論信息化時代的公安檔案管理

文/王麗慧 王靈娜 ，.濮陽市公安局大慶分局；.濮陽市公安局建設分局

1 公安檔案信息化的現狀

目前我國已經進入了信息化時代，高新技術的發展，改變了人們的生活以及工作方式，給人們帶來了許多的便捷條件。在公安檔案管理過程中，以往的公安檔案主要以紙質檔案為主，近年來，信息技術的不斷發展，在公安檔案管理過程中，運用了許多的高新技術，包括電子計算機、縮微復制存儲技術等，并且各地區公安機關均建設了檔案數據庫，將有關檔案資料全部儲存在數據庫中，只要登錄數據庫，即可儲存信息以及下載信息，大大減少了檔案管理人員工作量，提高了檔案管理的效率以及水平。

在信息化環境下，公安機關為了實現“科技強警”，建設實施了金盾工程，通過對網絡信息技術的運用，建立全國違反犯罪信息中心、全國公安綜合業務通信網、全國公共網絡安全監控中心以及全國公安指揮調度系統，并形成公安科技檔案，采用現代管管理手段，實現信息資源的共享以及快速調取，為公安機關辦案爭取更多的時間，提高公安機關指揮、快速反應以及打擊犯罪的能力，真正做到“科技強警”。

2 公安檔案管理信息化建設的出路

2.1 創新公安檔案信息化管理理念

理念的創新是實施公安檔案管理信息化的先導。一方面，公安檔案管理部門要強化對檔案管理信息化建設的重視程度，充分地認識到檔案的潛在價值與重要作用，在思想上對此重視起來，加強工作人員檔案信息化管理的理念；另一方面，公安檔案管理部門要加強對檔案信息化管理的宣傳，讓相關人員意識到在信息時代，檔案管理要跟上時代的步伐，樹立開發與挖掘檔案價值的意識，使其服務于公安工作。

2.2 合理選擇檔案管理開發平臺，科學設計數據庫模式

針對目前公安機關內部出現的“信息孤島”問題，公安機關還應選擇合適的開發平臺，并建設科學檔案數據庫模式，使得公安機關各部門數據網絡能夠有效連接，實現信息資源共享，解決“信息孤島”的問題。所以選擇開發平臺，通常選用分布式數據庫管理系統，在儲存本地數據時，管理人員直接上機進行儲存，其他部門在訪問數據時，只需要登錄，通過權限訪問即可查詢數據。在設計數據庫時，需要設計人員充分考慮警務需求，由于公安檔案數量較大，所以數據的建立還應滿足擴充需求，便于管理人員進行修改。

2.3 注意公安檔案的保密工作

在檔案的信息化管理過程中，做好信息保密工作十分重要。因此，在利用網絡為各地警務部門提供檔案信息的時候，一定要保證機密信息的安全性，防止被不法黑客竊取。負責公安檔案的管理人員，一定要注意區分可開放與不可開放檔案的區別，并且對非開放檔案的保密程度以及訪問權限進行嚴格限定。在檔案的共享工作中，檔案權限的總負責人要將自己的計算機與公安檔案科或者檔案處的計算機進行聯網，那么就實現了檔案傳輸的自動化，方便信息之間的交流共享。在檔案管理部門與需要利用檔案的警務部門之間用計算機網絡進行檔案傳輸工作時，一定要運用檔案數據加密處理，并且使用用戶識別以及終端識別等技術，防止信息在傳輸過程中被竊取。

2.4 整合檔案信息資源，完善基礎設施建設

推動檔案信息化建設，首要一點是完善相關基礎設施，打造一支數字化檔案館。檔案館建設中，應該配備專門的檔案干部隊伍，豐富檔案館館藏，借助檢索工具來提升檔案資源的利用效率，有助于提升大感官的信息化水平。同時，檔案管理部門需要結合實際情況選擇合理的方法管理電子檔案，加大資金投入力度，不斷完善硬件和軟件設施，促進檔案管理系統不斷更新和完善，建立操作性較強的實施平臺。對于傳統的紙質檔案資料，可以逐步電子化錄入到系統，實現紙質檔案資料和電子檔案資料并存，整合檔案信息資源，推動公安機關檔案管理信息化建設，提升檔案管理工作效率和質量。

2.5 建立完善的網絡化管理制度，加強公安檔案保密和防偽

公安檔案的保密和防偽是公安檔案管理的重要工作之一，為了保證公安檔案保密和防偽工作，還應建立完善的網絡化管理制度，保證公安檔案管理工作更加的科學以及合理。公安機關應根據實際情況，建立完善的網絡官化管理制度，包括軟件管理、機房管理以及操作管理等方面，并對相關工作者人員的操作行為進行監督，對于違反相關制度的人員給予警告，及時的進行糾正，同時還應將公安檔案中的數據信息分為兩類，一類為開放檔案信息，另一類的非開放檔案信息，并對不同訪問者設置相應的權限，以此保證公安檔案的保密性。另外由于電子檔案很難從文字中分辨真假，所以還應在檔案中設置防偽標志，避免不法分子篡改檔案。

2.6 建立健全公安機關的現代化檔案管理體系

在信息環境下，公安檔案管理部門在檔案信息化管理過程中，可進行管理模式的創新，在實體管理的基礎上，實施“后保管模式”，即將對檔案實體的管理轉變為對檔案信息的管理，實現對檔案的宏觀管理。隨著計算機網絡技術的發展，公安檔案文件越來越偏向于采用電子文件形式，單一的實體管理難以有效滿足當前檔案管理工作的要求。因此，檔案管理^員必須轉變管理模式，由對檔案實體的管理逐漸轉變為對檔案文件形成過程的管理，以此為途徑，有效提高檔案信息管理的效率。

3 結束語

公安機關作為我們國家重要的執勤執法部門，其檔案具有涉及內容廣、涉及人數多等特點，是我國檔案的重要組成內容。目前公安檔案管理信息化存在觀念滯后、技術缺乏、人才不足等困境，我們必須不斷加強管理理念的創新，增強技術水平，打造高素質人才隊伍才能促進我國公安檔案管理信息化建設，促進我國公安檔案工作的有序進步與發展。