淺談審計工作對物資管理的指導作用

文/張鵬，國網新疆哈密供電公司

1 引言

通過參與物資審計工作，學會了如何從審計的角度來看待物資管理問題，逐漸掌握了通過數據信息分析、現場實物核查等方式發現風險和隱患的方法，更加深刻理解了審計工作對專業管理的幫助作用，結合實際工作也切實發現了管理中的疏漏與缺失。

2 物資審計檢查要點

物資審計檢查要點分為5大項19小項52條，涵蓋從采購計劃直至庫存、廢舊物資處置等一系列管理過程。

2.1 物資采購管理

2.1.1 采購計劃不準確：1）未按規定將所需設備和材料納入物資需求計劃；2）上報物資計劃與設計文件不一致；

2.1.2 采購計劃調整審批不到位：1）采購計劃調整未經相關主管部門審批；2）采購計劃調整后未取消采購訂單。

2.1.3 質量監督管理不到位：1）物資質量監督檢查不到位；2）未對供應商不良行為進行處理和督促整改；

2.1.4 應甲供物資轉乙供：1）乙供物資價格高于同期市場價（中標價）；2）在庫物資未優先利庫。

2.2 物資出入庫管理

2.2.1 物資出入庫手續不合規：1）物資未經驗收即投入現場安裝；2）ERP系統確認出庫的物資未到現場；3）項目物資領用無手續或手續不齊全。

2.2.2 物資虛假出入庫：1）利用項目虛假領料形成帳外物資；2）頻繁領退料，導致工程成本不實。

2.3 物資庫存管理

2.3.1 庫存物資管理不規范：1）未定期對庫存物資進行盤點；2）庫存物資賬實不符；3）非注冊庫管理不規范；4）物資倉儲管理存在安全隱患；5）注冊庫內存放其他物資。

2.3.2 寄存物資管理不到位：1）未簽訂寄存協議擅自寄存物資；2）長期寄存物資監管不力，造成物資流失；3）超規定范圍寄存物資。

2.3.3 結余物資管理不到位：1）結余物資未足量回收；2）結余物資長時間存放在倉庫，未及時進行綜合利用；3）結余物資帳外存放。

2.4 廢舊物資管理

2.4.1 拆舊計劃編制、執行不合規：如初步設計中的拆舊清冊編制不規范。

2.4.2 拆舊物資未及時足額回收：1）拆舊物資未足額退庫；2）拆舊物資以料代工。

2.4.3 拆舊物資保管不到位：1）拆舊物資未按資金來源、項目名稱退庫；2）拆舊物資與在建物資混放；3）出售的廢舊物資出庫手續欠規范。

2.4.4 拆舊物資鑒定不及時、不合規：1）拆舊資產報廢未履行報廢手續；2）違規報廢可利用拆舊物資；3）未按規定及時完成報廢手續。

3 審計方法簡述

物資管理涉及計劃、采購、履約、倉儲等多個管理環節，審計檢查方法大體相似、略有不同。在此僅以倉儲管理為例，簡要說明審計方法與步驟。

3.1 摸清倉庫主數據

重點排查是否存在登記注冊倉庫之外的非注冊倉庫、物資出庫后的臨時或其他暫存點；明確地點、規模、業務類型等；

3.2 收集庫存物資信息

系統抽取當期庫存信息明細；查閱盤點表、出入庫原始憑據等；重點排查庫存信息中長期積壓、大額庫存、超過保質期等異常信息。

3.3 按照排查結果“以賬對物”、“以物對賬”現場核實

3.4 查閱物資配送模式

查詢配送服務招標結果及記錄、配送費用記錄與結算方式等；查閱到貨交接單、驗收單、配送單以及審核、資金結算資料等。

3.5 排查廢舊物資處置流程

查閱年度退役計劃及清單、庫存物資報廢清單、報廢退役退出物資報廢批復手續、入庫保管記錄、集中拍賣處置等資料。

4 突出問題成因分析

自查發現庫存物資積壓、項目拆舊物資管控缺失等各類問題，其成因主要是。

4.1 物資需求偏差

一是因需求計劃不準確、項目計劃取消等原因，工程物資結余退庫。二是為規避需求計劃偏差的影響，物資“應退未退”。三是為完成計劃，一次性將項目物資全額領用、單獨管理，缺乏有效管控和監督。

4.2 平衡利庫工作未落實形成庫存積壓

一是需求計劃審查階段未有效開展平衡利庫，物資重復采購形成積壓。二是結余物資退庫不及時，利庫率偏低形成積壓。

4.3 拆舊管理與廢舊處置存在盲區

一是未充分利用“綠色通道”，報廢退役資產長期存放。二是拆舊物資未建立完善的臺賬管理，且未及時開展技術鑒定。三是拆舊物資混放，造成“應用未用、應廢未廢”。

5 采取的對策和意義

針對上述問題原因，首先物資管理部門要積極主動開展制度規定的培訓教育，及時把最新的管理規定和要求傳達到各需求單位。其次結合本單位工作實際，從物資管理內控制度入手，從頭至尾梳理物資采購供應鏈，填補空白、盲區、漏洞和管理死角。第三是在嚴格執行國家法律法規和企業管理規定的基礎上，加強與需求單位的業務聯系，共同強化業務有序銜接，對出現需求偏差、采購疏漏等異常情況，應當認真核實、調查清楚后迅速采取糾偏措施。

物資審計的意義在于發現問題、調查原因、提出建議，最終達到提高物資管理水平、降低企業運營成本、堵塞管理漏洞的目的，更有利于建立健全物資管理各環節的管理制度。作為一名物資管理者，要把規范化、標準化、精細化的管理要求貫穿始終，有效提升企業綜合效益，為企業發展不斷注入新的動力。