事業單位檔案管理工作的優化路徑探討

馮婭

（山東省菏澤市成武縣衛生健康局，山東菏澤 371723）

檔案記錄了整個社會發展歷程，做好檔案管理工作能夠更好地回顧分析歷史，然后基于此來進行決策制定，促進社會良好發展與進步。在社會經濟不斷發展的時代背景之下，事業單位在整個經濟以及社會發展之中起到了較為顯著的促進作用，可以說是為群眾提供服務的重要載體，能夠起到滿足群眾需求、促進社會進步等多項作用。現如今，國家所有事業單位都面臨著轉型等現狀，在這種趨勢之下事業單位相較于之前也有了明顯的發展，而做好事業單位檔案管理工作則能夠進一步促進事業單位得以發展和進步。為此，事業單位檔案管理工作人員在實際工作中，也應該要結合時代發展需求進行工作創新與優化，這樣才能更好地促進檔案管理工作質量得以提升。

1 事業單位檔案管理工作現狀

就目前事業單位檔案管理工作現狀來分析的話，事業單位檔案管理工作明顯還是存在著一些問題，具體表現在以下幾個方面。

1.1 檔案管理制度存在缺陷

就目前事業單位檔案管理工作實際情形來分析的話，管理制度存在缺陷是較為明顯的問題，具體表現在以下幾個方面：首先，管理制度本身就能夠起到約束員工行為的效果，但是事業單位內部部分檔案工作人員對于這一項工作認識不足，沒有定期對檔案管理制度進行優化與調整，更甚至還會出現管理制度難以落實的情況，最終制約了事業單位發展。其次，部分事業單位在制定檔案管理制度時，沒有結合企業發展特點以及實際進行合理分析，無法將檔案管理的價值有效地發揮出來。此外，還有部分單位在制定管理制度時，沒有從多角度來進行分析，管理制度也就無法滿足管理的需求，最終也就無法提升檔案管理質量。

1.2 檔案管理人員綜合素質不足

事業單位檔案管理過程中，除了管理制度存在缺陷之外，檔案管理人員綜合素質也存在一定的缺陷，具體表現在以下幾點：首先，檔案管理人員對于檔案管理工作認識不夠全面，覺得檔案管理部門存在的價值就是保管資料，所以在人員安排上也不夠合理，過于隨意不夠專業。其次，因為沒有意識到這一項工作的重要性，事業單位也很少會對檔案管理人員定期進行綜合素質培養與教育，所以工作人員綜合素質與能力也無法得到提升，促使檔案管理人員在管理過程中出現專業性不強等問題。最后，檔案管理工作人員自身缺少自主學習意識，在檔案管理過程中沒有結合時代需求進行學習，所以綜合素質與能力也就無法得到提升。

1.3 現代化技術應用不足

就目前事業單位檔案管理工作現狀來看，現代化技術應用不足也是問題之一，具體表現在以下幾點：首先，在信息技術不斷發展的時代背景之下，檔案管理形式也發生了變化，工作人員可以積極應用信息技術來進行檔案管理，檔案管理分析效率相較于之前能夠得到明顯的提升，但是因為事業單位之中缺少足夠的資金投入，所以信息化水平也就明顯不足，在這種情況下，事業單位檔案管理工作質量也就無法得到保障。其次，現如今雖然檔案管理技術相較于之前已經得到了推廣與使用，但是部分事業單位在構建檔案管理系統的時候，沒有結合單位實際需求進行合理設計，最終也就無法將其價值有效地發揮出來。

2 事業單位檔案管理工作優化原則

事業單位檔案管理工作要想得到有效優化，在實際優化過程中需要遵守以下幾點原則。

2.1 兼顧統一化與差異化

事業單位檔案管理工作在實施的過程中，需要兼顧工作之中的統一化與差異化，具體而言，在制定檔案管理制度時候，需要將國家所提出的檔案管理法律法規來作為依據，然后再遵守法律法規的基礎上對檔案進行管理，這是統一化的表現；另外，在制定的過程中同時也需要結合單位實際情況來制定出與本單位實際相符的管理制度，這則是差異化的表現。

2.2 強調制度與執行并重

事業單位在進行檔案管理工作優化的過程中，一定要結合單位實際來制定出適合的單位管理制度，這也是對檔案管理工作進行優化的前提與基礎，可是制度若只是建設卻不落實是無法將其價值有效發揮出來的。為此，各個事業單位在進行檔案管理工作優化的時候，還需要做好監督工作，真正確保制度的執行與落實，通過制度與執行的并重來有效提升事業單位檔案管理工作質量。

2.3 工作人員權益與職責的統一

事業單位檔案管理工作要想得到優化，檔案管理工作人員可謂是其中的重要部分，其自身工作積極性以及熱情都會直接對檔案管理工作質量造成影響，而對于事業單位檔案管理工作人員工作熱情造成影響的因素較多，主要表現為兩個方面：一方面是工作人員自身權益是否能夠得到保障； 另一方面則是工作人員職責有沒有明確，所以在進行檔案管理的時候，一定要重視檔案管理工作人員權益與職責的統一與明確，這樣才能真正激發檔案管理工作人員的熱情與積極性，讓檔案管理工作有效的落實下去。

3 事業單位檔案管理工作優化路徑

3.1 完善檔案管理制度

事業單位檔案管理工作要想得到有效優化，一定要先對事檔案管理制度進行完善，畢竟做好這一項工作就能促進事業單位檔案管理工作有序落實。首先，在上述分析中我們就有提到管理制度能夠有效約束員工行為，而要想真正構建出完善的檔案管理制度，可以讓檔案管理人員先對事業單位檔案管理中存在的問題進行總結，然后結合實際來制定出針對性的管理制度，這樣才能更好地保障制度的科學性。其次，為了確保制度的落實，還可以積極構建出相應的獎懲制度，這樣能夠促進制度的落實，讓事業單位有序運行下去。最后，在構建出事業單位檔案管理制度的時候，單位還需要結合國家需求來進行合理的分析，真正兼顧統一化與差異化原則來制定出相應的管理制度，這樣就能有效實現事業單位檔案管理工作優化這一目的。

3.2 提高檔案管理重視程度

事業單位檔案管理工作要想得到有效優化，還需要單位內部工作人員都重視這一項工作，真正在管理過程中做好優化與完善。事業單位對于檔案管理工作重視程度不足才會出現管理制度不完善、 管理意識不足等問題，進而就會引發檔案管理疏漏，所以事業單位在優化檔案管理工作的時候，可以做好宣傳與教育，讓事業單位檔案管理工作人員真正意識到這一項工作的價值，通過教育與宣傳來提高單位內部工作人員對于檔案管理工作的認識，這樣就能有效促進事業單位檔案管理工作質量得以提升。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質

事業單位檔案管理工作要想得到有效優化，檔案管理人員自身意識、 專業素質以及信息技術應用水平都是較為重要的因素，所以在優化過程中還需要提高檔案管理人員綜合素質。現如今，部分事業單位在進行檔案管理人員招聘的時候，招聘方式不夠合理，經常會出現專業能力不高的檔案管理人員負責檔案管理的情況，嚴重降低了檔案管理質量，為了能夠有效改善這一問題，事業單位可以及時對單位招聘制度進行調整，例如可以安排專人負責面試，對檔案管理人員綜合素質、信息技術水平、工作經驗等多方面進行考察，這樣就能確保檔案管理人員的專業能力，促進檔案管理工作質量得以提升。其次，對于單位內部檔案管理工作人員，可以對其進行繼續教育與培訓，通過定期培訓的方式來讓檔案管理人員真正做到與時俱進，從而提高檔案管理工作水平。例如，單位可以積極聘請檔案管理專家來為檔案管理人員進行講解與教育，也可以讓其進入信息技術學習之中，這樣就能提高檔案管理水平。

3.4 配置現代化檔案管理設備

事業單位檔案管理工作要想得到優化，在發展過程中還需要積極配置現代化檔案管理設備，以此來有效提高檔案管理效率和質量。在信息技術環境下，現代化檔案管理設備的使用可謂是十分的重要，做好這一項工作能夠有效提高檔案管理效率，促進事業單位檔案管理水平得以提升。為此，事業單位在發展過程中，一定要加大資金投入力度，按照時代發展趨勢來購置現代化檔案管理設備，這樣就能保障這一項工作的有序實施與落實。其次，在網絡環境下進行檔案管理，信息安全問題可謂十分的重要，所以在優化過程中，還需要對檔案系統運行情況進行定期檢查，一旦發現問題需要及時進行優化與調整，這樣才能有效提高事業單位檔案管理工作質量。

3.5 對檔案管理方式進行創新

事業單位檔案管理工作要想得到優化，除了上述幾點之外，還需要對檔案管理方式進行創新。上述分析中有提到現如今事業單位部分檔案管理人員對于這一項工作的認識還是不足，沒有真正從恰當的角度來設置檔案管理形式，這也直接影響了事業單位的發展，要想改變這一問題，管理人員在檔案管理的時候一定要先明確管理目標，之后再對檔案信息范圍進行擴大，按照《檔案法》來對管理模式進行調整與優化，這樣就能真正保障檔案管理工作效率和質量。其次，為了能夠有效推進檔案管理方式的優化，事業單位檔案管理部門還可以定期進行檔案管理會議，以此來及時了解其現狀以及問題，然后基于此來進行調整與完善。

4 結語

綜上所述，事業單位檔案管理工作優化是事業單位得以有效發展的重要手段，而要想真正有效做好這一項工作，則需要在發展過程中改變傳統管理方式，積極進行現代化管理，在檔案管理過程中借助于先進的設備以及信息技術制定出相應的檔案管理機制，這樣才能更好地滿足社會發展需求，有效提升事業單位檔案管理工作質量，從而有效發揮出事業單位服務于群眾的職能。