醫院行政檔案管理存在的問題及創新途徑

麻守萍

東遼縣白泉鎮中心衛生院 吉林東遼 136600

1 醫院檔案管理的意義

醫院檔案管理對醫院的進步發展具有重要作用：第一，可以為醫院相關領導的決策提供準確的理論依據，帶動醫院的穩定發展，為醫院的規范管理打下堅實基礎。第二，可以加強對醫療技術的監督管理，為開發新技術提供理論依據。第三，構建完善的醫療設備，提高醫院的醫療水平。第四，可以積極對醫療技術進行記錄推廣，帶動醫療行業的整體進步。第五，通過檔案記錄，提升相關決策的準確性，從而提高醫院經營質量和效果[1]。

2 醫院行政檔案管理存在的問題及其原因

2.1 存在問題

當今醫院行政檔案管理存在很多問題。例如，檔案資料的缺失，人員信息不全，檔案管理不規范等諸多問題。第一，很多醫院工作者的信息和科研成果，經常會因當時檔案記錄收集不及時或檔案的年限過長而導致缺失。第二，在醫院行政檔案中也經常會存在張冠李戴現象，大大增加以后辨識資料的難度。第三，有些醫院會出現無編號、無標題、無蓋章的三無文件，無法進行醫院行政檔案管理。第四，原始記錄的丟失，讓醫院行政無法做到檔案的集中收集、歸檔保存。

2.2 問題原因

第一，因醫院檔案室發生意外而導致檔案丟失。例如，火災水災等非抵抗性原因，在自然災害的影響下檔案破壞及缺失。第二，因為醫院行政檔案管理制度和設備存在缺陷，醫院的紙質檔案和電子檔案都應是保密保存的，很多醫院的檔案管理室較為陳舊，設備比較落后，經常會出現因設備故障而導致電子檔案丟失的現象。所以，提升檔案管理技術和升級檔案管理設備，刻不容緩。第三，因不法分子的入侵和偷盜，導致部分檔案及科研成果的丟失。第四，作為醫院行政檔案的直接接觸者，醫院行政檔案管理人的不當行為，對醫院行政檔案的保存是災難性的打擊，甚至很多不當行為是觸犯我國法律的[2]。

3 醫院檔案管理創新途徑

3.1 打破傳統管理理念

醫院檔案具有真實性，對醫院的整體形象具有重要作用。檔案記錄的內容會對醫院日后的管理工作起到一定影響作用，檔案管理相關工作人員要打破傳統的管理理念，設置專門的檔案管理部門，招納一定的檔案管理人員，保證檔案管理工作人員的專業性，改進其工作中存在的不足，保證檔案管理工作的實用性，體現醫院檔案管理的應用價值。

3.2 充分利用互聯網信息技術

隨著信息技術的快速發展，醫院要對檔案管理模式進行創新改進，將傳統的紙質檔案轉變為電子檔案方式，充分利用互聯網信息技術，對大量的檔案進行統一收集、分類、整理。不僅可以節約工作人員時間，減少工作任務量，還可以提高工作效率。通過構建網絡電子檔案管理平臺，將檔案按照一定規則進行分類，以數字化形式構建檔案查詢系統，為用戶提供更便捷的服務。在把紙質檔案轉變為數字電子檔案后，可以將檔案與信息進行分離，設置嚴格的查看使用權限，實時保證檔案的保密性。充分利用網絡平臺，實現計算機操作進行查找檢查，將文字檔案信息數字化，建立虛擬的檔案室，使檔案管理工作更加規范。同時，醫院檔案管理相關工作人員要積極結合社會發展趨勢，在檔案存儲保管過程中，逐漸向信息數字化管理模式轉變，切實體現現代化信息技術的應用價值。比如，運用條形碼形式進行存儲、查找，提高檔案管理工作的質量和效果。另外，醫院要不斷開發新型檔案管理信息資源，將檔案信息管理與醫院的日常工作進行有機結合，體現檔案管理工作的最大優勢[3]。

3.3 對檔案管理人員進行培訓

醫院在經營過程中，要不斷創新改進檔案管理工作。醫院要大力培養檔案管理人員的專業素質，實現檔案管理工作的價值。醫院要定期組織檔案管理工作人員進行培訓，或者邀請社會相關專業人士開展講座活動，增強檔案管理人員對檔案管理工作的認識，使其形成檔案管理意識，掌握相關的技術技能。同時，使檔案管理工作人員可以熟練操作計算機，運用先進的科技技術提高工作質量和效率，滿足社會進步對檔案管理工作提出的要求。通過對檔案管理人員進行統一培訓，可以有效體現檔案管理工作的規范性，突出醫院檔案管理工作的意義。

3.4 針對特殊檔案安全管理

重視各部門的特殊檔案管理，在醫院的日常工作生活中，各部門都會存在一些特殊檔案，而這些檔案需要特殊對待，特殊管理。例如，在醫院檢驗部門，特殊性疾病應進行安全性管理。例如梅毒、艾滋病等具有高度傳染性的疾病，對這些疾病的文字檔案與電子檔案應進行特殊性管理，歸入特殊領域檔案部分，及時與疾控中心進行聯系并將檔案進行移交歸檔；在醫院內，也應針對這些患者的個人信息進行安全保存，避免患者的信息遭到泄露引起人文上的壓力。另外，牽扯醫院內部利益的檔案也應進行特殊性安全管理，如醫院內部的藥物、手術器材、醫療器械等花費問題，應進行嚴格保密，避免遭到不法人士對這些資料進行偷竊或偽造。

4 結語

總而言之，醫院行政檔案管理是醫院工作中非常重要的一部分，因為醫院行政檔案中所記載的科研結果、人員調動、會議信息等都是醫院內部非常重要的文字檔案。他們的遺失可能會造成醫院運行障礙，或是影響醫院內醫療人員的晉升和職稱的評定。所以加強醫院行政檔案的管理，必須調動醫院檔案管理人員的工作積極性，也要發動醫院所有醫療人員、工作人員共同配合。要注重創新思維，只有思維創新，才能打破固有觀念，才能更好地提升醫院檔案管理工作，保持醫院的特色與活力。做好醫院行政檔案管理工作，需要各位同行的共同努力，只有大家群策群力，才能促使我國醫院行政檔案管理實現現代化。