生態環境保護工作中的環境監測檔案管理

馬榮生

環境監測檔案管理能否與新形勢下生態環境保護工作相適應，是一個與環境監測工作質量密切相關的問題，也對環境管理、區域經濟建設具有一定影響。在現階段生態環境保護工作開展過程中，由于缺乏完善的組織機制及規范的分類管理方法，導致環境監測立卷不夠規范，綜合利用率不高，嚴重影響了生態環境保護中環境監測工作的順利開展。因此，對生態環境保護工作中環境監測檔案管理優化策略進行適當分析具有非常重要的意義。

一、生態環境保護工作中的環境監測檔案管理概念及作用

生態環境保護工作中環境監測檔案主要指在環境監測活動中直接形成、依據一定歸檔制度記錄、具有保存價值，且可以反映生態環境監測管理活動真實情況的文件材料。生態環境保護工作中環境監測檔案主要包括基本建設、會計檔案、業務管理、科研管理、儀器設備、榮譽實物、黨群工作、人事檔案及其他類型檔案。其中科技檔案可以反映、記錄環境監測業務技術活動整個過程，其是環境監測檔案價值中心。涵蓋了業務培訓檔案、監測數據及報告檔案、標準及計量檔案、專業技術人員檔案、儀器設備檔案等模塊。

生態環境保護工作中環境監測檔案尤其是技術檔案可以客觀、科學、全面、真實地反應某一地區生態環境質量變化，同時記載環境監測技術人員工作經驗及技術思想，為生態環境保護工作規劃、科學探究提供有效的參考。進而為環境監測工作、整體生態環境保護工作穩步發展提供充足驅動力，促使環境監測業務水平得到不斷提升。

二、生態環境保護工作中的環境監測檔案管理現狀

1.缺乏完善的組織機制。由于在生態環境保護工作中環境監測任務分工差別較大，導致多數環境監測工作者將精力放在監測任務完成、監測水平提升方面，不注重監測檔案歸檔。也沒有針對監測檔案歸檔工作需要設置完善的組織機制，導致重要文件資料遺漏風險較大，阻礙了監測檔案開發利用工作順利開展。

2.分類管理不規范。由于生態環境監測項目類型較多，所采用儀器、實驗試劑、標準樣品、標準物質有效期限、應用范圍差距較大。再加上分類管理規范的缺失，導致其儀器、樣品應用失誤率較高。而一旦應用失誤，就會產生錯誤的數據，對環境監測質量判斷真實性造成較大影響。

3.檔案利用率較低。由于現階段生態環境監測站內部缺乏完善的現代化檔案開發利用設備，也沒有構建詳細的環境監測檔案專題匯編、文件索引、案卷目錄及全引目錄。再加上工作人員對檔案利用率不夠重視，導致整體環境監測檔案開發利用率較低，影響了環境監測檔案實際價值的有效發揮。

三、生態環境保護工作中的環境監測檔案管理優化策略

1.完善環境監測檔案管理組織機制。為了保證生態環境保護工作中重要文件資料復查時檔案資料有跡可尋，一方面，環境監測工作者應加強對環境監測檔案管理工作的重視，主動爭取上級部門及當地檔案部門關心指導。在加強檔案基礎設施建設的同時，注重檔案管理，不斷擴充檔案管理范圍，完善檔案管理組織機制。同時立足檔案規范化管理，依據規范化、制度化管理標準，將檔案管理工作納入全站工作整體規劃。與階段工作目標管理同步規劃、同步審查、同步驗收、同步落實。同時為了切實提升環境監測檔案管理質量，環境監測工作者應依據以人為本的理念，加強環境監測檔案管理組織機制建設。綜合考慮組織、人員、責任、目標等因素，面對整個區域生態環境保護工作要求，組建專項環境監測檔案管理工作小組。并配置專門的檔案管理專職人員及環境監測現場、儀器管理、辦公、分析等兼職檔案人員。通過專兼職人員協同配合的環境監測檔案管理網絡的完善，可以為整個環境監測站檔案管理工作穩步開展奠定堅實的基礎。另一方面，在環境監測檔案管理組織機制構建完善之后，為了保證整體環境監測檔案管理工作規范開展，環境監測工作者可根據自身工作情況，以科技檔案為核心，依據環境監測檔案數量大、范圍廣、類型多的特點，逐步規范環境監測檔案管理工作制度。同時為了給生態環境保護工作提供更加真實、可靠、完整的環境監測數據，環境監測工作者可在分析梳理前期檔案管理經驗的基礎上，對現有立卷歸檔制度、檔案保密制度、檔案借閱制度及檔案保管制度、檔案移交制度、檔案鑒定制度、檔案統計制度進行逐步細化完善，最大程度提高環境監測檔案管理的科學合理性。

2.細化環境監測檔案文件分類規范。生態環境保護工作中，環境監測部門是一個特殊的部門，其不僅需要對區域生態環境進行宏觀把控，而且需要根據大氣特征污染因子、地表水特征污染因子、地下水特征污染因子、放射性污染因子等各類監測數據，確定生態環境保護工作策略。而為了保證在繁多的環境監測項目中快速獲取所需信息，在檔案管理過程中，就需要將各類數據分類規范進行進一步細化，降低后期查找利用難度。

首先，環境監測儀器檔案是非常重要的一個模塊，根據所應用儀器類別的差異，可以將其劃分為國外進口、國產兩個欄目。隨后將其根據型號劃分為大、中、小三種類型。在這個基礎上，根據具體環境監測項目所采用儀器安裝光盤、保修卡、使用說明書要求，結合站內統一標準，可進行序列號編訂，便于后期計量檢定、核查作業順利開展。同時根據不同類型環境監測儀器使用狀態，可以在檔案中合理記錄。如停用、待維修、正維修、正常使用等。

其次，對于實驗試劑、標準物質、標展樣品分類規范，考慮到每一個生態環境監測項目所對應的標準樣品、實驗試劑、標準物質及研制規范均具有較大差異。因此，可以利用縮微技術，在保持每一個監測項目標準樣品、實驗試劑、標準物質文件資料原始面貌的基礎上，縮小檔案體積，保證檔案原件完整性，降低標準樣品、實驗試劑、標準物質文件資料管理空間占用率。

再其次，檔案人員檔案對于后期生態環境保護工作戰略制定也具有一定的影響。因此，應對環境監測人員檔案進行進一步細化。即在明確劃分本監測站人員、外監測站交換工作人員的基礎上，可以將各人員劃分為管理類、技術類。隨后對外出交流人員短期檔案內容進一步豐富，準確注釋外出交流人員課題名稱及交流期限，保證后期環境監測人員調配及績效考核工作順利進行。

3.加強環境監測檔案文件開發利用。在規范的環境監測檔案管理制度制定的基礎上，為最大程度提高立卷綜合利用率，一方面，考慮到以往環境監測檔案資源無法大范圍利用與封閉式管理模式、服務意識不強、科技檔案開發利用工作進程過慢具有較大關系。因此，為了將環境監測檔案中蘊含的科學技術成果轉化為切實可行的污染控制實用技術，為生態環境保護科學性的提升提供依據，環境監測檔案管理工作者應開展面向社會、面向經濟建設的有償服務。即依托現有環境監測檔案，構建環境監測咨詢服務機構。通過外部借閱、局部公開、內部借閱、復制供應等方式，通過計算機網絡渠道，有目的的為社會層面提供環境咨詢服務。環境監測工作者可以規范立卷為重點，在環境監測站內檔案全宗介紹及立卷說明編寫的基礎上，對與環境監測科技檔案相關的大事記、組織結構沿革及分類檔案進行進一步細化。并根據階段工作內容，進行專題匯編、文件索引、案卷目錄及全引目錄的進一步更新完善，為后續環境監測檔案的開發利用提供依據。另一方面，加快環境監測檔案信息化開發利用不僅是時代對環境監測檔案管理提出的新要求，也是環境監測檔案科學管理的必然趨勢。因此，為了給環境監測檔案文件信息化開發利用提供充足硬件支持，環境監測工作者可依據庫房、辦公、閱檔三公開的要求，在現有檔案管理辦公場所內添置更加先進的檔案辦公設備及現代化檔案管理工具，如在全站開通局域網的基礎上，進一步豐富網上檔案查詢內容及分類條目，以便最大程度減輕檔案管理差錯率。同時針對現階段環境監測站檔案信息資源開發少、手續繁雜、服務對象狹窄的情況，除部分因技術保密、或者涉及社會穩定無法公開的檔案資料以外，針對其他一切可以推動社會經濟建設、生態環境保護工作開展的檔案資料。可以依據跨單位、跨學科的原則，結合現代化檔案管理思維。從尋覓、提煉、篩選、整理、加工等方面，對現有檔案資料進行計算機數字錄入、圖文保存介質進行更新換代，將“死檔案”轉變為活檔案。

此外，在檔案管理人員崗前培訓工作開展的基礎上，為促使環境監測檔案管理者工作能力與現階段生態環境監測檔案管理工作要求相符，可督促檔案管理者主動了解資料收集方向、資料分類標準、資料編目更新原則、資料整理歸檔要求。并要求其主動學習計算機檔案管理系統應用方法，全面貫徹落實勤收集、勤檢查、監督促的工作原則，為環境監測檔案文件開發利用提供充足文件支持。

綜上所述，生態環境保護工作中環境監測檔案管理工作的開展，不僅可以提高環境監測工作效率，而且可以為整體生態環境保護工作質量提高提供依據。因此，環境監測工作者應強化檔案意識，及時歸檔，將檔案工作、監測工作結合起來，均衡發展。同時不斷提高自身業務能力，保證檔案資料的科學完整性，為檔案利用率及其社會價值的充分發揮提供依據，保障生態環境保護工作穩步發展。

（作者單位：吉林市生態環境局龍潭分局）