淺析高職院校黨政秘書應用文書寫作能力提升路徑

陳龍福

摘 要：當下高職院校黨政秘書隊伍專業背景呈多樣化，年齡結構趨年輕化，文書擬寫等業務能力提升培訓普遍不到位。為探索如何提升高職院校黨政秘書應用文書寫作能力，重點解析了常見應用文書擬寫典型問題，并有針對性地提出了提升路徑和措施。

關鍵詞：應用文書;黨政公文;黨政秘書;寫作能力

習近平總書記在同中央辦公廳干部職工代表座談時指出，文稿、信息、督查，是辦公廳的三大核心業務，三者被比喻為“一把利劍、兩個拳頭”，并提出了做好辦公廳工作的“五個堅持”，即堅持絕對忠誠的政治品格，堅持高度自覺的大局意識，堅持極端負責的工作作風，堅持無怨無悔的奉獻精神，堅持廉潔自律的道德操守。這是習近平總書記對中辦干部職工提出的要求，也是對全國高職院校黨政辦公室工作人員的要求。目前我國高職院校的黨政秘書普遍不是秘書專業出身，由校內專技崗位轉崗，被動選擇辦公室工作的情況較為常見。在高職院校校、院兩級黨政秘書隊伍中，普遍存在著接受業務培訓少、不重視學習與提高，對文書寫作缺乏系統化、專門化深入研究的問題。文書寫作是黨政秘書的重要職責，需要不斷學習，加強對本校和上級部門政策文件精神和校史校情的把握，深刻領會領導意圖和要求，多寫多練，提高應用文書寫作能力。

一、高職院校黨政秘書常用應用文書類型

《秘書國家職業資格培訓教程》定義應用文書為各級機關、企事業單位、社會團體和個人為辦理事務而形成和使用的、具有特定效用和慣用格式的文體的總稱。應用文書可分為黨政公文、事務文書、商務文書等。其中，黨政公文在工作中應用廣泛，被稱為“通用公文”。高職院校黨政秘書在日常工作中常用的文書主要是事務文書和黨政公文兩類。

常見的事務文書大致有計劃類、匯總類、記錄類、禮儀類、告白類、規章類、書證類、會議類等。如工作計劃、工作總結、述職報告、調查報告、備忘錄、簡報、邀請信、請柬、歡迎詞、章程、介紹信、開幕詞、閉幕詞、會議議程、會議記錄等。

2012年7月1日中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）中定義黨政公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書。《條例》規定公文種類有決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等15種。

黨政秘書日常離不開文書工作，這就要求黨政秘書需熟練掌握事務文書和黨政公文的格式要求和制發程序。其中文書的擬寫是基礎，草擬公文要完整準確體現發文機關意圖，做到內容簡潔，主題突出，結構嚴謹，表述準確，文字精練，文種正確，格式規范，避免出現常見錯誤。

二、應用文書寫作中常見問題分析

高職院校校、院兩級黨政秘書在文書擬寫過程中常出現格式、文法等方面的問題，這些問題給不少黨政秘書造成困惑和煩惱。文章經過調研，概括分析了如下四種常見的文書擬寫問題。

（一）發文字號

發文字號屬于公文眉首部分一個重要的格式要素，是公文的“身份標識”，相當于一個人的身份證。根據《黨政機關公文格式》國家標準（GB/T 9704-2012）（以下簡稱《格式》）發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號三部分組成。發文字號在擬制過程中常出現的問題有：

（1）“發文機關代字”不規范。“發文機關代字”通常由發文機關規范化簡稱加“發”、“呈”、“函”等組成，一般由單位秘書部門統一固定，遵照使用。發文機關簡稱后的“發”、“呈”、“函”，被國內秘書學專家稱為發文字號第四要素，使用時容易混淆。“發”、“呈”、“函”一般體現公文的行文方向，分別是下行文、上行文和平行文。2012 年7月中辦、國辦聯合印發的《條例》以及《格式》規定除了信函式公文在機關代字后標注“函”以外，其余發文一般都用“發”作為發文類型代字。同時，秘書學家葉黔達先生在《最新公文寫作與處理———規范觀念技巧》一文中主張機關代字后一般都可不加第四要素，以免引起使用混亂。

（2）“年份”不規范。例如：×發（19年）6 號，在此發文字號中存在三個問題，一是年份應標全稱，即2019;二是年份后畫蛇添足多了個“年”字;三是年份括入的符號使用不當，這里用的是圓括號，應該使用六角號，即“〔〕”。年份括入的符號使用錯誤是常見的問題，圓括號“（）”、中括號“[]”都是常見不規范的用法。正確的“年份”標為“〔2019〕”即可。

（3）“發文順序號”不規范。例如：×發〔2019〕第06 號，存在兩個問題，一是順序號前多了一個“第”字;二是順序號標的是虛位。正確的“發文順序號”標為“6號”即可。

故以上發文字號標為“×發〔2019〕6 號”才是規范的。

（二）標題

《條例》明確規定，公文標題由發文機關名稱、事由和文種三個部分組成。公文標題在特殊情況下可省略發文機關名稱或事由，但文種不能省略。

黨政公文標題在擬制過程中常出現的問題有：

（1）虛詞使用不規范

在公文標題中常用的虛詞有介詞“關于”和助詞“的”。介詞“關于”是用來表示對象的，在公文標題中起到引出“事由”的作用。例如：《開展校園安全隱患大排查大整治工作通知》，這份公文的標題就存在兩個問題，一是“事由”前缺少虛詞“關于”，使標題形式上有殘缺感，讀來突然，拗口，別扭;二是文種“通知”前缺少虛詞“的”。公文標題省略發文機關名稱，由事由和文種兩部分組成是合規的，但不可省略引出“事由”的虛詞“關于”，這也是常見的問題。

故，以上公文標題擬成《關于開展校園安全隱患大排查大整治工作的通知》為宜。

（2）標點符號使用不規范

一般來說，公文標題使用標點符號有三種情況。一是書刊名稱、法規和規章，可使用書名號，如《習近平談治國理政》、《家庭經濟困難學生認定與管理辦法》;二是有特定意義的縮略語、專用語，可使用引號，如“不忘初心，牢記使命”、“一帶一路”;三是須加注釋或補充詞語，可以使用圓括號，如《無錫商業職業技術學院學生赴國（境）外學習交流管理辦法（試行）》。