淺析高職院校黨政秘書應(yīng)用文書寫作能力提升路徑

陳龍福

摘 要：當(dāng)下高職院校黨政秘書隊(duì)伍專業(yè)背景呈多樣化，年齡結(jié)構(gòu)趨年輕化，文書擬寫等業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)普遍不到位。為探索如何提升高職院校黨政秘書應(yīng)用文書寫作能力，重點(diǎn)解析了常見應(yīng)用文書擬寫典型問題，并有針對(duì)性地提出了提升路徑和措施。

關(guān)鍵詞：應(yīng)用文書;黨政公文;黨政秘書;寫作能力

習(xí)近平總書記在同中央辦公廳干部職工代表座談時(shí)指出，文稿、信息、督查，是辦公廳的三大核心業(yè)務(wù)，三者被比喻為“一把利劍、兩個(gè)拳頭”，并提出了做好辦公廳工作的“五個(gè)堅(jiān)持”，即堅(jiān)持絕對(duì)忠誠(chéng)的政治品格，堅(jiān)持高度自覺的大局意識(shí)，堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，堅(jiān)持無怨無悔的奉獻(xiàn)精神，堅(jiān)持廉潔自律的道德操守。這是習(xí)近平總書記對(duì)中辦干部職工提出的要求，也是對(duì)全國(guó)高職院校黨政辦公室工作人員的要求。目前我國(guó)高職院校的黨政秘書普遍不是秘書專業(yè)出身，由校內(nèi)專技崗位轉(zhuǎn)崗，被動(dòng)選擇辦公室工作的情況較為常見。在高職院校校、院兩級(jí)黨政秘書隊(duì)伍中，普遍存在著接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)少、不重視學(xué)習(xí)與提高，對(duì)文書寫作缺乏系統(tǒng)化、專門化深入研究的問題。文書寫作是黨政秘書的重要職責(zé)，需要不斷學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)本校和上級(jí)部門政策文件精神和校史校情的把握，深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖和要求，多寫多練，提高應(yīng)用文書寫作能力。

一、高職院校黨政秘書常用應(yīng)用文書類型

《秘書國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》定義應(yīng)用文書為各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人為辦理事務(wù)而形成和使用的、具有特定效用和慣用格式的文體的總稱。應(yīng)用文書可分為黨政公文、事務(wù)文書、商務(wù)文書等。其中，黨政公文在工作中應(yīng)用廣泛，被稱為“通用公文”。高職院校黨政秘書在日常工作中常用的文書主要是事務(wù)文書和黨政公文兩類。

常見的事務(wù)文書大致有計(jì)劃類、匯總類、記錄類、禮儀類、告白類、規(guī)章類、書證類、會(huì)議類等。如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、述職報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、備忘錄、簡(jiǎn)報(bào)、邀請(qǐng)信、請(qǐng)柬、歡迎詞、章程、介紹信、開幕詞、閉幕詞、會(huì)議議程、會(huì)議記錄等。

2012年7月1日中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）中定義黨政公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書。《條例》規(guī)定公文種類有決議、決定、命令、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等15種。

黨政秘書日常離不開文書工作，這就要求黨政秘書需熟練掌握事務(wù)文書和黨政公文的格式要求和制發(fā)程序。其中文書的擬寫是基礎(chǔ)，草擬公文要完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，做到內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練，文種正確，格式規(guī)范，避免出現(xiàn)常見錯(cuò)誤。

二、應(yīng)用文書寫作中常見問題分析

高職院校校、院兩級(jí)黨政秘書在文書擬寫過程中常出現(xiàn)格式、文法等方面的問題，這些問題給不少黨政秘書造成困惑和煩惱。文章經(jīng)過調(diào)研，概括分析了如下四種常見的文書擬寫問題。

（一）發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)屬于公文眉首部分一個(gè)重要的格式要素，是公文的“身份標(biāo)識(shí)”，相當(dāng)于一個(gè)人的身份證。根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 9704-2012）（以下簡(jiǎn)稱《格式》）發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)三部分組成。發(fā)文字號(hào)在擬制過程中常出現(xiàn)的問題有：

（1）“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”不規(guī)范。“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”通常由發(fā)文機(jī)關(guān)規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“發(fā)”、“呈”、“函”等組成，一般由單位秘書部門統(tǒng)一固定，遵照使用。發(fā)文機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱后的“發(fā)”、“呈”、“函”，被國(guó)內(nèi)秘書學(xué)專家稱為發(fā)文字號(hào)第四要素，使用時(shí)容易混淆。“發(fā)”、“呈”、“函”一般體現(xiàn)公文的行文方向，分別是下行文、上行文和平行文。2012 年7月中辦、國(guó)辦聯(lián)合印發(fā)的《條例》以及《格式》規(guī)定除了信函式公文在機(jī)關(guān)代字后標(biāo)注“函”以外，其余發(fā)文一般都用“發(fā)”作為發(fā)文類型代字。同時(shí)，秘書學(xué)家葉黔達(dá)先生在《最新公文寫作與處理———規(guī)范觀念技巧》一文中主張機(jī)關(guān)代字后一般都可不加第四要素，以免引起使用混亂。

（2）“年份”不規(guī)范。例如：×發(fā)（19年）6 號(hào)，在此發(fā)文字號(hào)中存在三個(gè)問題，一是年份應(yīng)標(biāo)全稱，即2019;二是年份后畫蛇添足多了個(gè)“年”字;三是年份括入的符號(hào)使用不當(dāng)，這里用的是圓括號(hào)，應(yīng)該使用六角號(hào)，即“〔〕”。年份括入的符號(hào)使用錯(cuò)誤是常見的問題，圓括號(hào)“（）”、中括號(hào)“[]”都是常見不規(guī)范的用法。正確的“年份”標(biāo)為“〔2019〕”即可。

（3）“發(fā)文順序號(hào)”不規(guī)范。例如：×發(fā)〔2019〕第06 號(hào)，存在兩個(gè)問題，一是順序號(hào)前多了一個(gè)“第”字;二是順序號(hào)標(biāo)的是虛位。正確的“發(fā)文順序號(hào)”標(biāo)為“6號(hào)”即可。

故以上發(fā)文字號(hào)標(biāo)為“×發(fā)〔2019〕6 號(hào)”才是規(guī)范的。

（二）標(biāo)題

《條例》明確規(guī)定，公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三個(gè)部分組成。公文標(biāo)題在特殊情況下可省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或事由，但文種不能省略。

黨政公文標(biāo)題在擬制過程中常出現(xiàn)的問題有：

（1）虛詞使用不規(guī)范

在公文標(biāo)題中常用的虛詞有介詞“關(guān)于”和助詞“的”。介詞“關(guān)于”是用來表示對(duì)象的，在公文標(biāo)題中起到引出“事由”的作用。例如：《開展校園安全隱患大排查大整治工作通知》，這份公文的標(biāo)題就存在兩個(gè)問題，一是“事由”前缺少虛詞“關(guān)于”，使標(biāo)題形式上有殘缺感，讀來突然，拗口，別扭;二是文種“通知”前缺少虛詞“的”。公文標(biāo)題省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，由事由和文種兩部分組成是合規(guī)的，但不可省略引出“事由”的虛詞“關(guān)于”，這也是常見的問題。

故，以上公文標(biāo)題擬成《關(guān)于開展校園安全隱患大排查大整治工作的通知》為宜。

（2）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不規(guī)范

一般來說，公文標(biāo)題使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有三種情況。一是書刊名稱、法規(guī)和規(guī)章，可使用書名號(hào)，如《習(xí)近平談治國(guó)理政》、《家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定與管理辦法》;二是有特定意義的縮略語、專用語，可使用引號(hào)，如“不忘初心，牢記使命”、“一帶一路”;三是須加注釋或補(bǔ)充詞語，可以使用圓括號(hào)，如《無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生赴國(guó)（境）外學(xué)習(xí)交流管理辦法（試行）》。