鋼鐵企業質量文檔管理系統的設計與實現

文/馬靜 梁夕雯，唐山鋼鐵集團有限責任公司 華北理工大學

1 背景

在鋼鐵企業中，質量文檔種類多，數量龐大，是支撐整個產品生產全生命周期的關鍵所在。通常情況下，文件經過審批以電子文檔形式下發，但下發后，無法進行有效的版本控制，歸檔不及時。而在生產現場為了能夠更易于獲得文件，往往以紙質文檔保存，這更加劇了文檔管理的難度。質量文檔關系公司技術秘密，電子文檔易于傳播，紙質文檔較易丟失和破損，技術秘密無法有效進行保護。因此，在質量文檔管理中迫切需要解決文檔獲得、文檔同步、文檔歸檔和文檔保密等問題。本系統對管理人員、技術人員和操作人員的實際需求進行了充分調研，主要設計五大功能模塊，包括用戶管理模塊、權限管理模塊、文檔維護模塊、文檔查看模塊和消息管理模塊，并用Silverlight插件支撐多瀏覽器兼容顯示。

2 質量文檔管理系統的設計

2.1 數據庫設計

數據庫的設計是質量管理系統設計中的一個極為重要的部分。本系統中，共設計了7個表，分別是用戶表、部門對照表、文檔管理表、用戶角色表、權限-角色對照表、模塊管理表和文檔結構表。用戶表主要用來保存系統使用者的基本信息；部門對照表主要存儲整個企業中所有一級部門及二級部門的名稱及對應關系；文檔管理表是本系統中數據量最大，對應關系最全面的一個表結構；用戶角色表主要是存儲部門下的不同角色；權限-角色對照表主要存儲角色與相應角色下所擁有權限的對應關系；模塊管理表主要是存儲在整個文檔管理系統中功能模塊；文檔結構表主要保存文檔層級目錄及各目錄之間的關系。

2.2 質量文檔管理系統各功能模塊設計

2.2.1 用戶管理模塊

系統可以增加、查詢、修改和刪除用戶。新增加的用戶登錄時輸入用戶名和密碼，系統對用戶名和密碼進行匹配校驗。系統將用戶名和密碼進行匹配校驗，成功后登錄到系統主頁。系統管理人員可根據部門、用戶名稱、聯系電話等對用戶的詳細信息進行查詢，如果用戶信息發生變化，需要對用戶的實際信息進行相應的變更或刪除維護。

2.2.2 權限管理模塊

權限管理是本系統非常重要的安全策略，它確保系統中重要的生產質量及工藝文件根據不同的授權范圍被訪問，確保生產質量及工藝文件不被泄露及外傳。權限管理又包括角色權限管理和文檔權限管理。

角色權限管理根據系統中已經建立的各部門進行角色分配。角色權限將系統中已經建立的不同功能直接分配到各二級部門中，二級部門中的用戶擁有該部門分配的權限。

文檔權限管理是對系統中不同文檔類別以及相應類別下文檔的權限管理。系統管理員可以將不同二級部門與文檔類別進行關聯，并賦予不同權限，這些權限主要包括查看、打印和下載權限。同時，本系統中文檔權限管理可以細化到單個文檔權限的控制。同時，為了保證文檔不被泄露，對打印權限與用戶及用戶使用的電腦IP地址進行綁定，只有用戶及IP都一致時，才允許用戶進行打印操作，這也就將文檔安全進行了更高的提升。

2.2.3 文檔維護模塊

擁有文檔維護功能的用戶才能進行文檔的相關管理工作，且只能在被賦予權限規則內進行。文檔維護主要包括新增、刪除、修改、保存和歸檔文檔五種功能。用戶點擊新增后，需要選擇文檔所屬目錄結構，所能上傳的目錄是有權限控制的，同時選擇內部編號、文檔顯示名稱、開始有效時間和結束有效時間以及文檔路徑進行文檔的上傳新增。文檔在實際進行顯示時會對文件的大小進行容量的限制，同時按照已經規定的規則對文件名稱進行處理，將相應的文件編號和名稱進行分別顯示。當文檔因為新標準下發或者其它變化，需要對文檔進行歸檔操作，用戶也可以對文檔進行修改和刪除操作。

2.2.4 文檔查看模塊

文檔查看是通過Silverlight空間，將文檔進行顯示的功能模塊。用戶登錄此模塊后，系統根據用戶擁有的權限，在頁面中顯示出可以查閱的文件名稱、文件路徑、文件類別、上傳用戶、上傳時間、上傳部門等的列表，用戶點擊文件名稱可自動鏈接到文檔內容的展示頁面，頁面支持放大、縮小和全屏顯示功能，在此文檔中支持內容查詢，可輸入要查詢的內容快速在文檔中定位。用戶也可以根據需要將此文檔進行收藏，以便能夠更快速的找到常用文檔。具有打印權限的用戶，在相應IP地址下可以進行文檔的打印。

同時，系統支持根據文檔名稱中關鍵字進行查詢，用戶可根據需要導出整個文件的目錄。

2.2.5 消息管理模塊

消息管理模塊主要對上傳文檔后進行消息提醒。當有新文檔進行上傳后，當用戶登錄時，會有提示消息。用戶可點擊提示消息，自動鏈接到文檔。用戶也可以到消息管理模塊中找到此消息，點擊鏈接進行文檔的查看。同時，可以對消息標記為已讀以及刪除消息等操作。

3 結論

質量文檔管理系統將質量標準、三級規程、管理體系文件和管理制度等技術文件全部納入系統，進行規范、高效、全面系統管控和貫徹?？梢酝ㄟ^現場三級機制將有關規程、標準和管理制度直接貫徹到崗位，并根據用戶權限設計實施文件分配，減少了文件管控層級，有效解決了傳統模式下的文件發放不及時、不到位等問題，方便現場得到文件、學習文件、執行文件；有效解決了文件修訂后不能對作廢文件及時收回并有效控制的問題。同時，系統可以實現文件下載控制，以及對不必要崗位的屏蔽，有效實施技術文件的保密控制。系統的實施進一步夯實了質量管理基礎，將成為體系落地、產品質量控制能力持續提升的有力支撐。該系統的開發和投入，使文件管理效率和有效性顯著提升，是質量管理推進過程中創新管理的具體舉措。