事業(yè)單位辦公室檔案管理有效方法探討

文/吳慶祥，洮南市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心

檔案管理主要負(fù)責(zé)事業(yè)單位檔案的收集、整理、分類、歸檔、分析、提取等工作，更多的是為行政和決策提供信息，這項(xiàng)管理工作貫穿于事業(yè)單位各部門各工作環(huán)節(jié)的始終，是一項(xiàng)服務(wù)性管理工作。事業(yè)單位辦公室檔案管理不但能有效利用已有的良好硬件設(shè)施，且能夠提高日常文書工作效率?；诖?，以下就事業(yè)單位辦公室檔案管理有效方法進(jìn)行了探討分析。

1 事業(yè)單位辦公室檔案管理的必要性

事業(yè)單位辦公室檔案管理的必要性主要體現(xiàn)在：1）依法治檔的需要。辦公室檔案工作規(guī)范的根本在于依法治檔?！掇k公室檔案法》的頒布，正是我國(guó)辦公室檔案事業(yè)朝著健康方向發(fā)展的強(qiáng)力后盾。新形勢(shì)下的辦公室檔案工作需對(duì)不同地方給予充分運(yùn)用立法的權(quán)限，成立相應(yīng)的辦公室檔案法規(guī)。各部門也應(yīng)相應(yīng)健全相關(guān)辦公室檔案制度，做到靈活有效地管理。2）提升服務(wù)和管理水平的需要。辦公室檔案管理對(duì)一家事業(yè)單位來說至關(guān)重要，因?yàn)闄n案管理好壞直接影響決策信息的正確性、管理手段的科學(xué)性、行政工作的效率性等。另外，辦公室檔案管理的規(guī)范化還能提高辦公室的整體形象，提高服務(wù)和管理質(zhì)量，提高工作人員的工作效率和成就感，提高行政決策的科學(xué)性等。

2 事業(yè)單位辦公室檔案管理方法的分析

2.1 公文制發(fā)的管理方法。事業(yè)單位絕大多數(shù)的辦公室檔案都以公文演變，所以制發(fā)公文是辦公室檔案工作規(guī)范化的根本性前提。一是要規(guī)范好公文用紙，嚴(yán)格遵照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，選擇質(zhì)量上乘，規(guī)格尺寸統(tǒng)一的紙型。按照橫寫橫排的排版模式，需將裝訂線安排在左面。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長(zhǎng)期保存。無論公文是打印或草擬，還是不同的手寫批注、簽字、報(bào)表及記錄等，選的紙張、墨汁及筆型應(yīng)不易褪色，確保有清晰明了的字跡，便于將來長(zhǎng)期保存使用。三是要對(duì)公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、正文標(biāo)題、主/抄送單位、落款及日期等進(jìn)行嚴(yán)格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)簡(jiǎn)稱及不標(biāo)準(zhǔn)的字盡量少用或不用于行文中，有助于未來管理及運(yùn)用信息化檢索方式的實(shí)行。

2.2 立卷歸檔管理方法。立卷歸檔是事業(yè)單位規(guī)范辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)則，公文相似、重復(fù)及無序的立卷組合給規(guī)范辦公室檔案工作造成困難，也對(duì)辦公室檔案價(jià)值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎(chǔ)目標(biāo)造成影響。文件的歸檔重點(diǎn)由本部門的文件構(gòu)成，要運(yùn)用立卷歸檔作為規(guī)范辦公室檔案工作的準(zhǔn)則，延續(xù)我國(guó)對(duì)文書處理的實(shí)踐準(zhǔn)則，從而促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)式的辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。在現(xiàn)實(shí)工作里，一方面應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)務(wù)院頒布的關(guān)于《銷毀不歸檔文件辦法》，另一方面需處理好如下三項(xiàng)內(nèi)容：一是需正確掌握立卷歸檔文件的時(shí)間性，只有達(dá)成目前文件任務(wù)才可立卷歸檔，否則會(huì)使辦公室檔案工作出現(xiàn)混亂及無序而無法立卷歸檔。二是需確立重點(diǎn)及合理分工。現(xiàn)實(shí)操作里應(yīng)重視資料及文件的區(qū)別，尤其是內(nèi)容、方式及意義的較多類似處的資料文件差別，詳細(xì)問題需詳細(xì)剖析，由此降低重復(fù)與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三是需重視整體性的全宗維護(hù)。歸檔時(shí)不僅把握中心與主次，嚴(yán)格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進(jìn)入，且需預(yù)防歸檔資料文件丟失情況發(fā)生。

2.3 案卷質(zhì)量管理方法。事業(yè)單位辦公室檔案是否有價(jià)值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存意義。可見立卷方式及裝訂案卷對(duì)規(guī)范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以提高辦公室檔案訂卷的質(zhì)量，顯得極為重要，因此除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標(biāo)化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質(zhì)量關(guān)，有效管理其辦公室檔案。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理的措施

3.1 加強(qiáng)辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)。事業(yè)單位辦公室檔案管理工作必須對(duì)管理人員提出嚴(yán)格的要求，嚴(yán)格按照要求執(zhí)行檔案管理工作，日常工作中注重對(duì)檔案資料的維護(hù)和更新，必須規(guī)范檔案管理工作流程，使辦公室檔案管理程序更加規(guī)范化，且需要嚴(yán)格執(zhí)行和監(jiān)督管理工作，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，還需要對(duì)檔案管理程序不斷優(yōu)化，在保證工作質(zhì)量和效率的前提下，優(yōu)化檔案管理程序，節(jié)約人力和物力。

3.2 強(qiáng)化辦公室檔案信息化管理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，檔案管理工作實(shí)行信息化管理也是當(dāng)代社會(huì)對(duì)檔案信息管理需求日益增強(qiáng)的客觀需求。合理開發(fā)利用檔案資源，盡可能延長(zhǎng)檔案使用壽命以及提高工作效率，這些也是當(dāng)代檔案管理改革創(chuàng)新的主要目的和任務(wù)。目前看來把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理中以滿足新時(shí)期下檔案管理工作的要求，已經(jīng)刻不容緩。首先，各級(jí)事業(yè)單位的檔案部門要準(zhǔn)確、及時(shí)地傳遞信息，切實(shí)保證檔案信息的時(shí)效性；其次，檔案管理部門要利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，將檔案資料準(zhǔn)確的輸入計(jì)算機(jī)，再通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案的并存；最后要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。辦公室檔案規(guī)范化管理必須要提高管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能提高檔案管理的工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。單位需要定時(shí)或者是不定時(shí)對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)技能和管理理念方面的教育和培訓(xùn)，全面提升管理人員綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位辦公室檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是事業(yè)單位辦公室檔案管理的關(guān)鍵，是整個(gè)事業(yè)單位協(xié)調(diào)、掌握、高效管理運(yùn)行的有效保證，因此必須加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位辦公室檔案管理有效方法進(jìn)行分析。