檔案質(zhì)量管控體系的建設(shè)路徑探討

文/陳睿，山東省菏澤市單縣財(cái)政局

質(zhì)量管控體系的構(gòu)建更加注重以“質(zhì)量”為檔案管理的核心要點(diǎn)，把質(zhì)量管控理念融入到單位檔案管理活動(dòng)中必須要利用質(zhì)量管理的思路和方法，促進(jìn)檔案質(zhì)量管控體系的構(gòu)建與完善，推動(dòng)單位檔案管理工作朝著更加科學(xué)規(guī)范的方向發(fā)展。

1 檔案質(zhì)量管理工作的特點(diǎn)

檔案質(zhì)量管理即是單位檔案管理人員全體參與、依靠科學(xué)的方法，進(jìn)一步發(fā)揮科學(xué)管理與專業(yè)技術(shù)的引領(lǐng)作用，構(gòu)建一套涵蓋整個(gè)檔案管理工作過程的質(zhì)量管控體系，確保檔案管理工作水平的提升。檔案質(zhì)量管理的關(guān)鍵在于提升效率、確保質(zhì)量，其突出特征如下：首先是全員參與。檔案質(zhì)量管控體系的構(gòu)建必須要求單位全體檔案工作人員和各部門相關(guān)人員的密切配合與參與，嚴(yán)格遵循相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定來共同完成各類檔案材料文件的整理、歸檔工作；其次是責(zé)任明確。應(yīng)當(dāng)確保單位所有檔案管理人員都能夠主動(dòng)樹立“檔案質(zhì)量、人人有責(zé)、人人負(fù)責(zé)”的理念，清楚規(guī)定在檔案材料的收集、整理以及歸檔的工作中，各個(gè)部門和相關(guān)人員的職責(zé)與分工，唯有如此才可以確保檔案材料的完整性和統(tǒng)一性，保證電子檔案和其他文件材料可以準(zhǔn)確及時(shí)的歸檔；再次是全程管理。從公文的起草、審核、傳遞、執(zhí)行到檔案材料的收集、整理、歸檔、開發(fā)利用等各個(gè)流程，都應(yīng)當(dāng)將質(zhì)量管控理念融入其中，將質(zhì)量管控融入到所有環(huán)節(jié)和崗位上來；最后是方法科學(xué)。依靠數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法，利用現(xiàn)代信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理策略來處理好檔案質(zhì)量管理工作中的相關(guān)問題，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理水平的提升。

2 檔案質(zhì)量管控體系的建設(shè)路徑

2.1 樹立檔案質(zhì)量管理理念

單位檔案質(zhì)量管控體系的建立和單位檔案管理工作人員的思想觀念具有非常緊密的聯(lián)系，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層往往擁有更大的決策權(quán)，對(duì)于檔案質(zhì)量管控體系的構(gòu)建來說，單位領(lǐng)導(dǎo)層是否具備現(xiàn)代化的管理思想在很大程度上關(guān)系到檔案質(zhì)量管理工作能否順利開展。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員必須要主動(dòng)學(xué)習(xí)借鑒現(xiàn)代化的質(zhì)量管理措施，樹立質(zhì)量管理理念，不斷提升檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，確保各項(xiàng)決策的準(zhǔn)確性與合理性；其次單位領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理人員必須要發(fā)揮出引導(dǎo)作用，讓各部門工作人員都能夠主動(dòng)樹立質(zhì)量管控意識(shí)，真正主動(dòng)參與到檔案質(zhì)量管理工作中來。

2.2 明確檔案質(zhì)量管理目標(biāo)

檔案管理管控體系的構(gòu)建目標(biāo)是在現(xiàn)代質(zhì)量管理理念的引導(dǎo)下，借助于現(xiàn)代化的管理手段促進(jìn)單位檔案管理水平的提升，進(jìn)而幫助單位領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)正確的決策，提供更加有價(jià)值的檔案信息。單位檔案質(zhì)量管理體系不單單要確保檔案管理的全面覆蓋性，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)確保檔案管理的集中統(tǒng)一性，包含檔案材料的收集、整理、歸檔、開發(fā)利用等一系列流程，而集中統(tǒng)一性要求在檔案管理工作中根據(jù)檔案形成的各個(gè)不同階段對(duì)其實(shí)施分類，促進(jìn)檔案開發(fā)利用效率的逐漸提升。借助于對(duì)單位檔案的全面集中管理，真正確保檔案數(shù)據(jù)信息的完善與準(zhǔn)確，助力檔案管理工作朝著更加系統(tǒng)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。

2.3 激發(fā)單位全員參與

各部門員工屬于單位各項(xiàng)工作有序推進(jìn)的核心基礎(chǔ)，每個(gè)個(gè)體是組成單位的重要細(xì)胞，檔案管理工作屬于一項(xiàng)持續(xù)性的群體性工作，直接決定了單位的發(fā)展，同時(shí)關(guān)系到各部門員工的實(shí)際利益。站在檔案質(zhì)量管理特征的角度而言，檔案質(zhì)量管控體系的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)從上層領(lǐng)導(dǎo)到基層員工，讓所有人員都能夠參與到檔案質(zhì)量管理工作中來，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮出帶頭引領(lǐng)作用，各部門員工也應(yīng)當(dāng)主動(dòng)參與，發(fā)揮出自身對(duì)檔案質(zhì)量管理的參與和監(jiān)督權(quán)，開創(chuàng)出團(tuán)結(jié)協(xié)作的新局面。

2.4 重視檔案質(zhì)量過程管理

過程管理屬于檔案質(zhì)量管理最為突出的一大特點(diǎn)，也是檔案管控體系構(gòu)建的核心要點(diǎn)。單位檔案材料客觀記錄了單位在參與各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中的具體情況，檔案材料的形成往往不是在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)的，從文件的起草到最終確定往往會(huì)經(jīng)歷較為長期的過程。強(qiáng)調(diào)檔案全過程管理要求將現(xiàn)代化的質(zhì)量管控理念與科學(xué)的管理方法真正應(yīng)用到檔案產(chǎn)生到形成的整個(gè)流程中來，針對(duì)相關(guān)重點(diǎn)環(huán)節(jié)以及關(guān)鍵步驟進(jìn)行規(guī)范化管理，依靠對(duì)各個(gè)流程的質(zhì)量管理，確保檔案管理水平的不斷提高。

2.5 積極應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展要求單位檔案管理工作也必須要積極應(yīng)用各類信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)檔案質(zhì)量管理朝著更加智能化和科學(xué)化的方向發(fā)展。以計(jì)算機(jī)與大數(shù)據(jù)技術(shù)為典型代表的檔案管理信息技術(shù)表現(xiàn)出存儲(chǔ)量大、共享性高、檢索便捷等突出優(yōu)勢，通過構(gòu)建單位檔案管理信息化平臺(tái)以及檔案材料數(shù)據(jù)庫，將其作為檔案管理工作的技術(shù)支撐，可以在很大程度上促進(jìn)檔案管理效率的提升，為單位檔案管理工作的開展節(jié)省更多成本，提升檔案管理活動(dòng)的效益。

2.6 制定檔案管理規(guī)范性文件

按照單位檔案管理工作的具體情況來制定相應(yīng)的管理制度與規(guī)范，如《檔案質(zhì)量管理手冊(cè)》、《檔案管理規(guī)范程序》等，規(guī)范性文件屬于檔案質(zhì)量管控體系構(gòu)建的重要基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)積極組織相關(guān)專家、檔案部門負(fù)責(zé)人來對(duì)管理文件的合理性和針對(duì)性展開充分探討，根據(jù)檔案管理工作的具體情況來總結(jié)梳理經(jīng)驗(yàn)，將實(shí)踐工作中好的做法和經(jīng)驗(yàn)融入到管理文件中，促進(jìn)管理制度的完善，讓其成為做好檔案管理工作的重要保障。這些制度一般來說應(yīng)當(dāng)有管理工作人員的具體職權(quán)、檔案材料的收集與歸檔流程、檔案資源調(diào)取借閱的規(guī)定、重要文件的保護(hù)和備份等。

3 結(jié)語

總而言之，質(zhì)量管控屬于單位檔案管理工作的核心，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)樹立質(zhì)量管理理念，明確自身工作職責(zé)，利用現(xiàn)代化的管理手段來促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化水平的提升，從而促進(jìn)檔案質(zhì)量管控體系的建立與完善，不斷提升檔案質(zhì)量管控水平，充分發(fā)揮出檔案材料的開發(fā)利用價(jià)值，助力單位的持續(xù)健康發(fā)展。