淺析高校儀器設備驗收中存在的問題與對策

文/王娜，西南林業(yè)大學

高校的教學、科研離不開儀器設備，如何進一步加強高校儀器設備的管理、提高其使用效益，是當前高校資產管理工作亟待解決的問題。儀器設備驗收既是對采購合同履行情況的檢查，也是資產管理的開端。嚴控儀器設備驗收環(huán)節(jié)，不僅可以維護學校的經(jīng)濟利益，確保國有資產的安全，而且能提高各項目經(jīng)費的使用益。

1 存在問題

1.1 驗收制度不夠規(guī)范、細化，缺乏可操作性

儀器設備驗收制度是資產管理入口時要求上下共同遵守的行為準則和辦事規(guī)程，雖然大多高校對于儀器設備驗收入庫有明確的要求，但是在實際管理過程中卻少有明確可操作的細則和流程，更缺乏問責的具體規(guī)定。例如，驗收體制與組織無科學設計、無明確回避制度、發(fā)現(xiàn)的問題應如何處理無具體依據(jù)等。由于缺乏健全細化的法規(guī)制度保證，使得儀器設備驗收管理經(jīng)常流于形式。

1.2 缺乏規(guī)范科學的驗收程序和細節(jié)管理

高校存在比較重視儀器設備的招標和采購，但對驗收程序幾乎不做任何要求和規(guī)范，放任自流，因此驗收工作常常嚴重滯后。參與驗收的人員也經(jīng)常遇到驗收材料不完整、信息不對稱等問題。儀器設備驗收要求重視細節(jié)，然而高校常常將接收貨物視為驗收，尤其在額度小、批量小的儀器設備中常見。有些大型儀器設備在驗收前需要進行必要的安裝和調試，驗收人員也常采取看貨式地“一次性”驗收，造成這些儀器設備投入使用后暴露諸多問題。

1.3 合同文本的不規(guī)范導致驗收依據(jù)缺失

采購合同是儀器設備驗收的主要依據(jù)，合同條款的擬定直接影響到儀器設備的驗收工作。通常采購只是簡單套用合同模板，并沒有根據(jù)具體設備的不同，對設備的技術參數(shù)、檢測方式、保質期、培訓方式和維修方式等具體細則進行詳細規(guī)定。這就讓供應商有了可趁之機，給驗收工作帶來了一些困難。同時由于采購人員或供貨商的疏忽，合同文本還常常出現(xiàn)模糊型號、型號錯誤等問題，也給驗收工作帶來巨大麻煩。

1.4 驗收人力不足且缺乏專業(yè)技術水平

隨著國家更加重視對教育的投入和高校的建設，國內外新型儀器設備不斷投入高校使用，在為教學、科研提供新方法、新手段的同時，也對儀器設備的驗收工作提出了新挑戰(zhàn)。儀器設備驗收人員日常承擔大量驗收工作，導致驗收周期長、效率低下，同時由于驗收人員無法及時更新和拓寬知識面，技術驗收環(huán)節(jié)的工作面臨巨大挑戰(zhàn)。在驗收過程中，驗收人員只是簡單聽從安裝人員的講述，只要正常運轉，即驗收通過，很少能夠做到對儀器設備的主要功能和關鍵技術指標逐一檢驗。這很容易造成一些代理商以次充好、降低配置，給學校造成很大損失。

1.5 驗收結論簡單模糊

高校在實際的儀器設備驗收工作中一般采用固定格式的驗收報告文本，驗收操作中對于發(fā)現(xiàn)的問題基本無法做詳細記錄，常常采用模糊的文字方式填寫驗收報告單，對驗收物品的數(shù)量、品牌型號、技術參數(shù)、使用功能、生產商、單價、供貨商等諸多細目不做描述性說明，模糊給出結論意見，對需要供貨商整改項常常只是做驗收事后補充說明，也無法約束違反合同等行為。

2 對策

2.1 規(guī)范、健全驗收管理制度

首先，要建立科學、細化的管理辦法作為制度保障。應該針對高校的實際情況研究制定規(guī)范性、操作性強的驗收入庫規(guī)章制度，讓驗收工作過程制度化、流程化、透明化。其次，應根據(jù)規(guī)章制度和具體的采購項目確定驗收參與部門和參與驗收的人員，明確各自職責，做到權責一致，對于同具體采購項目存在直接或間接關系的人，應該嚴格實行回避。

2.2 設計、規(guī)范驗收必經(jīng)的程序，注重細節(jié)管理

儀器設備驗收應該包含以下流程：到貨開箱點驗貨——準備驗收依據(jù)材料——組織驗收形式——確定參加人員——實物驗收——提交材料——歸檔。同時，對以上每一個流程都應當有相應細化、明確的操作要求，以確保驗收的每個環(huán)節(jié)的漏洞最小化，通過細節(jié)的嚴謹保障程序的正當。

2.3 規(guī)范采購合同，為驗收提供完備的依據(jù)

首先，申購部門的工作人員要深入市場調研，對要采購的儀器設備的規(guī)格、型號、技術指標及市場行情要了如指掌，在申請采購計劃中對儀器設備的性能指標描述準確無誤。同時，采購部門也要熟知市場行情，對申購部門提出的設備性能指標的描述進行把關。

其次，采購部門要提高簽訂合同的業(yè)務水平。對相關人員進行業(yè)務培訓，加強對有關采購合同知識的掌握，提高業(yè)務人員的實際操作能力。

最后，建立完善的合同審查機制，控制潛在的風險，避免由于合同條款的不嚴謹而導致的學校經(jīng)利益受損。尤其對于重大合同，學校可以在采購合同正式簽訂之前，將準合同文本交給指定的專業(yè)審查機構進行審核把關。

2.4 引入專家驗收，采取分層次驗收管理

在校內建立專家?guī)欤x取具有相應職稱和專業(yè)技術水平的專家儲備于人才庫，驗收時抽取一定的人數(shù)組成臨時專家組。

由于人力成本的有限，可以將儀器設備按照金額大小分層次驗收，即簡易驗收和復雜驗收。簡易驗收可以由申購部門組織完成驗收，復雜驗收由驗收部門組織驗收。

2.5 規(guī)范驗收過程的記錄管理

驗收過程的記錄應包括點驗貨環(huán)節(jié)和驗收環(huán)節(jié)的詳細記錄，并設計相應環(huán)節(jié)的表格。記錄應包含驗收貨物的采購資金來源、采購方式、單價與總金額、數(shù)量、品牌、技術參數(shù)、安裝調試和培訓情況、運行情況、使用功能認定、驗收參與人員及相關責任人簽署的意見、驗收日期等內容，驗收工作完成后應及時形成完整、具體的書面驗收結論。對于發(fā)現(xiàn)的問題要明確其性質，提出整改內容、整改期限、整改責任、違約罰則等，對于整改后仍無法達到合同要求的，應嚴格按合同規(guī)定及時中止合同的執(zhí)行，并視情況訴諸法律解決問題。