干部人事檔案管理中存在的問題及對策

楊曉萌

齊河縣人力資源和社會保障局 山東德州 251100

1 干部人事檔案管理工作面臨的主要問題

1.1 干部人事檔案管理經(jīng)費投入缺乏

當(dāng)下，雖然隨著社會的發(fā)展與人事制度的不斷改革，干部人事檔案管理工作已經(jīng)有了很大的改善與提升，但是資金投入不足這一固有弊病依然還長期存在著。很多企事業(yè)單位在資金運轉(zhuǎn)上并不重視對檔案管理工作的投入，致使檔案管理部門的辦公條件難以得到改善，庫房管理與很多基礎(chǔ)配備均無法達(dá)到要求標(biāo)準(zhǔn)，很多甚至無法滿足正常的辦公要求。其中最值得關(guān)注的是兩個問題：一是為實現(xiàn)閱檔室干部檔案管理人員辦公室、檔案庫房的“三室分開”，雖然此“三室”皆是干部人事檔案管理工作的實現(xiàn)操作地點，但他們的職能各不相同，如果不進行彼此分離而是混亂排布在同一區(qū)域內(nèi)，那必然會導(dǎo)致干部人事檔案管理工作的無序進行，顯然會為工作人員的工作帶來更多不必要的麻煩；二是為實現(xiàn)防火、防塵、防高溫、防水、防光、防有害氣體、防盜、防有害生物這“八防”，如上所述，已經(jīng)可以充分體會到干部人事檔案對于干部本人與公司運作管理的重要作用，因此保護好這些檔案的重要性也就不言而喻了[1]。

1.2 干部人事檔案管理“涂改造假”“微整容”等問題不能忽視

創(chuàng)建于延安時期的干部人事檔案，蘊藏著大量珍貴史料，凝聚著黨的光榮傳統(tǒng)，在不同歷史時期為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策，在教育培養(yǎng)、選拔任用、從嚴(yán)管理監(jiān)督干部等方面發(fā)揮了重要作用。近年發(fā)現(xiàn)的干部人事檔案涂改造假、篡改等問題，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的權(quán)威性和公信力，迫切需要從制度建設(shè)入手研究解決，扎緊“籬笆”、筑牢“堤壩”，從根本上鏟除干部人事檔案造假等問題存在的土壤和條件。

1.3 干部人事檔案傳遞移交問題，沒有專人送達(dá)或取回

干部人事檔案關(guān)系重大，在干部的調(diào)動、任免等工作方面，都涉及提檔、歸檔。很多部門在轉(zhuǎn)遞檔案時沒有遵守檔案轉(zhuǎn)出單位派專人送達(dá)或檔案接收單位派專人取回的制度，很多是郵寄或由干部本人自帶，交接的手續(xù)也是草草了事，沒有正規(guī)的登記方式[2]。

2 優(yōu)化干部人事檔案管理的對策分析

2.1 加大資金投入，增強辦公區(qū)域的安全性

現(xiàn)在很多重要檔案仍是以紙質(zhì)收納為主，而紙本身就是一種比較脆弱的材料，容易受到各種因素的影響，造成紙質(zhì)發(fā)黃、發(fā)霉，折損磨破等，管理稍有不慎，就會使大批的珍貴材料付之一炬，因此為檔案管理區(qū)域的安全投資是非常有必要的。想要加強檔案管理區(qū)域的安全防護工作：一是最應(yīng)該關(guān)注的就是防火工作，因為一旦管理不慎導(dǎo)致起火，那對檔案管理工作造成的會是毀滅性的打擊。而要做好防火工作，就要通過相關(guān)部門的多方比較選擇，為本區(qū)域配備最適合的消防器材，并安排專門的消防人員輪流值崗，進行消防設(shè)備的定期清潔維護與辦公區(qū)域的安全維護工作，此外，也要提升干部人事檔案管理人員的消防素養(yǎng)，使他們能夠略懂消防知識，并且能夠熟練掌握滅火器等消防工具的使用方法；二是要做好檔案管理區(qū)域的環(huán)境維護工作，安排輪值表，讓當(dāng)值的工作人員對檔案室、倉庫、辦公區(qū)域進行清潔與消毒，最大限度地保證整齊與清潔，延長紙質(zhì)材料的生存壽命，也為自身工作創(chuàng)造一個優(yōu)良舒暢的環(huán)境[3]。

2.2 檔案管理接收審核要規(guī)范化、完善化

要從根本上鏟除干部人事檔案造假等問題存在的土壤和條件，加強歸檔材料的管理。（1）嚴(yán)把“入口關(guān)。”歸檔材料填寫不規(guī)范、手續(xù)不完備或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與組織認(rèn)定不一致的，材料形成部門應(yīng)當(dāng)重新制作。入檔材料以原件為主，如因特殊情況需用證書、證件復(fù)制件存檔的，必須注明復(fù)制時間，由復(fù)制人簽字并加蓋材料制作單位公章或干部人事關(guān)系所在單位組織人事部門公章，保證檔案管理的規(guī)范化和完善化。（2）在干部人事檔案審核工作中，要堅持“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，全面規(guī)范檔案的“建、管、用”，新設(shè)專章明確檔案工作紀(jì)律和監(jiān)督要求，細(xì)化責(zé)任分工，強化責(zé)任擔(dān)當(dāng)。

2.3 檔案轉(zhuǎn)接保密化、及時化

干部因工作調(diào)動或職務(wù)發(fā)生變動后，要及時轉(zhuǎn)遞檔案，并建立檔案副本，檔案轉(zhuǎn)出前，轉(zhuǎn)遞單位要按規(guī)定將檔案材料收集齊全、規(guī)范整理并且嚴(yán)格按照保密手續(xù)進行包裝封口，并填寫《干部檔案報送單》和《干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單》。轉(zhuǎn)遞檔案必須由檔案轉(zhuǎn)出單位派專人送達(dá)或檔案接收單位派專人取回，嚴(yán)禁郵寄或由干部本人自帶的現(xiàn)象發(fā)生。接收單位檔案管理員要與轉(zhuǎn)遞單位檔案管理員當(dāng)面核對檔案內(nèi)容和信息，認(rèn)真審核《干部人事檔案涂改情況登記表》，并對短缺材料和信息涂改等進行詳細(xì)登記，經(jīng)雙方確認(rèn)無誤后，分別簽署意見，辦理交接手續(xù)。檔案的轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)不應(yīng)出現(xiàn)任何問題，也不能有任何隱私泄露。

3 結(jié)語

干部人事檔案作為干部個人的基礎(chǔ)履歷，記載著其最重要的個人情況與重大變動，對干部個人的未來發(fā)展有著至關(guān)重要的作用；此外，又因為干部人事檔案是企事業(yè)選拔人才、施行升降獎罰的重要依據(jù)，因此其對企業(yè)的運行與管理也會起到重要的影響。這樣重要的工作在現(xiàn)實運作中卻不可避免地存在著。諸如管理意識淡薄、設(shè)施配備不齊全以及信息化程度不夠等問題。因此，充分提高管理層與專職人員對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，加大資金投入，創(chuàng)造更加安全、優(yōu)良的檔案保存與職工工作環(huán)境，全方位提升干部人事檔案管理的大數(shù)據(jù)信息化水平務(wù)必要迅速提上改革進程。這些工作的實現(xiàn)對更好地為人事管理部門提供更加切實有效的檔案信息，實現(xiàn)職工競爭的公正、公平，提升企事業(yè)管理能力與工作效率意義十分重大。