現代醫院檔案管理的現狀及對策研究

馬兆全

蘭陵縣人民醫院 山東蘭陵 277799

近年來，我國在積極進行現代化建設的過程中，對檔案管理工作的重要性產生了深刻認知，在這一背景下，醫院運行中對檔案管理模式改革進行了有效應用，過程中實現了資源的高度整合，應用集中保管綜合檔案館的方式取代了傳統的專業檔案分散保管模式；同時還積極進行了檔案管理體制的創新，即醫院在運行過程中設立了專門的檔案行政主管部門，取代了傳統檔案行政管理各自為政的模式；更重要的是應用開放服務取代了傳統封閉利用的模式，極大的提升了醫院檔案的應用效率。在對檔案管理模式改革進行有效應用的背景下，有效提升了醫院的檔案管理工作水平。

1 醫院檔案管理的現狀

1.1 管理理念落后

大多數醫院比較重視自身業務的發展和新技術的運用，但對于檔案資源管理的重要作用并未充分認識，只停留在資料查閱階段，并未認識到檔案資源能夠幫助醫院工作得到更高的社會效益和經濟效益。醫院在長期發展過程中形成了重醫療、輕管理的現狀，對于檔案管理工作更是放任自流，毫無規劃。管理理念的落后導致了檔案管理工作長期不受重視，管理人員、設備設施、經費等嚴重短缺。

1.2 缺乏檔案管理意識

在醫療體制改革不斷深入的背景下，醫院運行過程中對內部管理工作的重要性產生了深刻認知，然而多數醫院將管理工作的重點放在了醫療科研以及成本管理等方面，忽視了檔案管理工作的重要性，呈現出缺乏檔案管理意識的現象，集中表現在檔案管理工作人員資料搜集不及時、不全面、不規范等方面問題，嚴重影響醫院檔案的使用時間以及檔案管理工作質量。

1.3 缺少專職檔案管理人員

施工現場繁忙，待整理的資料瑣碎，如果不能及時歸檔，可能造成資料的堆積，無法選取有效的材料，致使工程檔案資料不夠完整。除了必要的主體資料歸檔外，其余配套檔案材料易丟失。檔案管理過程不僅需要心細、有條理，而且對醫院工程流程和工程本身要有一定的了解和認識。醫院工程檔案管理普遍缺乏復合型人才，管理人員業務素質不高或是由各部分人員分散代管，檔案資料則不能統一管理，不利于工程檔案未來的借閱和使用，難以適應工作需要。

2 醫院檔案管理的對策

2.1 樹立正確的管理理念

醫院檔案管理工作的良性發展，離不開正確管理理念的引導。管理層在實際工作中要建立現代化的管控機制，指導檔案工作人員及其他人員認識到檔案管理工作的重要性，進而一步步建立健全檔案管理機制。相關部門要將現代化科學技術引入到檔案管理工作中，充分利用計算機和互聯網技術等技術，提高工作科學性，滿足科研對檔案數據的要求，達到預期的管理目的[1]。加強宣傳，轉變員工對檔案管理工作的看法，通過參觀、會議強調、實例講解等活動，使員工充分認識檔案管理工作，了解檔案管理工作的實際狀態。

2.2 科學應用數字化檔案信息

在信息時代背景下，醫院在實際開展檔案管理工作的過程中，應加大對信息技術的應用力度，高度重視檔案管理工作的信息化和數字化建設。一方面，及時更新檔案信息資源管理模式，樹立全新的檔案管理理念，明確檔案信息資源的價值；另一方面，有關部門應加大對基礎網絡設施的建設力度，對醫院運行過程中產生的數字檔案信息資源進行全面整合，通過有效進行網絡建設、提升檔案室數據網絡獨立性等途徑，隔離辦公網絡與醫院業務網絡，確保數據傳輸中呈現出較高的安全性。并且，醫院檔案管理人員在日常工作中，還必須合理配置檔案管理系統硬件、網絡軟件與容量，科學選擇掃描軟件以及圖像處理軟件，對檔案信息進行合理處理，確保醫院內部各個部門之間的系統能夠實現有效連接，最終從根本上提升檔案資料完善性。

2.3 實施多樣化管理

科技日新月異，檔案管理的方式方法和技術手段也隨之不斷改變。我國制定的《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678．1-1999），已屬于多媒體電子文件檔案管理，是以現代化手段整合工程檔案的信息資源，使檔案的管理層次實現了一個質的飛躍。先進管理技術的應用，不僅可提高檔案管理水平，更利于檔案新型管理模式的深入探索。

2.4 增加軟硬件投入，推進檔案管理的現代化進程

逐步增加對檔案工作人、財、物相關方面的投入，增加檔案用房和設備，充分運用信息技術，根據工作實際積極開發和運用現代的信息軟件，提高檔案錄入、查詢效率，增加檔案分析轉化能力，提高利用率，實現檔案管理的自動化、現代化。

2.5 正確應對信息化給檔案管理帶來的機遇與挑戰

檔案信息化是在檔案管理活動中充分利用現代化的信息手段和處理技術，對檔案信息資源進行處理、分析和管理。信息化對于檔案管理是一把雙刃劍，帶來了機遇同時也提出了挑戰。檔案管理工作人員要勇于接受信息化帶來的機遇，充分利用信息化給檔案管理保存、歸檔方式、服務模式、共享與利用等方面帶來的機遇，同時也要積極應對信息化對檔案安全、人員素質提出的挑戰。醫院檔案管理信息化是大勢所趨，是提高醫院整體競爭力的歷史必然，只有充分利用好信息化這一把雙刃劍，使檔案管理向規范化、標準化發展，才能提高醫院整體競爭水平，保證醫院的可持續發展[2]。

3 結語

綜上所述，在醫療體制改革不斷深入的背景下，醫院運行過程中需要面對更加激烈的市場競爭環境，這就要求醫院積極加強內部管理，提升自身的綜合競爭力。而檔案管理工作是醫院內部管理工作的重要內容之一，對于推動醫院的健康發展具有重要意義。因此，新時期，有關人員在日常工作中應對檔案管理工作的重要性產生深刻認知，并實現醫院檔案管理中檔案管理模式改革的有效運用，為提升醫院檔案管理工作水平奠定良好基礎。