提升事業單位檔案管理效益的方法

文/孫彬，白城市財政局

事業單位作為我國重要的行政服務體系，在其發展與運作中必然會產生很多重要的文件檔案，這些檔案不僅對事業單位的發展有重要的指導作用，更是社會發展進步的重要見證，事業單位的檔案管理工作的重要性不言而喻，本文結合現階段事業單位檔案管理中存在的問題，探討了提升事業單位檔案管理效益的具體方法。

1 提升事業單位檔案管理效益的原因

在事業單位的改革與發展中，進行檔案管理記錄單位的工作進度與建設成果，能夠幫助單位管理者及時掌握單位的整體情況，并以此為基礎完善、改變單位的工作方針與運行方向，提升單位的運行效率。提升檔案管理效率，能夠充分發揮檔案信息的作用，明確事業單位的工作重心，結合工作地區的經濟社會發展狀況作出相應的調整，使其運營更符合社會經濟的發展需求，實現與社會發展想協調的目的。

2 影響事業單位檔案管理效益提升的主要原因

2.1 重視程度不足，管理制度不夠完善

事業單位的檔案管理工作是事業單位公共管理的重要組成部分，事業單位中的檔案資料對單位日后的改革發展有重要的借鑒意義，但是由于這項工作本身不能產生經濟效益，導致很多事業單位對檔案管理工作不夠重視，檔案管理部門被邊緣化，單位內部缺乏科學完善的管理制度，管理流程不能規范化，常常出現檔案接收時審核力度不足，檔案存在虛假內容；紙質檔案保存、取用不夠嚴謹，檔案損壞、丟失現象頻發等等現象，不利于檔案管理工作有效的發揮其作用。

2.2 相關技術落后，缺乏信息技術支撐

隨著我國經濟科技的發展與進步，借助于互聯網大數據的管理體系已經普及到很多企業與單位，信息化的建設不僅極大程度上提高了管理效率，更降低了管理成本與失誤率，但是現階段事業單位因管理性質等原因，其檔案管理的信息化程度普遍較低，大部分事業單位仍舊采用傳統的人工管理模式，單位內部對信息管理理念的理解不夠透徹，不給予足夠的資金支持，并且在信息數據庫的建立初期，信息過于冗雜繁多，很難做好檔案管理系統的兼容工作，進一步增加了信息化建設的難度。

2.3 管理意識較低，管理人員素質不高

檔案管理工作人員問題主要有：檔案管理工作是一項較為枯燥的工作，且這項工作本身薪資待遇與相比其他崗位相比相對來說是較差的，這就導致了很多年輕、有潛力的人才不愿意選擇這個崗位，導致工作崗位缺乏新鮮的活力；檔案管理缺乏專業的人才，很多管理人員是從其他崗位調職過來的，或者是兼職，這樣的人員不僅不具備專業的管理知識與足夠的管理經驗，而且對本單位的檔案情況了解不足，很容易在工作中出現失誤；企業對管理人員的培訓力度不足，管理人員的思想與專業程度沒有得到較好的培訓與建設，呈現出整體素質較低的情況。

3 提升檔案管理效益的方法

3.1 提高重視程度，完善檔案管理制度

事業單位要充分了解檔案管理在單位發展中起到的作用，針對單位的實際情況建立科學、完善的管理制度，明確管理中的具體操作準則，提高工作人員的意識與責任感，將檔案管理引入制度化、標準化的軌道中。首先要明確檔案管理的目標，確認責任制度，做好分工協調，將管理工作落實到個人，其次要注意數據的備份，做好取用登記工作，防止重要檔案的丟失，最后，還要注意做好監督管理工作，保證制度在實際操作中得到有效落實，保證檔案管理工作的持續發展。

3.2 引進先進技術，建設數字信息檔案

要想提高檔案管理的效益，必須要改變傳統的管理模式，引入先進技術，建立數字信息檔案，首先要做好軟硬件設施建設工作與新興科技的研發引進，做到與時俱進，不斷推進信息化程度，提高檔案系統的安全性與穩定性。在信息系統的建設上，要以長遠利用為目標，確立統一的信息收錄、檢索標準，做到信息存儲集中化，檢索目錄要準確、全面，提高系統的人性化服務，便于公眾查詢使用，同時要緊跟時代科技的發展潮流，不斷開發高新技術，完善自身系統，強化安全系統，防止數據庫收到木馬病毒的威脅，避免數據的外泄與丟失。

3.3 加強員工培訓，打造專業管理團隊

提升管理人員的綜合素質是保障事業單位檔案管理效益提升的重要措施。企業應當針對管理人員現階段呈現出的水平，開展針對性的培訓教育工作，從意識態度與知識技能兩方面提高管理人員的素質，意識方面，要讓管理人員明確檔案管理的重要性與自身職責，提高工作熱情與責任心，保證工作效率；知識技能方面，要不斷學習相應的知識技術，熟悉數據庫管理維護流程，夯實自身工作能力。此外，企業也許注重高素質人才的引進工作，拓展人才引進渠道，優化人力資源結構，打造一支高素質管理團隊，使檔案管理信息化建設工作開展的更加順利。

綜上所述，提升事業單位檔案管理效益是促進事業單位改革發展與社會現代化建設的重要舉措，事業單位應當根據現階段暴露出來的問題，完善管理制度，引進先進理念，加強管理隊伍建設，全面提高單位檔案管理效率，促進事業單位在現代經濟社會中的進一步發展。