辦公文秘協調職能對企業的重要影響

王偉

中海油常州涂料化工研究院有限公司 江蘇常州 213016

隨著現代企業競爭的不斷加劇，企業需要認識到自身管理的作用，要用科學的理論和科學的管理方式來提高企業員工自身的效率，促進企業自身的協調發展。為了保證企業各項工作的落實，現代化的企業要綜合各個管理部門。對于各個管理工作的每一個環節都要嚴格落實，企業的行政管理工作是上情下達的關鍵。辦公文秘是辦公室人員構架的重要組成部分，每天的責任就是負責企業領導人的日常工作服務，負責企業綜合行政信息的傳達。通過協調職能可以給企業更好的促進綜合行政管理工作的開展和落實。

1 企業辦公文秘職能分析

辦公室是企業運轉的重要部門，是企業對于各個部門之間相互協調溝通的服務部門，決定著現代化企業發展的每一個環節，也決定著辦公室文秘工作繁雜的工作特點。辦公室文秘的工作主要是圍繞領導的意圖，及時的對于各個部門的各項事宜進行統籌協調和綜合管理，并對于具體的工作中所存在的矛盾進行協調處理。運用自身的協調職能，來促進企業的發展，加強企業的行政管理工作的落實[1]。

2 辦公室文秘協調職能對企業的重要影響

2.1 提升企業內部工作效率

辦公室文秘的協調工作對于企業的發展至關重要，也是企業行政管理工作中不可缺少的一個環節，是現代企業管理工作的基本需求，同時也是保障企業工作流程和工作效率提升的關鍵因素．辦公文秘的工作崗位，工作的職能決定了企業的運行和實施效果。現在企業辦公文秘需要認識到文秘工作中穩定協調職能的重要性，需要認識到企業工作過程中綜合行政工作的開展，有效的提高工作的效率，提高辦公文秘協調職能，促進辦公文秘工作的科學化發展。作為企業各項工作的搭建橋梁，綜合辦公文秘的工作是有效的溝通企業各部門和各人員之間的關鍵，是企業行政信息發布的關鍵。辦公文秘的崗位職責中協調職能發揮了重要作用，它有效的可以促使企業的各項工作的落實，同時對于企業工作的管理流程建設也離不開協調職能的運用。辦公工作中辦公文秘的協調職能可以有效的促進企業工作開展中員工積極性的提高，促進企業良好的管理流程的建設，解決企業各項活動之間存在的矛盾問題。并針對企業中所存在的工作中的問題及時回復，幫助企業化解工作中的矛盾，促進員工工作積極性的提高，保證各項工作的開展和落實。

2.2 辦公文秘協調職能對于企業外部形象的影響

辦公文秘是企業對外相互連接的窗口，同時也要招待企業來訪的賓客．所以辦公文秘的綜合素質決定著來訪賓客對于企業的第一印象，在來訪賓客接待中不免可以遇到有關檢查部門業務往來人員所提出來的各項問題。增強辦公文秘的協調職能，加強對于企業有關部門的相互協調工作的落實，需要辦公文秘具有較好的綜合素質，快速的可以反映出來來訪賓客對于企業所提出來的問題和要求。辦公文秘通常情況下對外溝通時多使用電話電子設備的媒介，非常注重商務禮儀，尤其是對于企業產品的具體反饋工作，因為這關系到企業對于企業專業技術的信賴。因此辦公文秘在有關企業專業技術問題解答時，要及時做好電話轉接和文件交接工作，及時的進行反饋，提高企業的對外交流能力，提升企業自身的外部形象來促進企業的發展。

2.3 辦公文秘協調工作的特點對于企業發展的重要性

現代企業辦公文秘的工作涉及到企業經營管理的各個方面，是企業綜合行政管理工作中不可或缺的一個環節。現代企業文明協調工作范圍較廣，所涉及的內容也較為繁雜，具體的協調工作可以分為工作上的協調和關系上的協調，影響到企業自身的經營和管理工作的開展，同時也影響到企業自身的發展。現代企業需要認識到辦公文秘協調職能的重要性，要加強對于工文秘工作的培訓和培養，加強對工作中專業知識的協調工作的開展。企業應該建立辦公文秘與各個部門之間的相互協調和銜接工作，加強對于辦公文秘的協調能力的培養，同時也要建立起辦公文秘的專業知識技能的培養，來促進企業協調工作的開展。

辦公文秘的協調職能還反映在對外的溝通環節，辦公文秘決定著企業的形象，辦公文秘的商務禮儀、溝通能力決定的企業對外經濟活動中所產生的影響。因此現代企業要加強對于辦公文秘綜合素質的培養，要加強對于企業內部綜合行政管理工作協調時的形象建設，來提升企業自身的競爭力[2]。

3 提升企業辦公文秘工作效率的方法和技巧

協調是一門學問，同時也是藝術。作為現代化的企業，辦公文秘的協調職能關系到企業內部工作的開展，同時也關系到企業內部工作的建設和企業對外的形象。如何開展對外的協調工作，對于企業來說至關重要。所以企業要加強對于辦公文秘的工作技巧和方式的培養，辦公文秘工作中應該多注重疏導和說服與行政手段相結合，在具體工作中要隨機靈活，以計劃協調、信息協調和會議協調為主要的基礎。在內部協調工作中，要掌握好談話的技巧和談話的度，抓好協調實際的運用，反映出良好的協調效果來促進協調職能發揮，同時有效的為各個部門項目的開展打好基礎。因為辦公室是企業綜合職能部門，對于企業的上下層的相互溝通和內部的關系具有協調的功能，所需要處理的矛盾，解決的事件相對來說較多，也較為復雜。所以在協調工作開展過程中，辦公文秘要緊抓協調工作的特點，講究具體的工作方法，充分發揮工作的能動性，提高工作效率，提升管理的職能，推動企業自身的發展。

4 結語

綜上所述，充分發揮企業的辦公文秘協調職能，有效的促進企業的經營管理。同時企業綜合行政工作開展，也離不開辦公文秘的工作落實。現代企業要充分認識到辦公文秘協調職能的重要性，要以企業辦公文秘綜合素質培養為基礎，不斷提升企業辦公文秘的協調能力，促進企業各項工作流程的落實和優化，為企業的管理水平提高而奠定基礎。