檔案信息資源的整合與管理創新分析

文/楊奕，天津創業環保集團股份有限公司

隨著生產活動復雜程度的不斷提升,企業運營過程中產生的信息總量日益增長,相應的檔案管理工作對象也愈發多樣。鑒于此，全面探索檔案信息資源的整合方式以及創新策略，有著較高的現實價值與實踐意義。

1 檔案信息資源管理存在的問題

1.1 信息資源利用率較低

當前在檔案管理中存在的較為嚴重的問題，就是對檔案管理的忽視，企業的領導沒有意識到檔案管理的重要性，沒有認識到檔案管理對企業發展的意義以及檔案的應用價值，導致企業的檔案管理設施和管理機制都不完善，多數企業將檔案作為了表面的資料，沒有充分的將檔案的作用發揮出來。如此一來，檔案收集、整合、分析的價值根本無從實現。除此之外，實體檔案的大量囤積，不僅耗費了巨大的人力、物力、財力，用于對其的儲存與維護，同時也不利于單位內部檔案管理工作的現代化轉變，即無法為信息資源的整合提供全面、有力的數據支持。如果企業檔案管理的信息化程度一直提不上去，就會導致企業在發展的過程中漸漸的與社會脫節，對企業未來的發展也是很不利的。

1.2 檔案信息化程度低

隨著社會的發展和科學技術的進步，現代信息技術逐漸的應用到了各行各業中，其中檔案管理的數字化和信息化就是很明顯的例子。檔案管理信息化，首先要保證檔案信息的安全，必須有防止網絡病毒等危害的檔案信息安全的技術。其次檔案管理信息化不僅僅是擁有幾臺電腦，把檔案信息錄入電腦，更多的是對信息化檔案的管理。檔案信息化是一個漫長的過程，檔案管理與信息技術的結合，能夠將紙質的檔案整理成電子檔案，這樣不僅方便檢索，查閱，而且在歸檔保存方面也十分的便利，對提高企業檔案管理的質量和效率具有重要的作用。但是在實際工作中，由于電子管理設備的缺失，工作人員意識的欠缺，導致檔案信息化程度較低，沒有完全的實現信息化的管理，還有很多的檔案依然采用紙質檔案的形式進行歸檔和查閱，這種情況的出現是不利于檔案的開發和管理的。除此之外，在引入信息化的管理模式之后，也普遍存在著電子文件格式不統一、標注不詳盡等問題，嚴重制約了其整合與管理價值的實現。

2 檔案管理整合策略探究

2.1 推進檔案管理的網絡化發展

針對普遍存在的檔案應用效率不高的問題，相關主體應當從實際應用體系入手，著力解決這一制約其管理價值實現的問題。應當加快信息化的建設腳步，為檔案管理投入更多的建設資金，引入現代化的元素，引導檔案管理人員學習先進的技術，建立起覆蓋全單位的網絡系統以及資源共享體系。現階段，許多單位引入了數據庫模式，即只需通過聯網的覆蓋，就可以實現對相關檔案內容的實時查閱。如果某一人員有檔案取用或者是查閱的需求，只需將檔案的相關信息輸入在電腦上，就可獲知檔案的具體位置以及其他信息，檔案的輔助性、指導性價值愈加凸顯出來。檔案網絡化是一個復雜的過程，首先要對檔案信息進行檢索編輯，建設檔案數據庫，體現檔案目錄的完整性；其次，還可以發揮其他各部門的優勢，建立有自己特色的數據庫；另外，還需對檔案進行分化和有序化，開展編研工作。在檔案管理計算機系統構建的過程中,應全面做好信息安全工作,在網絡機房硬件管理與信息傳輸和使用安全管理方面加大力度,保證檔案管理信息的安全性。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。

2.2 加大收集整合力度

現階段，信息資源的儲存硬件主要借助于 u 盤、硬盤、磁盤、光盤、云端等，軟件主要借助于檔案管理軟件、檔案資料電子化等要素，這不僅為相關管理人員節省了大量的儲存空間與管理時間，同時還方便他們的查找與取用，大大促進了實際檔案管理效率的提升。特別是涉及到影響人們生活、生產的重要基礎設施建設的檔案，應當建立起一套科學、完善的檔案管理制度，明確其具體的收集、整理、歸檔、儲存以及取用程序，使得各項事務的推進可以做到“有章可循”。文件材料的歸檔必須全面，涵蓋紙質資料、電子文件、照片、視頻、音頻等要素，并且在指定期限移交到檔案管理部門。因此，需要輔助先進的設備和手段來盡快完成這一轉變過程。通過多功能掃描儀、ORC 智能識別技術等設備和技術，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現紙質檔案與電子檔案并存，采用B/S 結構模式對檔案信息進行分析處理和管理應用。同時，需要專業的檔案管理軟件，對各類數據的整理歸類，內搜索引擎的利用，專業網絡以及服務器的架設，實現數字化檔案的對數據的“加工能力”，通過“加工”實現檔案數據的“增值”。針對普遍存在的“重保管、輕應用”的問題，管理部門及其工作人員應當科學核對檔案費用，提升其內部人力、物力、財力以及其他社會資源的應用價值。

2.3 加大縱向管理力度

企業只有充分認識到檔案管理的重要性，進一步調動檔案管理人員的積極性，才能提高企業工作效率。檔案的管理工作需要建立起統一、科學的管理標準，以具體的管理內容為劃分的依據，從而為檔案的高效化收集、規范化整合以及科學化管理提供一定的便利。在此基礎上，要加大對檔案管理人員的培訓力度，對相關人員進行全面的理論指導與實踐培訓，使其可以掌握該領域最先進的理念與最前沿的方法，實現自身專業素質與業務能力的有效提升，更好地服務于實際工作的開展。同時，檔案管理人員接觸的信息化管理方法和工具有限，可以通過交流學習的方式，吸取檔案管理信息化建設做的好的單位經驗，了解更多的檔案管理信息化建設方法和手段，結合各自單位實際情況加以利用，從而實現檔案信息的更大價值。

3 結語

隨著網絡信息化技術的發展，檔案作為知識的結晶和信息源，越來越被人們和社會高度重視和利用，檔案管理信息化建設能提高檔案管理的工作效率，適應信息化社會的發展，更好的為現代企業建設服務。