關于企業檔案管理體制改革的探討

文/陳麗娟，山東誠祥建設集團股份有限公司

1 引言

在經濟體制改革的不斷推動下，從以往的經驗來看，檔案管理體制還不能很好地適應新時期市場經濟的要求，在某種程度上制約了企業的健康可持續發展，因此，檔案管理也一直處于較為被動的狀態。在新時期如何做好檔案管理的體制改革工作已經成為重點和要點，需要相關工作者做好這方面的研究和分析。

2 企業檔案管理體制存在的問題研究

2.1 企業檔案管理體制過分依靠行政力量，缺少自我發展動力

在我國傳統企業發展過程中，檔案管理體制存在非常明顯的問題和缺陷，就是過于依靠行政力量，自身發展動力不足。為了推動企業檔案工作的長期發展，黨和政府也批準和下發了一系列文件，如《技術檔案室工作暫行通則》《自然科學研究機構檔案工作的意見》等，主要是運用以上部分行政手段進行檔案管理，由此也形成強大的外部推動力，這些在檔案管理工作中占據了非常重要的地位。盡管此種推動力價值明顯，但是在當前的市場經濟條件下已經明顯力度不足，政府成為檔案體制以及管理的宏觀調控者，企業自身力量逐漸弱化。

2.2 缺少學習優秀企業的機會，檔案管理手段落后

現如今，檔案管理工作在一些優秀的企業中得到了較高的重視。檔案管理工作相對煩瑣復雜，需要耗費較大的人力和資金，在這些優秀的企業中檔案管理工作都有具體的預算，將成本控制到最低，以此來擴大企業的利潤空間，另外，這些優秀的企業運用數字化管理手段，使檔案管理工作更加簡單快捷，通過數字化集成系統，將每份檔案都做到清晰明了。然而，一些企業認不清檔案管理工作的重要性，檔案管理工作人員得不到有效的學習機會，仍然在使用落后的管理手段，這就使企業在競爭中處于了不利的地位。

2.3 檔案管理人員綜合素質不夠高，專業能力不夠強

在企業檔案管理工作中，檔案管理工作人員的能力和素質，是做好檔案管理工作的重要因素。檔案管理工作人員不僅要有極強的檔案管理意識，對檔案管理工作有很強的積極性，熱愛檔案管理工作，還要有很強的法律意識，懂得檔案保密的重要性，熟悉檔案管理工作的專業知識，具有較強的綜合能力。同時，檔案管理工作作為一項服務性質的工作，其管理人員的服務意識也是很重要。但是，在企業檔案管理這一重要工作中，工作者的綜合素質和能力均不高，工作效率低，對于工作的保密意識弱，有些工作人員，不但專業能力不足，服務意識還比較差，甚至因為一些小事與用戶產生矛盾，影響用戶體驗和公司的整體形象，這就是很多情況下，檔案管理工作狀況百出的原因。

3 企業檔案管理體制改革的建議

3.1 提升企業檔案管理工作水平

企業倡導建立合理、科學的檔案管理制度約束管理行為，在檔案收錄、檢索等工作方面進行創新性變革，檔案管理工作可以實行“三位一體”管理制度，這種管理制度要求管理方法與管理流程進行對應，信息收集嚴格符合檔案管理流程要求，各個環節相互牽制、相互輔助、相互呼應，能夠合理化企業檔案管理平臺建設，提升企業檔案管理信息實用度，對企業進行企業改革起到推動作用。在進行檔案管理時也應該注意收錄檔案的質量與信息的完整性，在進行檔案收集后需要對檔案信息進行挑選，將不符合收錄要求的檔案信息重新修改，將繁雜、冗長的檔案信息進行刪減后收錄。真正能夠收入企業檔案的應該是能夠反映企業人事狀況、經濟發展狀態的真實信息，能為企業發展提供更多經驗與參考信息，有效幫助提高企業檔案質量。相關工作人員應該及時更新檔案信息防止信息遺漏，保證及時、準確將企業信息計入檔案，不能貪圖數據美觀就迫于壓力私自修改信息，要保證企業檔案信息的真實客觀性。

3.2 企業檔案管理體制構建走市場化道路

市場化永遠是企業管理未來走向的重要參考和趨勢，更是世界行政改革的共同趨勢所在，引領著各大企業的改革。我國企業檔案管理體制建立必須參考市場要素，因為市場在資源配置中起決定性作用，檔案資源是企業信息資源管理中不可或缺的基礎，企業還需要按照市場化競爭和運營來進行檔案體制管理；檔案資源是企業發展不可或缺的信息資源，因此企業還需要按照自身的情況、競爭的體制不斷地改善檔案管理體制；企業檔案管理工作要為企業生產經營提供建議和意見，檔案工作在市場中進行，那么必須按照市場的需要做好檔案信息存儲和檔案資源的開發工作，不斷創新，讓日益增長的檔案信息符合企業發展的需要，使企業檔案工作更好地為經濟建設服務。檔案工作有了方向和目標才能夠完成市場交給自己的多種任務。

3.3 法制化是企業自主檔案管理發展的目標

檔案管理體制的法制化道路首先是檔案行政執法檢查與業務指導之間要分步驟進行，檔案要進行行政執法檢查，這是法律上的一種強制性行為，每一個企業都需要接受檢查，這是對檔案負責的態度，更是對檔案的保護，保障移交的順利。檔案業務指導并不是檔案體制法制化的內容，這屬于非強制性的行為，不是義務和責任層面的。檔案的執法檢查還需要以法律法規為根本依據，為企業提供技術層面的服務。檔案執法檢查應確定執法的程序和執法方式，并且做好行政執法管理相關通知，這樣在檔案的管理上就會更為突出，讓管理方法和管理途徑也相對完善。

4 結語

綜上所述，本文對企業檔案管理體制改革作出分析和研究，認為目前企業檔案管理體制還存在一些問題，必須對檔案管理體制進行創新，需要從市場化、社會化、法制化以及信息化角度做好檔案管理體制完善工作。