企業檔案管理電子信息化及其重要性分析

文/李敏，正元地理信息集團股份有限公司山東分公司

1 企業檔案管理現狀

1.1 企業欠缺對檔案管理工作重要性的認識

一直以來，檔案管理工作的作用和重要性在企業中常常受到忽視，不管是企業的領導還是具體的檔案管理工作人員都欠缺對檔案管理工作的正確認識。一些工作人員只把檔案管理工作看成是簡單的對文件保存的工作，這種工作枯燥乏味，既不能為企業帶來巨大的經濟利益，又沒有為企業的成長貢獻力量。這種錯誤的認識導致檔案管理工作長期被忽視，員工工作積極性降低，沒有創新的動力，最終和企業的現代化發展相脫節。

1.2 檔案管理制度不完善

當前，我國的企業檔案管理沒有一個完善的管理制度，這樣就會造成企業的檔案管理過程中出現混亂。一個良好的管理制度可以規范企業的管理人員與工作行為，并對具體的工作提供重要的參考規范，有利于企業檔案管理的正規化與完善。

1.3 檔案管理電子信息化進展緩慢

檔案管理電子信息化要求企業要配置相應的軟件和硬件設備，為檔案管理電子信息化提供外部保障。同時，檔案管理工作人員也要有良好的電子網絡技術，能夠滿足檔案管理電子信息化的工作需要。但是，由于企業對檔案管理認識水平的欠缺，導致檔案管理電子信息化的設備不足，不能滿足工作要求。另一方面，檔案管理工作人員中很大一部分中老年群體，這部分工作人員對網絡技術欠缺敏感度，不能熟練應用電子信息技術。種種原因導致了企業檔案管理電子信息化進展緩慢，不能滿足企業檔案管理現代化的發展需要。

2 企業檔案管理電子信息化重要性

隨著信息化時代的發展和互聯網的出現，人們的生活已經離不開手機和電腦等設備，很多業務和需求都是在信息化手段的支持下完成，企業檔案管理工作也是一樣，將信息化技術與企業檔案管理工作融合，產生的企業檔案管理電子信息化對于企業未來的發展十分關鍵。企業檔案管理電子信息化會根據專業性技術和財務工作將所有的資料與文件歸納分類，形成集成化管控，工作人員尋找什么只要通過信息化技術就可以，提高了全體的工作效率，所有的信息實現平臺共享，各個部門的人無需四處尋找文件，只要通過電腦下載即可。減輕了企業檔案管理的工作量，提高了工作人員的管理效率。

企業檔案管理電子信息化可以將文件完好的保存下來，重要的文檔保存下來，為公司未來的發展和經營提供了準確的數據參考，員工在尋找文件的時候可以使用信息化手段下載文件，無需接觸原文件，無形中對原文件進行了保護，提高了企業檔案管理的原件保存度。企業檔案管理電子信息化突破了原有的地域限制障礙，只要有互聯網的地區，就能夠查詢到跨地區和跨時空的檔案數據，通過企業檔案管理電子信息化的建立，有利于企業加快自主創新的步伐，完善對企業實時動態的管理與跟蹤，有利于企業宏觀決策的制定。

3 強化企業檔案管理電子信息化的措施

3.1 國家相關的管理規章制度

企業的檔案管理工作具有自己的特點與保密的要求，不同級別的管理者對于檔案資料的管理與使用權限也是不一樣的。使用相關的計算機軟件系統可以對使用者的權限與密碼進行設定。這樣可以為檔案管理提供重要的保密支持與管理工作。2012年8月29日，國家檔案局印發《電子檔案移交與接收辦法》（檔發〔2012〕7 號）第一條為規范電子檔案移交與接收工作，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，保存黨和國家歷史記錄，促進檔案信息資源開發利用，按照國家有關法律法規和相關規定，制定相關標準。移交與接收的電子檔案應當真實可靠、齊全完整和安全可用；涉密電子檔案的移交與接收應當符合國家有關保密安全的要求。

3.2 實時收集檔案資料

檔案的實時性是管理檔案中重要的環節，收集檔案資料，及時確認企業檔案的完整性，對檔案進行清晰的認定和歸檔是公司企業檔案管理中重要的一環。首先，企業管理中應清晰的分配給檔案管理部門具體的業務及崗位職責，為其定檔案室，明確的制定文書管理、材料整理、檔案歸類等相應制度，明確落實員工崗位責任，將任務安排到個人，全方位確保檔案的及時歸檔，并定期對其進行整理補充，確保檔案信息的完整與實時性。

3.3 劃分多級權限

如果根據各個企業所屬的行業特征，為企業的檔案信息設置保密等級，從而在企業檔案電子信息化管理工作中設定一定檔案查閱權限，在企業檔案電子信息化管理系統中，無論是平臺修改還是查詢都應該有著相應的權限范圍，并且嚴格設定瀏覽器的應用權限，將企業檔案電子信息化管理的保密性落實到實處，根據檔案信息的保密等級，確定該檔案是否可以查閱、下載或者打印，整個應用軟件在企業檔案電子信息化管理平臺中都應做好加密處理，從而有效的保證了企業經營活動的穩定安全，保證信息資源的完整以及高度機密，既能實現資源共享，方便所有的人查閱，保護原文件，又能實現企業檔案信息的等級制度，只有這樣才能對工作人員起到約束的作用，權責分明，責任明確，將企業檔案電子信息化管理工作真正落實。

4 結束語

在企業的檔案管理工作中使用電子信息化技術可以提高檔案管理的真實與準確，這對企業的經營提供重要的基礎支持，有利于實現企業的健康、穩定、可持續發展。凡是應歸檔的文件材料（包括應歸檔的電子文件及傳統載體的照片、錄音、錄像等），要向本單位檔案機構移交，任何部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔。對重要電子檔案實行異地異質備份保管，確保黨和國家重要檔案絕對安全。建立標準，采取措施，確保電子文件、電子檔案長期保存和利用。