專業技能的提升，定期對工作人員進行系統專業的相關培訓，為數據的采集、分析和整理歸檔提升效率。大數據時代檔案工作者要有數據敏銳度，具備數據保管、數據分析、數據處理以及理解數據背景的能力，因此各高校應該注重相關專業學生相關技能的培養，創造出滿足社會要求的技術型人才，緩解檔案部門人才嚴重缺失的現狀。可適當引進國外的相關人才和先進的技術，為我國現代檔案管理工作保駕護航。

? 四、結語

大數據時代背景下，我國檔案管理逐漸由傳統的管理方式轉變為數字化管理，不僅完成了管理方式的優化，同時也很大程度上方便了檔案工作為社會及個人提供服務。但由于我國現在的網絡技術還不夠發達，檔案管理工作還存在著許多的問題，因此我們要通過實現檔案集中化管理、完善網絡檔案管理安全系統、以先進的技術深入挖掘檔案信息和提升檔案管理人員專業素質的方式，為我國現代檔案管理工作提供安全和技術保障。

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（作者單位：中共忻州市紀律檢查委員會）