機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性分析

文/杜姝，湖北省棗陽(yáng)市市容環(huán)境衛(wèi)生管理局

史時(shí)期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位迎來(lái)了改革發(fā)展的新契機(jī)，檔案管理工作的深入推進(jìn)，為檔案管理工作的創(chuàng)新、改革發(fā)展的推動(dòng)，提供了切實(shí)有效的保障。當(dāng)前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位紛紛推進(jìn)檔案管理建設(shè)，在很大程度上提高了檔案管理質(zhì)量。但是，檔案管理專業(yè)化、信息化建設(shè)仍比較滯后，弱化了其在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中的重要性。

1 新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

當(dāng)前，我國(guó)正處于全面深化改革發(fā)展的新時(shí)期，檔案管理的重要性更加明顯，是宣傳教育的主要素材，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作查考的依據(jù)，也是深化機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的重要保障。新的歷史時(shí)期，檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位建設(shè)及發(fā)展中有著重要的作用，并集中體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 檔案管理為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作查考提供依據(jù)

檔案管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的工作，檔案資料庫(kù)的完善度能夠保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位的資料查考準(zhǔn)確性。檔案資料是單位在實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，有的是當(dāng)事人的親筆批示、簽名或手稿，這些檔案資料可以作為憑證，為機(jī)關(guān)查考工作提供依據(jù)；檔案管理記錄著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事建設(shè)及改革發(fā)展等內(nèi)容。機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的系統(tǒng)性、復(fù)雜性，特殊性需要檔案管理工作的開展，為單位工作的情況、成果等內(nèi)容進(jìn)行歸檔、整理，進(jìn)而更好地反映單位的現(xiàn)狀。

1.2 檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化內(nèi)控

檔案管理工作的信息化，加快了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，為內(nèi)控管理改革創(chuàng)設(shè)了良好的內(nèi)在環(huán)境；檔案管理為內(nèi)控管理改革提供了依據(jù)，為改革工作方法的制定及推進(jìn)夯實(shí)了基礎(chǔ)，保障了內(nèi)控管理改革的全面開展；檔案是宣傳教育的主要素材，為單位工作的開展、改革的推進(jìn)，創(chuàng)建了良好的宣傳環(huán)境。

1.3 檔案管理為文書資料管理工作創(chuàng)設(shè)了良好的內(nèi)在條件。強(qiáng)化文書資料管理，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作有效落實(shí)的重要保障：首先，在文字資料佐證等情況之下，需要文書檔案信息資源作為重要的依據(jù)，以確保檔案資料的準(zhǔn)確性；其次，通過(guò)文書檔案，可以更好地利用檔案資料，提高內(nèi)控管理的質(zhì)量及效率；再次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，為文書資料管理工作提供了更加便捷、準(zhǔn)確的檔案信息資料，優(yōu)化了管理工作的環(huán)境。

2 目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

2.1 檔案管理的重要性未被重視。當(dāng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作時(shí)， 并未正確認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性， 因此， 單位領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行管理人員的聘請(qǐng)時(shí)， 往往缺少相應(yīng)考察直接上崗， 管理人員管理能力較弱， 或者缺少相關(guān)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)等， 均不利于發(fā)揮檔案管理的作用，最終造成管理工作頻繁出現(xiàn)問(wèn)題， 直接阻礙了檔案管理的發(fā)展。

2.2 未開展人員離職交接工作。當(dāng)單位人員出現(xiàn)離職情況時(shí)， 只有認(rèn)真做好相關(guān)交接工作， 才能保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。但是，根據(jù)當(dāng)前情況發(fā)現(xiàn)， 管理人員出現(xiàn)離職后， 并未認(rèn)真做好具體交接工作， 多數(shù)人員無(wú)法全面了解檔案信息， 使其發(fā)生較大經(jīng)濟(jì)損失。

3 強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

3.1 完善檔案管理制度，提高管理效力

機(jī)關(guān)事業(yè)單位建立健全管理制度，對(duì)管理職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，提高管理人員的工作積極性，把檔案管理工作作為重點(diǎn)。落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理工作落到實(shí)處。建立完善的管理制度，明確管理職責(zé)，轉(zhuǎn)變當(dāng)前管理松散的局面，強(qiáng)化管理監(jiān)督，提高檔案管理效力。優(yōu)化檔案管理模式，以創(chuàng)新發(fā)展為驅(qū)動(dòng)，依托制度創(chuàng)新，為檔案管理改革發(fā)展提供新的思路，以更好地適應(yīng)新的管理環(huán)境。

3.2 推進(jìn)檔案管理信息化，優(yōu)化管理環(huán)境

新的歷史時(shí)期，要求檔案管理應(yīng)轉(zhuǎn)變思維模式，以信息化管理為導(dǎo)向，提高管理效率、創(chuàng)新管理方式：是落實(shí)信息系統(tǒng)建設(shè)工作，特別是對(duì)于信息系統(tǒng)硬軟件的投入，是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)；檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)過(guò)程，需要單位立足實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)有效的規(guī)劃，有序推進(jìn)各項(xiàng)工作。

3.3 強(qiáng)化檔案管理服務(wù)，提高利用價(jià)值

提高檔案利用價(jià)值的關(guān)鍵在于機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)效率，要轉(zhuǎn)變思想觀念，堅(jiān)持以服務(wù)為導(dǎo)向，提高檔案管理的服務(wù)性，為檔案管理、創(chuàng)新改革提供數(shù)據(jù)資料，以更好地發(fā)揮檔案管理的重要作用。因此，新的歷史時(shí)期，新的工作局面，要求在服務(wù)理念上進(jìn)一步調(diào)整，提高檔案資源的利用價(jià)值，體現(xiàn)檔案管理的重要性。

綜上，在全新的社會(huì)環(huán)境下，公眾對(duì)機(jī)關(guān)單位的服務(wù)要求有所提高。做好檔案管理工作，能夠?yàn)楣ぷ魅藛T執(zhí)行機(jī)關(guān)服務(wù)工作提供重要信息依據(jù)，同時(shí)也能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者提供決策依據(jù)。機(jī)關(guān)單位為了切實(shí)提高工作效率，必須加強(qiáng)內(nèi)部工作體制改革，尤其是在檔案管理工作方面，一定要重視更新管理理念，創(chuàng)新管理方法，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理朝高效化、信息化方向發(fā)展。