現代秘書工作的困境與對策分析

摘 要：秘書是現代化社會急需的軟人才之一，隨著社會的發展，秘書職業也有了更廣闊的平臺。秘書人員具備專業化、規范化、制度化、科學化的工作程序和工作方法，但隨著現代化和新型技術人才的培養，秘書工作面臨著一系列的困境，若只按照傳統的秘書工作來適應當前社會，不進行職業創新與改革，那么這一職業會逐漸被淘汰。文章以當前秘書工作現狀為背景，逐步分析現代秘書工作所面臨的困境和對策。

關鍵詞：秘書職業;困境;對策;分析

一、秘書的定義

秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員，他們以輔助決策、綜合協調、溝通信息、辦文辦會等為主要職能，是領導者和主事者的參謀和助手，兼具輔助管理和綜合服務的職能。

二、現代社會對秘書工作的要求

（一）行業市場需求從低級轉向高級

在現代社會背景下，秘書市場的需求也隨著時代的進步而進行改變，從企業的角度來說，以前企業選擇秘書時他們注重的不是能力、學歷和職業素養，追求的不是質量而是數量，并且管理不規范，現代企業不僅注重人才的職業素養，更注重的是在經歷過重重考核后任然能顯現出自己的敬業精神、團隊精神、職業素養、協調能力、執行能力等專業技能的職業秘書。隨著現代企業對秘書人員選聘方式的改變，考察更為嚴格，行業競爭更為激烈。表面看好似轉變了選聘專業人才的方式方法，但實質是秘書行業市場需求從低級轉向高級的體現。

（二）層級從低秘轉向高秘

一個合格的秘書人員簡單的看是適時主動發揮領導參謀助手的作用，做好日常的本職工作。但隨著社會的高度發展，當下行業內弱肉強食的現狀促使秘書人員的思想也逐步向更高層次轉變，從傳統的工作要求轉變為現代新型職業標準下的工作狀態。秘書人員主動提升、完善并積累經驗，增強自己的溝通協調能力，從而使自己快速完成從低級秘書向高級秘書的轉化。

（三）秘書人才標準由簡單型轉向復合型和創新型

社會機制的改變促使秘書工作人員逐步積累更多的社會經驗來拓寬自己的視野，理論和實踐相結合，滿足社會應用型、技能型人才的需求。秘書人員利用現有的知識和物質通過不斷地努力更快的適應社會的發展，逐步從簡單型轉向復合型和創新型。

三、現代秘書工作的困境

隨著時代的發展，秘書工作也應與時俱進，秘書工作不再同傳統型秘書工作一樣，只需要掌握和熟悉自己的本職工作便能做一個優秀的秘書人員，當前的秘書工作如果還是因循守舊，不適應形勢的發展而改變，秘書人員不能稱其為優秀人才，自身的發展也會受到限制。當下的秘書工作者則需要緊跟時代步伐，利用身邊的資源（互聯網+、相關部門的資源、報紙、期刊等），熟悉掌握一些重要的大數據，進而拓寬秘書職業道路的發展?，F代秘書工作的困境具體表現在：人才培養、專業建設和行業工作的創新。

首先，秘書人員的晉升機制和薪資待遇還沒有統一的行業標準。行業內沒有統一標準的晉升機制和薪資規定，沒有規定階段性的秘書工作者薪資待遇的定位，其主要原因在于秘書個人的自身素質不同，所以秘書工作距離專業化、標準化發展趨勢還存在一定差距。

其次，秘書工作仍處于手動化，部分秘書工作者還沒有適應現代化技術的發展，對辦公自動化的認識不到位、操作不熟練。如信息的歸檔和處理部分工作都還處于手動化整理、市場的調研的方式落后，無法得出準確、科學的數據和調研成果。

再次，在社會大環境下，許多企業均需要技能型人才和創新型人才，作為秘書人員應該掌握豐富的知識，現實中存在知識面不夠細致，許多內容只是掌握其中的大意，不深究主要的內容和含義，以及它的應用方法和技巧，從而導致秘書工作“華而不實”。創新方面，雖比傳統的秘書工作新穎別致，但只是提高了工作效率，部分工作也只是依賴互聯網辦公，并沒有達到純正的辦公自動化。

四、突破現代秘書工作瓶頸的對策分析

首先，秘書人員應該多與現代社會各種行業工作相接觸，在拓寬知識面的同時細化知識點，形成自己的知識系統，注重自身綜合素養、方法和技巧，講究“精益求精”而不是“華而不實”。

其次，為自身營造良好的社會環境和交際環境，適時改變自己的觀念和意識，同時提升自己的動腦能力。在社會大環境下，細化對自身素質的培養和對秘書工作的認識。筆者認為，秘書工作應該在自身素質和社會環境兩者的互動之間運作。不應該只是單方面、單層次的進行理解和運用，兩者結合從而培養應用型、技能型人才。盡快適應社會的發展變化，強化競爭意識。

再次，秘書工作的創新方面，筆者認為可以借助在互聯網的基礎之上，運用互聯網技術辦公，全面強化辦公自動化，但涉及到資料收集梳理時，不應該只是局限于互聯網，而更多的應該是結合實際情況，做好社會調查研究，研究后結合互聯網技術做一個詳細科學準確的文檔，將所調查和研究的方案及時作出結論，努力建立一個“綜合秘書工作網站”，方便今后對文檔的查閱、利用和資源共享。

五、秘書行業今后的前景

（一）從技能性工作轉向智能性工作

信息的全球化使世界緊密的聯系在一起，互聯網、大數據的應用不斷地沖擊著我們的頭腦，引導我們進行學習和應用。從檔案的儲存方式來說，之前的檔案都是紙質存檔。而現在是結合互聯網技術來進行電子文書和檔案的管理，從信息的傳遞方式來說，以前的秘書工作在傳遞信息時，需要長時間傳送和回復信息的方式比較單一，當下可以通過電子郵件、傳真、微信、QQ的方式來進行文件的收發和處理，不僅縮短了傳遞的時間，還提高了工作效率，這是一項職能性工作的改變。

（二）從常規內向思維轉化為外向思維

我國加入“WTO”后，加快了一體化進程。國有大企業開始出現跨國貿易。要想適者生存，秘書行業也要進行改革創新，職業秘書不僅關注本地區和本行業的發展，還要關注國內外的經濟發展模式。秘書人員需要拓寬自己的思維模式，把握好政策，為領導思憂解難，發揮好參謀助手作用。

（三）從事務性服務向信息化服務轉化

傳統的秘書工作只是事務性的服務，隨著信息技術的發展，使人們改變了信息的存儲方式、傳遞方式等，秘書人員在收集信息時不必事事躬親，但必須做到：首先，秘書工作者需要不斷提高辦公自動化的能力，熟練地應用計算機網絡信息技術。其次，可以通過網上查閱對信息進行收集、整理、篩選;再次，校核信息真偽，信息的真實度直接影響著領導決策;最后，利用互聯網信息化的特點進行信息化服務。

（四）從被動輔佐職能向主動配合職能轉化

秘書工作具有輔助性，它服務于上級領導，處于被動模式，每次的工作都是上級領導需要時才進行，而現在教育模式的革新教會了人們如何收集信息，用提前準備和收集資料的方式，主動配合上級領導工作，充分發揮自己的才能。

（五）從隨意轉向專業，從理性轉向科學化

秘書工作也逐步從身邊的小事入手，在所處的工作環境中進一步利用專業知識來進行事務性工作，從之前的不規范轉向專業化，盡可能與專業接軌，更好的完成秘書工作;從之前的事務性工作來看，因循守舊似的理性思維轉向科學化，以依靠科技的進步和思維模式的改變以及拓寬知識面的方法來完成工作。

（六）從輔助轉向主導，從被動轉向主動

秘書工作是一種輔助性工作，它具有被動型。而隨著人們思維模式的改變和方式方法的創新，更多的秘書工作需要緊跟時代，所以在完成秘書工作時需要提前做好大量的信息工作，之后還需要主動向領導請示匯報，而非懈怠被動的完成。以后更多的秘書工作將在這些壓力下變得越來越主動。

（七）從手動轉向自動化，從經驗性轉向現代化

文秘專業學生可以從事秘書教育以及企事業單位的文秘、公共關系、商務信息等工作。在校期間，學生接觸了系統的理論知識，從事職業秘書后，秘書人員在系統的理論知識的基礎上，能盡快的適應辦公自動化的模式，實現從依靠經驗辦事到適應現代化發展的目標。從以上層面來看，文秘行業的就業前景還是可觀的。秘書工作需求的調查問卷中提到“從需求上看，被調查的民企100%均需要秘書人才，90%以上的單位選1～2個，近10%的單位選了3～5個。”筆者認為這不僅表明民企需要大量的秘書人才，還能夠看出秘書工作的重要性以及需求的空間。“從需求層次上看，80%選擇大專及以上畢業生，20%的單位需本科及以上的畢業生?！边@表明單位用人一方面看學歷層次，更重要的是看重專業人員的辦文、辦會、辦事的實際運用的能力，單位需要的是復合型應用人才。職業秘書正朝著辦公自動化和現代化的方向發展，秘書工作的前景是光明的。

秘書工作在當今時代的發展態勢下面臨著人才培養、專業建設和秘書工作創新的困境，但只要秘書人員加強自身的學習，緊跟時代潮流不斷的更新和豐富自己的知識體系，主動適應社會的晉升機制，積累和運用好在校所學的基礎知識以及社會實踐的經驗，不斷的將兩者結合而有序的運用，便能更好的發揮出樞紐作用、參謀助手作用、形象作用。因此職業秘書的前景是可觀的，它同時代發展的腳步同行。

參考文獻

[1] 楊繼昭，王林.秘書學概論教程[M].北京：中國人民大學出版社，2008.

[2] 姬瑞環，盧穎，崔德立.商務文書寫作與處理[M].北京：中國人民大學出版社，2012.

[3] 楊振杰.秘書工作要充分發揮參謀助手作用[J].秘書之友，1985（3）.

[4] 昊月婷.關于高職院校秘書工作的思考[J].現代交際，2013.

作者簡介：李萬軍（1978.01- ），男，山東泰安人，青海師范大學，碩士研究生，云南民族大學，副教授，主要研究方向：中國古代史。