檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運用

文/王中瑞，吉林省洮南市機關事務服務中心

1 檔案管理原理概述

檔案管理工作一直在不斷革新，逐漸進入到現(xiàn)代化檔案管理中。值得注意的是檔案管理工作程序非常多，需要不斷記錄最新數(shù)據(jù)，及時對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，屬于緩慢型管理。當前社會越來越關注檔案管理現(xiàn)代化建設，檔案管理工作開展期間，包含很多管理階段，不同檔案管理階段呈現(xiàn)出不同的檔案管理原理。從客觀角度來講，檔案管理的很多活動嚴重阻礙了社會中各種檔案之間的溝通以及交流，檔案管理具有封閉性特點，因此檔案的管理與檔案的利用之間存在一定的沖突性，這種沖突性激發(fā)出各種檔案管理矛盾，這期間就需要嚴格遵循檔案管理原則，主要包含標準化、簡潔化、統(tǒng)一化、通用化以及最優(yōu)化。

1.1 標準化：檔案管理原理中標準化主要是指在檔案管理中需要根據(jù)基礎管理標準、技術管理標準為出發(fā)點。基礎檔案標準管理需要注意，根據(jù)相關規(guī)定進行檔案管理，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。技術檔案管理標準主要是現(xiàn)代化檔案管理中一定要積極引進先進檔案管理設備以及各種電子信息技術，合法、合理的對檔案進行管理。

1.2 簡潔化：簡潔化主要是因為檔案管理信息比較繁雜，同時數(shù)據(jù)更是非常多，需要盡量保證檔案管理的各種類型簡潔化，將重復多余的檔案管理項目進行刪除，減少檔案管理的冗余環(huán)節(jié)，這樣才能真正實現(xiàn)檔案管理的高效、簡潔。

1.3 統(tǒng)一化：檔案管理還需要嚴格遵守統(tǒng)一化原理。統(tǒng)一化主要是樹立明確的檔案管理目標，對各個類型的檔案管理都需要遵守統(tǒng)一的管理規(guī)范；不管是檔案還是檔案內(nèi)容存在的不同，都需要進行統(tǒng)一管理，不斷改進檔案管理中存在的疏忽以及偏頗問題；檔案管理手段以及模式積極實現(xiàn)統(tǒng)一。

1.4 通用化：通用化在檔案管理中的體現(xiàn)主要在檔案重復管理方面。檔案管理中包含文書立卷、檔案編號、檔案鑒定以及檔案標引等各種程序，這些程序的管理都需要統(tǒng)一操作，及時對各項目的管理進行更新，保證檔案管理能夠跟上社會發(fā)展的步伐。

2 檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運用策略

2.1 反饋原理的運用

在檔案管理工作中，反饋原理可以簡單理解為檔案信息得到利用后的認識與創(chuàng)新。檔案信息的價值取決于其在社會中能夠發(fā)揮出的作用，而非是檔案管理工作的完善與否，因此即便當前的檔案管理工作尚不夠完善，但檔案信息本身的價值卻并不會因此而受到影響。因此，檔案管理現(xiàn)代化需要以反饋原理為基礎，將檔案提供利用環(huán)節(jié)充分重視起來，使檔案信息最大化的發(fā)揮出自身價值，并實現(xiàn)對其社會效益、經(jīng)濟效益的全面反饋。這樣一來，檔案信息的重要性能夠被充分體現(xiàn)出來，而人們也能夠正確認識到檔案管理的現(xiàn)實意義，進而對檔案管理進行更多的了解，并提供更多的支持，這對于檔案管理現(xiàn)代化來說是非常關鍵的[3]。另外，檔案信息的使用反饋還能夠及時體現(xiàn)出當前檔案信息的問題以及其在實際應用過程中存在的不足，而檔案管理人員則能夠在基礎上對當前檔案管理的結構、內(nèi)容、模式等多方面展開針對性的創(chuàng)新、改進、拓展，從而更好的滿足社會對于檔案信息的需求，促進檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

2.2 系統(tǒng)管理原理的運用

系統(tǒng)管理通常是指相對于分割式管理模式的一種管理思想，其主要目的是一整體觀念為核心構建一個相對龐大且系統(tǒng)化的管理模式，從而實現(xiàn)對系統(tǒng)工程的有效管理。而在檔案管理工作中，系統(tǒng)管理原理則可以理解為不同工作環(huán)節(jié)、工作內(nèi)容在實際工作中的有效溝通與協(xié)同合作，這對于解決當前檔案管理工作中各部門各自為政的問題能夠起到很大的幫助。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員必須要對系統(tǒng)管理的重要性進行充分的認識，將檔案管理工作看做是一項系統(tǒng)工程，明確自身在這一系統(tǒng)中的責任與作用。而管理人員則需要堅持系統(tǒng)管理的思想展開管理工作，加強各部門的工作信息溝通，注意對各部門工作進行有效協(xié)調(diào)，從而改變各部門的工作狀態(tài)，加深各部門間的工作聯(lián)系，使檔案管理的工作效率得到大大提升。

2.3 整分合原理的運用

整分合原理要求管理工作必須要從系統(tǒng)工程的整體入手，了解發(fā)展過程，總結發(fā)展規(guī)律，同時將整體分解為不同功能的部分，之后在通過合理的組織使各個部分能夠合為一體，使系統(tǒng)工程的分工更加明確。各部分聯(lián)系更加緊密。而在檔案管理工作中，則需要基于這一管理思想展開對管理目標的制定，對檔案管理工作的當前實際情況以及具體流程進行了解，確立科學合理的整體目標，之后根據(jù)檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案收集等各個環(huán)節(jié)將整體目標細化為各部門的具體工作目標，同時對工作責任、職能范圍進行明確。而在實際工作中，則需要通過針對性的組織管理來將各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容綜合聯(lián)系起來，這樣一來，檔案管理不僅能夠實現(xiàn)各部門的明確分工，使各部門的工作職能得到更好的發(fā)揮，而檔案管理的工作效率也會隨之提升。

2.4 動力原理的運用

從檔案管理工作的角度來看，我們可以將動力原理簡單理解為對科學技術、硬件設施等因素的充分利用，而在當前形勢下，檔案管理工作則需要將技術創(chuàng)新、硬件基礎設施建設、人才培養(yǎng)等工作重視起來，對現(xiàn)有資源進行最大化的合理利用，從而將科學技術、先進設備、信息系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮出來，為檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)提供強有力的基礎與動力。

3 結語

檔案管理工作是一項復雜的系統(tǒng)工作，耗時較長，只有充分認識案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的實際應用價值才能不斷的提高檔案管理工作的有序性、科學性、完整性以及安全性。在實際的應用中，應該不斷提高檔案的保護意識與管理能力，減少外界環(huán)境對檔案資料的破壞，實現(xiàn)檔案管理對于社會的現(xiàn)代化建設和國民經(jīng)濟發(fā)展的重要實用意義與價值。