檔案電子化管理在醫院檔案管理中的應用探討

文/何結芳，中山市古鎮人民醫院

醫院檔案電子化管理應當形成完善的體系，創新電子檔案管理工作的制度，著力構建完善的電子檔案管理工作方法，從而針對性解決檔案電子管理的問題。

1 醫院檔案電子化管理的主要問題

1.1 缺乏科學的管理體系

現代醫院的規模不斷擴大，大型醫院的部門較多，與基層社區醫療機構的聯系日益緊密，海量的數據信息需要推廣電子化檔案管理的工作方式。但是，當前醫院檔案管理工作的體系不健全，不少醫院未能建立起基于電子檔案的管理體系，部分職能部門還停留在紙制檔案管理的工作方式下。首先，醫院推動檔案管理電子化的投入不足，沒能根據醫院檔案管理電子工作的現實需要制訂工作計劃，沒能明確檔案管理全電子化的普及時間點，不能基于電子檔案管理需要大力引進相關的技術設備，電子化檔案管理設施設備不足，影響檔案電子化的工作進程。其次，當前醫院還缺乏專職的檔案管理中心，電子檔案運行的過程中缺乏必要的監管機制與指導機制，不能及時對電子檔案運行中的問題進行有效治理。第三，當前基層醫護人員沒能重視檔案管理的電子工作，電子檔案管理的意識不強，醫務人員缺乏專業的檔案管理知識，不能在電子化環境下有效的報送檔案信息，降低了醫院電子檔案的質量。第四，醫院領導沒能充分的重視開展電子檔案管理工作，不能加強電子檔案管理的宣傳工作，沒能形成良好的全員參與檔案電子化建設的氛圍。

1.2 人員技術素養的不足

醫院實現檔案電子化管理，為智能化的醫療數據共享打基礎，還要引進專業的檔案管理人才。目前醫院的信息化檔案管理人才的數量有限，現有的檔案管理人員不具備較高的信息素質。醫院沒能大力引進高端檔案信息人才，現有檔案管理人員不掌握信息化時代電子檔案的應用方法，檔案管理人才的質量水平制約了檔案管理工作效率，沒能滿足未來檔案電子化建設需要。醫院還未能加強檔案電子化操作方法的普及，不能加強基層醫務人員電子檔案管理能力的培訓，因此降低了檔案管理工作質量，沒有提高檔案管理工作效率，影響了檔案管理工作水平。

1.3 缺乏優化共享平臺

檔案管理電子化建立有效的工作平臺基礎之上，但是醫院的電子檔案管理平臺的開發水平較低，現有的電子檔案管理平臺的界面友好性不足，檔案電子管理的操作較為復雜，因此制約了電子檔案的供給與使用效率。首先，醫療缺乏足夠的資金對電子檔案管理平臺進行不斷的優化，現有電子檔案管理平臺不能實現多類型電子數據信息的有效存儲，檔案管理系統的糾錯能力不足，因此不能有效的指導基層人員使用和上傳電子檔案。其次，檔案管理界定在的抽象性較強，一些基層醫務人員不具備豐富的信息技術知識，因此導致在操作電子檔案時體驗較差，不利于實現電子檔案的有效應用，制約電子檔案系統的廣泛普及。第三，當前電子檔案在使用的過程中還存在安全隱患，軟件漏洞容易導致電子檔案數據的丟失，在電子檔案的運行過程中存在安全隱患。

2 實現醫院檔案管理電子化的措施

2.1 提高信息化管理水平

醫院檔案管理電子化建立在完善的信息技術體系之下，醫院應當大力倡導引進先進的檔案管理技術，不斷更新檔案管理技術設備，圍繞著醫院檔案的使用需要制定完善的檔案管理工作改進計劃，切實把大數據、云存儲、智能化、互聯網+理念引進到醫院檔案管理工作的體系當中。首先，注重提高檔案信息化建設工作，持續性的加大檔案管理工作的投資，從長遠考慮配置專業的檔案管理人才，提前為醫療檔案管理事業的改革做好規劃，在順應時代潮流的基礎上不斷推動檔案管理的改革，進一步在不斷的系統維護升級中做好基層性的網絡建設工作。其次，構建完善的檔案管理工作體系，實現對醫院工作數據信息的全流程收集，注重在辦公自動化系統與互聯網業務區分的基礎上構建有效的檔案管理體系，推動檔案硬件設備的不斷升級，及時對各種流動信息進行有效存儲，進下完善基礎服務設施，構建專業化檔案管理運轉體系。

2.2 提高管理人員素質

做好醫院檔案的電子化管理工作必須依靠強有力的管理隊伍，只有提高醫院檔案管理人員的專業技術水平，才能滿足醫院檔案管理工作的現實需要。首先，應當加強檔案管理人員的信息化水平，注重對信息技術進行廣泛普及，促進醫院檔案管理專業技術人員和醫務人員熟悉檔案管理系統的使用方法。其次，加強對檔案管理人員的專業技術培訓，促進檔案管理人員掌握先進的檔案管理辦法，提高檔案管理人才的系統開發與綜合維護能力，注重根據用戶的個性化需要進行智能化與個性化的檔案管理工作。第三，還要引進專業的檔案管理工作人才，注重在醫療與檔案管理兼顧的基礎上引進高端的醫療檔案管理工作人才，著力提升電子檔案系統開發的能力。第四，還要加強檔案管理人員的培訓，強化全員的檔案信息意識，注重由專業的信息技術企業或高校派員加強檔案管理技術培訓，不斷提高檔案管理工操作的科學化水平。

2.3 健全檔案管理機制

解決醫院檔案管理工作的主要問題，還要健全醫院檔案管理工作的機制，促進檔案管理工作的規范化，不斷提高醫院檔案管理工作的整體水平。首先，引進現代化的醫院檔案管理設備，著力健全醫院電子檔案管理機制，完善醫院檔案管理工作的標準，明確電子檔案管理的注意事項，達到檔案管理規范化、科學化、系統化目標，解決醫院檔案管理工作的具體問題。其次，對醫院檔案管理運轉流程中的問題進行梳理，根據電子檔案管理的現實需要完善相關標準與制度，在明確檔案管理崗位責任制的基礎上，有效的落實各層級人員的檔案管理工作責任。第三，建立有效的電子檔案管理監督考核機制，加強對檔案管理人員績效考核，在一系列獎懲制度下促進檔案電子化管理的順利實施。第四，還要建立有效的外部監督體系，發揮相關專業供應企業的評估作用，在專業檔案管理部門的監督下促進醫院檔案管理工作的高效運轉。

3 結論

檔案電子化管理應當建立過關的信息化管理體系，強高檔案管理人員與應用人員的電子意識，在一系列規范化的檔案管理制度下推動電子檔案的廣泛普及，提高電子檔案的應用效率，解決檔案管理中的具體困難。