加強職業教育學校檔案管理的思考

文/徐正娥，日照市科技中等專業學校

職業教育學校的檔案管理工作對于保存學校的歷史、促進教育教學水平和管理服務水平的提高都有著非常重要的影響。因為檔案材料是職業教育學校全方位發展歷程中工作業績與經驗教訓沉淀與積累。本文從檔案管理的重要作用出發，對于為何以及如何提高職業教育學校檔案管理水平，談點自己的看法。

1 為何要加強職業教育學校檔案管理工作

學校檔案一般分為文書檔案、教學檔案、學籍檔案和基建設備檔案等四部分，對它們的管理不僅是職業教育學校管理工作的重要一部分，還在職業教育學校的全面發展過程中發揮了重要作用。

1.1 文書檔案發揮的作用。文書檔案是指在日常中學校內部產生的各種文件、資料以及職能部門下發的各種教育教學政策性文件等。這些文書檔案記錄著學校發展歷史，記錄著學校曾經取得的成績和榮譽。因此，通過文書檔案，既可以為學校領導決策提供依據，又為學生了解學校的歷史和發展軌跡、增強認同感和自豪感、萌生愛校情懷提供了教材。

1.2 教學檔案發揮的作用。通過教學檔案，可以衡量教師的教學質量學生的學業水平，從而促進教學質量的不斷提高；也可以作為教學評估的參考依據，反應一個學科的整體水平，見證學科的建設發展歷史；還可以作為教學改革、教學研究的重要依據，為深入研究學生的學習實際、促進教學效率的提高發揮重要作用。

1.3 學籍檔案發揮的作用。學生的學籍檔案記錄了學生的學習成績、獲獎情況、綜合素質等多方面的內容。其一方面，也為社會甄別人才是否合格提供證明。

1.4 設備、基建檔案發揮的作用。設備檔案是指學校的教育教學設備的購置、維修等方面的相關檔案，當學校的設備出現問題時，通過設備檔案可初步了解設備的性能，為下一步的維修奠定基礎。基建檔案是關于學?；A將設的檔案，其中施工圖紙、水電安裝示意圖等可為學校的翻修、改建等提供依據。

2 如何加強職業教育學校檔案管理工作

2.1 增強全員檔案意識。首先，要提高檔案管理人員的意識。雖然是專業的檔案管理人員，但是一些人的檔案管理意識不強，沒有意識到檔案管理工作的重要性，工作不認真不細致、敷衍了事。因此，必須加強檔案管理人員的檔案意識。其次，要加強全體教職工的檔案意識。檔案管理的基礎工作就是檔案的收集，這就需要全體教職工的支持與幫助，將有用的資料及時歸檔。再次，要提高學生的檔案意識。學校在新生入學時就要宣傳檔案的重要性，讓學生明白檔案的作用及意義，及時完善檔案信息。畢業時，要進行檔案相關知識的培訓，確保學生明白畢業生檔案的內容、意義和去向。

2.2 加大組織領導力度。要成立檔案工作領導小組，加強檔案工作的領導，檔案工作領導小組組長由學校主要領導擔任，以保證檔案工作的科學發展。在學校建設過程中，要尤其做好檔案館（室）的建設，規劃處獨立的區域用于檔案管理機構的辦公，并且要解決好檔案資料存放場所的問題。檔案館（室）的建設要符合檔案管理的要求，設備配備要到位，辦公用品要齊全，檔案工作網絡的軟硬件問題都要解決好，以良好的外部環境來保證檔案管理的安全性。

2.3 建立健全規章制度。完善的檔案管理制度是提高檔案管理工作的重要保障。因此，在具體的實踐工作中，學校必須要依照《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律法規，制定出符合本學校實際的檔案管理制度，如《檔案人員管理職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》等，并細化各類檔案管理工作的標準，讓檔案管理工作能夠有章可循、有法可依。

2.4 深化信息管理制度。隨著這信息技術的迅猛發展，職業教育檔案管理工作要想跟上時代腳步，必須深化檔案管理的信息化管理程度。首先，制定一個檔案管理信息化總體規劃，按照這個規劃逐步推進。其次，逐漸實現檔案信息資源的數字化，建立起一個實用的檔案信息網站，對檔案信息資源進行優化調整，以便提高檔案管理工作的效率。

2.5 提高開發利用水平。首先做好收集工作，豐富檔案內容。不管是會議紀錄、合同契約，還是圖紙、照片、錄音等，凡是和事件相關的材料，都要收集，用豐富的檔案內容來充實提高檔案的價值。其次，提高檔案的質量。對于收集來的檔案資料，要進行辨別、整理，去粗取精、去偽存真，使得檔案管理具備高水準高質量。再次，要通過展覽、編研、查閱等方式，增強檔案利用工作的活性，打開檔案利用的局面，吸引廣大師生走進檔案館（室），充分利用檔案信息資源。

2.6 提高檔案人員素質。首先，提高檔案人員政治素質和職業道德。檔案工作具有很強的政治性，因此，要求檔案管理人員必須具備堅定的政治素質。同是，檔案管理又具有服務性的屬性，要求工作人員具有服務意識，具有良好的職業道德和奉獻精神。其次，提高檔案管理人員的專業素質和創新能力。檔案管理人員要具備一定的專業知識，熟悉檔案管理工作的業務，并能夠通過培訓、自學等方式不斷提升自身的專業素質和創新能力，以適應新時代的要求。