淺談企業物資集中采購及其風險控制

魯芳

中海油能源物流有限公司 天津 300000

集中采購的目的就在于通過采購數量的增加使得經濟折扣變大，由此在較低的價格區間內獲得高質量的生產物資，使得企業的采購成本能夠得到降低。集中采購的優勢就在于通過大批量的采購使得采購成本、物流成本以及人工費用能夠得到降低，同時通過對供應商的集中選擇，能夠更有利于追溯問題根源，獲取更高質量的售后服務。物資集中采購的質量水平將對企業的資金鏈造成直接影響，因而就需要對其中的風險進行合理控制，進而優化企業運行的整體成本結構。

1 物資集中采購過程存在的問題及風險分析

采購風險主要包含人為風險、管理風險、合同風險以及經濟風險等，由此將導致企業在采購成本上面臨極大的成本支出。以某能源公司為例，其在能源采購的過程中實現了產、運、銷一體化的運營體制，因而其對物資集中采購將有著更高的要求，但由于能源運作的各個板塊具有一定的差異性，使得企業在提交需求計劃時有效的形成規模化的采購體系存在一定難度，由此將增加集中采購的風險。因而以下將對集中采購中的風險進行分析，并做好應對策略，以期更好地提升企業集中采購的經濟效益水平。

1.1 物資集中采購的風險辨識

在采購過程中主要存在的貨源風險在于采購計劃制定的合理性、供應商的信譽情況、合同簽訂的規范性以及物資儲備上。對于能源企業而言，其在物資采購上所需要顧及的物資種類、內容更具繁雜性，因而就需要基于物資分類指南進行采購風險的控制。在實際采購過程中可以通過采購方式的選擇、物資質量控制以及采購付款方式選擇等實現對采購風險的有效控制。

1.2 經濟風險

能源企業對外進行集中采購過程中所面臨的風險來自諸多方面，例如當地的政策導向、經濟水平、地區發展規劃等，在這些因素的共同影響下極有可能會產生一定的風險。除此之外，集中采購風險還會與國際形勢、經濟政策、市場供需、企業的自身經營情況以及價格波動等因素的變化密切相關，在這些不定性因素的影響下，便直接增大了違約的風險性，以下便是一些人們常見的經濟風險影響因素：

（1）文件編制不嚴謹。集中采購文件是對采購人員產生約束作用的重要文件，實際上集中采購文件編制的規范性與集中采購的結果和質量出現直接的關聯性。如果集中采購文件編制中存在不符合標準的現象，在集中采購文件與實際情況存在較大出入時，將導致評價工作難以開展。同時在后期的企業發展中如果存在糾紛等問題，不嚴謹的集中采購文件也將產生一定的經濟風險。

（2）合同簽訂不規范。為了更好地避免偶然性因素而導致經濟風險出現的概率，供應商通常在報價或投標文件上進行總價的提升，進而導致采購企業總成本的提升。企業通過選用適當的合同模式，如可調總價合同、固定總價合同或者固定單價合同等的方式，將通貨膨脹風險轉移到業主層面上，以此更好地將其由于合同簽訂不規范所產生的風險。此外，在合同的初步擬定之時，合同的不規范風險更多偏向于供應商方面，使得對于合同中存在的條件難以在后期建設中得到履行，進而導致一系列風險問題的出現。

（3）價格風險。物資集中采購經濟風險還體現在市場價格的不確定性上，導致采購失敗而形成的賠損風險。第一，原材料價格波動。是由于自然、經濟政策變動所造成的。第二，產品價格波動。可能是供應商在采購過程中相互串通、社會通貨膨脹、某些供應商壟斷市場而導致價格提高。價格風險多為不可控風險，但通過市場調查和分析，一定時期內簽訂具有保護性條款的采購合同等方式，可以減小價格風險對集中采購的影響，因此價格風險常為一般風險。

1.3 計劃風險

由于在實際集中采購的過程中所涉及的物資種類較多，以及流程存在一定的復雜性，在進行計劃的過程中將會產生更多的風險。在實際的集中采購工作中一般牽涉到多個部門協同，在進行采購計劃制定的過程中將受到多種因素的影響，由此使得計劃的風險因素大幅度增加。比如，實際的集中采購的計劃時間較為緊迫，尚未對采購的交貨期限進行充分考量；在實際的現場人員難以回應集中采購需求，導致方案編制不嚴謹的現象等等諸多風險。

1.4 信息偏差風險

在實際的集中采購以及供應商協商過程中，在信息技術的運用和專業性的提升上存在一定差距，同時由于市場的變動性，供應商能夠更加精準地對市場信息作出反應，而集中采購方則處于劣勢地位。由此可見，由于實際信息獲取存在信息不對等或信息偏差等風險，在進行談判時雙方的平等性難以得到體現，甚至可能出現供應商虛報價格、價格偏離過大等現象。

當出現采購方與供應商之間信息不對等，或采購方不夠了解采購市場時，可以采用招標模式進行物資集中采購，通過招標有效的避免采購方信息偏差的問題。

1.5 物資驗收風險

物資驗收主要包括物資數量以及質量上的驗收，在物資入場之前就需要嚴格按照合同、訂單或進料計劃進行發票、送料憑證上的核對，由此更好地確保物資入庫的數量能夠與合同規定的相一致。其次，則是在質量驗收上需要由技術部門的人員進行鑒定驗收，并且需要開具驗收合格證明，以此確保進場物資的質量，使得企業采購的質量能夠得到保障。但在實際的操作過程中依然存在驗收人員責任心不強、無嚴格執行驗收程序等的現象，由此將增加物資驗收的風險。

2 防范物資集中采購風險的主要對策

2.1 制定科學的集中采購計劃

根據目前的庫存情況、消耗情況等問題，對庫存的需求量精確的推算，并以此為依據，制定科學的采購計劃。根據這個采購計劃，避免出現采購不足或者過度采購的情況發生，保證生產平穩有序的進行。在制定采購計劃之前，要銜接落實采購物資資源的需求，明確所需物資的數量、質量和運輸方式、交貨日期等內容，進而編制資源配置計劃，結合庫存及生產進度進行實際采購安排。

另外一方面，制定好了科學合理的采購計劃之后，也要根據市場情況靈活調整，但不能盲目更新原先制定的采購計劃，要能了解市場變化，抓住機遇或者避開危機。公司生產經營計劃部門根據公司批準的資源配置計劃分批分量在ERP系統中維護采購申請，以此更好地提高采購的合理性。

再者，提高采購計劃的科學性實際上是降低經濟風險的重要措施，因而在集中采購計劃的制定時，就需要將采購相關法律與單位的規章制度、管理方法結合起來，提前做好集中采購計劃，更好地結合能源企業的特點進行物資以及供應商的選擇。在制定完集中采購計劃后，還需要結合相關的計劃表提高采購計劃的合理性。而在合同簽訂的過程中，清楚劃分違約的責任，明確雙方的責任范圍，避免雙方因責任劃分不明確而相互推諉。當合同違約原因是因為供應商的責任時，供應商應該按照合同的要求進行違約賠償，由此降低能源企業采購經濟風險。

2.2 構建有效的監督機制

完善監督機制是降低企業集中采購風險的重要因素，通過增加監督機制進行相關工作的監管，從而更好地推動采購工作質量的提升。在整個監督過程中，要明確貫徹落實事前參與監督、事中參與內控、事后參與核實評價的流程，從而提高控制的有效性。不同的監督主體在操作的過程中其側重點將有所差異，因而在監督管理工作中就需要做好各方的協調工作，以此形成監督合力使得企業采購的工作質量得到提升。

2.3 優化供應商選擇

在采購物資的過程中需要對供應商的資質以及信譽情況進行調查了解，同時還需要對比供應商之間生產設備的水平，對物資的質量和性能進行檢驗，從根源對物資進行質量的控制，避免在后期的采購過程中相關質量問題的出現，降低企業的經濟損失；其次，為了更好地提高對物資質量的控制，就需要通過現代信息技術對物資的品質參數數據進行統計和分析，進而通過互聯網大數據等共享的方式，為優化供應商評估方式奠定良好的基礎。

3 結語

總而言之，在集中采購的模式下相對于傳統的采購模式將節約大量的庫存成本、采購成本使得企業的經濟效益水平得以提升。在集中采購的過程中依然存在不同的風險因素，這就需要結合實際的采購情況進行采購策略的優化，由此更好地提升采購物資質量，同時確保實現經濟效益的提升，進而推動企業朝著可持續性的方向發展。