淺談事業單位檔案管理信息化建設

文/于斌 馬健，泗水縣人力資源和社會保障局

1 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

1.1 檔案信息資源未能實現合理開發

檔案信息資源的利用價值開發屬于事業單位檔案管理的重要工作內容，但據調查得知，檔案管理信息化資源利用程度較低的問題普遍存在于我國事業單位。在實際走訪調查中，發現很多事業單位檔案管理人員認為過時的檔案信息不具備利用價值，這種認知下檔案信息資源的有效管理與開發自然難以實現。此外，我國事業單位檔案信息管理過于嚴格與信息資源合理開發問題也存在著一定聯系，較少的檔案信息開放量直接阻礙著事業單位檔案信息開發與共享。

1.2 檔案信息內容安全難以得到保障

檔案庫房曾長時間為事業單位檔案信息內容安全保障提供支持，但隨著檔案管理信息化建設的開展，檔案信息內容安全保障正面臨諸多新的挑戰。保證涉密資料的安全屬于檔案管理信息化建設的基礎，但很多事業單位往往忽略這一點，這就使得事業單位信息化建設后出現的公開信息資料審查程序不嚴、涉密計算機使用不規范等情況，都有可能威脅檔案信息內容的安全，一些非法分子很容易憑借竊取的信息達到不可告人的目的，事業單位甚至國家的利益都有可能遭受威脅。

1.3 信息化建設中的規范制度缺乏

制度不完善問題曾長期侵擾我國事業單位檔案管理工作，而隨著檔案管理信息化建設的開展，新一輪制度問題在這一工作中不斷涌現。事業單位的檔案往往會進行絕密、機密、秘密等不同等級的保密規格劃分，不同規格的檔案信息也需要給予不同的關注，但在實際調查中發現，很多事業單位在檔案管理信息化建設后存在著規范制度建設滯后的情況，這就直接導致不同保密規格的檔案未能在管理中體現出差異，同時引發的檔案保密系統混亂便很容易為不法分子提供可趁之機。此外，管理檔案電腦的不規范、隨意使用同樣屬于規劃制度缺乏的具體表現。

2 事業單位檔案管理信息化建設問題的解決措施

2.1 構建完善的檔案信息化管理體系

為了提高我國事業單位檔案信息化管理的效率，應構建完善的檔案信息化管理體系。檔案信息化管理的網站是查詢檢索信息服務的主要模式，其不但能夠方便信息的傳遞，而且便于信息的管理。在網站的建設中應保證其不斷升級完善，以便于滿足時代發展的需要。另外，在日常管理工作中可借助掃描儀將信息進行完整的復制，并儲存在計算機中，減少管理的費用。同時，還可構建檔案全文與目錄的數據庫，方便檔案的管理與分類。在檔案信息化管理中，需同傳統管理模式結合，彌補信息化管理的弱項，增強管理質量。

2.2 積極引入信息化建設專業人才

要想全面推進信息化建設，實現可持續發展，就必須要加大力度引進信息化建設專業人才，為信息化建設工作搭建起最廣闊的平臺，進一步確保信息化建設的高效性、便捷性與安全性。在平臺建設過程中，我們必須要將前期測試使用工作做到位，保證將測試工作落到實處，嚴格按照既定的操作要求來做好所有的改良的工作，不放過任何細小環節，全面提升系統操作的人性化，緊密配合事業單位工作開展的特點。

2.3 加大對先進技術設備的投入力度

信息化建設，最強有力的支撐便是先進的技術設備，技術設備的先進性是保證信息化建設高質量的重要力量。不管是軟件支持還是硬件支持，都需要嚴格依據事業單位的實際情況做出最佳的建設與管理方案。我們必須要嚴格按照事業單位自身的實際情況，來設置權限，完成好各項功能的開發與利用，竭盡全力提升系統軟件操作之間的兼容性，除此之外，我們還需要進一步加強安全管理維護的力度，控制系統操作設備的管理，對于涉密資料不能在外網環境下操作，需要保持在內網安全防護環境中，做好資料安全防護處理。

2.4 建立檔案管理網絡安全屏障

檔案信息的安全問題應該引起相關管理人員的重視，特別是對于事業單位來說，很多檔案資料都帶有保密性，一旦失誤泄露，后果不堪設想。因此，檔案管理部門需要通過有效措施來保障檔案信息的安全性，定期更新病毒庫和主機，并徹底查殺木馬等計算機病毒。同時，還可結合實際，設立資料借閱規章制度，借閱程序需要符合規定，實現檔案的有序管理。檔案資料在網絡間進行傳遞也需進行嚴格細化，可根據資料的核心程度以及重要程度，差異化的設置等級，通過這種方式，保證檔案的安全性。同時，國家也需盡快完善網絡安全法規，加大網絡犯罪的打擊和懲罰力度，為我國網絡環境凈化提供保障，給用戶創造一個安全、優質的網絡共享環境。

2.5 完善檔案信息化監督制度

不斷的完善事業單位檔案信息化建都制度，能夠有效的促進相關的工作合理的進行及開展。而且，相關的工作人員也可以在具體的監督下，調動自己的工作積極性，確保能夠按照相關的法律法規，更加主動的進行管理，同時還能夠確保相關檔案的信息安全。事業單位一定要合理的運用好內部監督以及外部監督。使能夠共同合作，互相結合，能夠促進及時的發現檔案管理的不足之處，及時采取相關解決措施，建立完善的信息管理系統。

總之，信息化時代，做好檔案管理信息化建設對提高事業單位的檔案管理水平、實現政務公開、促進事業單位良性發展均具有積極的意義。新時期，事業單位要充分利用互聯網技術，從檔案管理的管理制度、硬件設施、管理人員等方面入手，切實做好檔案管理信息化建設。