土地檔案管理存在的若干問題及對策

文/薛向楠，秦皇島市撫寧區(qū)自然資源和規(guī)劃局

1 土地檔案管理存在的若干問題

1.1 存檔設(shè)備落后，手段滯后

現(xiàn)階段來說，土地檔案管理采用的都是人工管理，具有一定的檔案存放場所和一定的管理模式。但隨著土地利用方式的增多，再加上土地信息公開增加了查詢和利用次數(shù)，提升了土地檔案管理工作難度。并且工作人員依舊采用過去落后的管理方式，檔案分類不到位，存在錯放漏放亂放等特點，增加了土地檔案查找的復(fù)雜性，一定程度上降低了管理水平和工作效率。

1.2 檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高

土地檔案管理對于土地資源的利用效率具有直接影響，但是，在實際的工作過程中對檔案從業(yè)人員的要求不高，于是導(dǎo)致了現(xiàn)在的檔案人員整體素質(zhì)偏低，服務(wù)意識不高。大部分工作人員仍處于被動工作狀態(tài)，不懂得積極主動地進行業(yè)務(wù)提升和方法改造。再加上自身專業(yè)知識儲備的陳舊性，跟不上檔案管理的快速發(fā)展，水平上有所欠缺。

1.3 信息化管理系統(tǒng)不夠完善

信息化時代，給人們帶來了便捷，提供了方便。傳統(tǒng)的檔案管理需要人為地進行控制，再加上查詢分類要浪費大量的人力、物力和時間。查找檔案時需要親自去進行業(yè)務(wù)辦理，如果遇到檔案未到，就相當(dāng)于白跑一趟。如果有相應(yīng)的管理系統(tǒng)，輸入個人信息就可以知道檔案是否已存在檔案室，就可以減少在這方面時間的花費，提高辦理業(yè)務(wù)的效率。目前，我們許多地區(qū)的檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了網(wǎng)上查詢，但還存在檔案歸檔時間不能及時顯示和檔案中途的歸置未知這方面的不足。

2 加強土地檔案管理的對策

2.1 推進土地檔案管理的規(guī)范化

當(dāng)前我國土地檔案管理工作中仍存在不少問題，工作人員的素質(zhì)參差不齊，工作態(tài)度消極，缺乏責(zé)任感，這一系列問題都給我國土地檔案管理工作的發(fā)展帶來了極大的阻礙。很多員工在實際工作中存在不同程度的違規(guī)操作現(xiàn)象，因此只有推進土地檔案管理的規(guī)范化才能夠提高土地檔案管理的工作效率，為了推動國內(nèi)相關(guān)部門合理有序地開發(fā)土地資源，提高土地資源的利用效率，必須落實好這部分工作。根據(jù)我國實際的國情以及社會發(fā)展的需要制定科學(xué)合理的規(guī)章制度，以此規(guī)范一線管理人員的行為，真正實現(xiàn)土地檔案管理的規(guī)范化。

2.2 依據(jù)國土檔案特點，拓寬檔案收集渠道

當(dāng)前的國土檔案已經(jīng)有了明確的分類，但由于每個類別的內(nèi)容層次不齊，因此仍需要在今后的發(fā)展過程中不斷將其完善。例如建設(shè)用地類的報批就存在一些漏洞，其時間較長，因此易造成遺忘。聲響材料的文件內(nèi)容較少，較其他檔案存在著很大的差距，因此工作人員很容易將其進行忽略。因此為使得檔案在收集的過程中保持其完整性，檔案管理人員就應(yīng)該將各種類別的文件進行分類的保管，并且按照時間以及所涉及材料的多少來涉及存檔的流程，從而做到在工作中不對于任何檔案有所遺漏。

2.3 加強人才培養(yǎng)，提高檔案管理的專業(yè)性

在信息時代，人才是管理中的關(guān)鍵性因素，完善的管理制度需要人來制定與實施，因此，在土地檔案管理過程中，相關(guān)部門應(yīng)該充分認識到當(dāng)前管理人員素質(zhì)欠缺對工作造成的制約，并加強專業(yè)人才的引入與培養(yǎng)，確保土地檔案管理工作迎合新時代的發(fā)展要求。在人力資源管理過程中，相關(guān)部門首先要加強專業(yè)能力培養(yǎng)，通過定期培訓(xùn)，對目前的土地檔案管理人員提出更高的要求，以保證能夠根據(jù)國家的相關(guān)政策，探索檔案管理新思路。其次，注重提高管理人員的信息素養(yǎng)，信息化是土地檔案管理工作的發(fā)展趨勢，在培訓(xùn)中增加信息管理內(nèi)容，提高人員操作軟件的熟練程度，培養(yǎng)其信息分析、整合、利用能力，是提高土地檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。再次，強調(diào)管理的人文性，構(gòu)建協(xié)調(diào)人際關(guān)系，利用相應(yīng)的管理制度，推動各部門之間的信息溝通，為土地檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境。最后，完善人才培養(yǎng)策略，對工作中表現(xiàn)突出的人才進行合理調(diào)配，構(gòu)建公平合理的激勵機制，調(diào)動人員參與土地檔案管理工作的積極性，進而保證檔案內(nèi)容的完整、可靠。

2.4 加大投入提升土地檔案保管條件

土地檔案保管條件不合理，會造成土地檔案管理出現(xiàn)一些問題，例如，檔案文件損壞、丟失等。對此，土地檔案管理工作中應(yīng)加大投入不斷提升土地檔案保管條件。例如，應(yīng)加大土地檔案管理投資，加大對檔案管理室的建設(shè)，加強設(shè)備的投入，改善土地檔案管理室的環(huán)境，為土地檔案管理工作的順利開展提供一定的幫助。另外，在土地檔案保管的工作中，應(yīng)加大設(shè)備的改進，例如，淘汰陳舊設(shè)備，引入先進的檔案管理設(shè)備，全面提升土地檔案管理的水平，為推動土地檔案管理工作提供一定的幫助。

2.5 創(chuàng)新工作方法，提高檔案管理的信息化水平

在實踐中，積極推動信息化建設(shè)一方面有利于擴大檔案管理規(guī)模，相較于紙質(zhì)檔案，計算機的存儲量是不可估量的，而這就為各類信息的收集與建檔提供了機會。另一方面提高了信息的利用效率，如相關(guān)人員可以利用關(guān)鍵詞對所需的土地信息進行搜索，并根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)做出分析模型，從而為土地資源的利用與開發(fā)提供科學(xué)依據(jù)。目前在土地檔案管理中，信息化建設(shè)依然存在一定的問題，針對此，相關(guān)部門首先要轉(zhuǎn)變紙質(zhì)檔案時代的管理理念，增加投入，實現(xiàn)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。其次，推動信息平臺的建設(shè)，對土地檔案信息進行分門別類，提高管理的科學(xué)性，以便于土地檔案的共享。

總的來說，土地檔案管理工作對國家土地的使用和發(fā)展有著不可忽視的作用，應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)其中的問題，并結(jié)合實際情況不斷改進這些問題，從而提升土地檔案管理工作效率。