新時代單位檔案的管理模式創新研究

文/李放，白城市洮北區人力資源和社會保障局

近些年我國經濟社會的發展，注定了我國相關的檔案管理工作越來越重要，然而檔案管理自身的性質又決定了其必然是一項枯燥的管理工作，所以如何更好地開展檔案管理工作也逐漸成為了管理人員需要深入思考的問題。同時，檔案管理工作的質量水平也嚴重影響了我國相關單位的發展，對于其可持續發展而言也具有較為重要的意義，而檔案管理工作的標準化也在這樣的背景下，成為了某一單位管理工作中的重要組成部分，并隨著新時代的發展，逐漸引起相關領導和管理人員的注意。

1 檔案管理工作相關概述

隨著時代的變化，管理部門對于檔案管理的認知逐漸得到深化，而相關單位檔案的精細化管理也隨之成為了當前相關單位后勤管理的重要組成部分。相關單位檔案精細化管理對于相關單位管理水平的提高起到了重要的作用，同時促進了檔案管理制度的標準化，極大地提高了當前相關單位的管理效率。而這種精細化正是當前檔案管理工作的重要趨勢，既是更好地實現檔案管理工作標準化、科學化、準確化，通過對于數據更為準確的處理與分類，完成對于檔案管理工作的準確劃分，從而能夠更加有效率地查詢和記錄檔案，對于相關單位戰略的執行效率也有較大的提升。

2 檔案管理工作中的問題分析

首先便是檔案管理人員自身管理能力方面的欠缺，當前我國相關單位檔案管理人員往往都是未經培訓的，甚至對于檔案管理工作本身認知都不夠完善的一些人員，而在面對新時代的情況下，其自然更難滿足新的檔案管理工作的需求，同時也有可能會出現檔案管理人員身兼數職的情況，使得本就并不專業的管理人員在工作中更是不能全方位地投入到檔案管理的工作中，嚴重降低了檔案管理工作的質量和水準。

其次，相關管理人員甚至是檔案管理人員對于檔案管理工作的重視程度顯然不夠，導致相關檔案的丟失、泄露以及調動效率較低，這樣一來相關單位的管理水平和效率很容易產生問題，這主要是由于檔案管理并不能夠產生直接的經濟效益等原因導致的。

最后便是相關檔案管理制度的不健全，由于長期以來相關單位管理人員對檔案管理工作重要性的忽視，檔案管理精細化也僅僅只是停留在理論的階段，真正能夠做到相關單位檔案管理精細化的少之又少，也正是在這樣的背景下，造成了檔案管理制度的不合理和不完善。

3 新時代下檔案管理工作改革發展策略優化

當前檔案管理工作的新理念較為繁雜，不同的檔案管理理念在實踐的檔案管理活動中，往往會展現出不同的效果，本文筆者選擇了“加減乘除”這一新的管理理念，通過結合傳統的檔案管理活動，從而更好地完成對于檔案管理的改革。

3.1 “加法”增加檔案管理工作范圍

“加法”是指增加相關檔案管理的范圍與內容，但這并不僅僅是管理方法和檔案管理范圍數量上的簡單增加，而是為了更好地豐富檔案管理內容，為此需要相關檔案管理人員能夠不斷地創新管理思維，創新和精簡化相關的檔案管理工作內容，最終達到提高工作效率的目的，讓相關檔案管理單位的管理質量不斷上升。例如在醫院檔案精細化管理中，往往便會將醫患糾紛、受害賠償等加入到醫院檔案管理的范圍內，并對醫療糾紛的事件進行詳細記錄與收集。

3.2 “減法”減少檔案數量降低成本

“減法”主要側重與減少相關單位檔案管理的文獻數量，使得檔案整理人員負責需要整理、鑒別、以及分類的檔案數量減少，降低工作人員的工作強度，提高工作質量。主要則是指通過電子化手段減少檔案管理中紙質文件的數量，用電子技術代替紙質記錄，用電子文件、電子存檔代替紙質管理。

3.3 “乘法”提高檔案管理強度

“乘法”則是指通過不斷地完善管理制度、以及引入西方的先進的檔案管理方法，利用最新的檔案管理方法與制度，推動原有檔案管理方法和制度化的量變，最終促使整個醫院檔案管理的精細化實現質變。例如提高建筑工程質量管理人員的招聘水平和定期培訓教育工作的次數，并通過編制建筑工程紀實，深刻反映當前建筑工程的歷史和管理強度。

3.4 “除法”較少管理的安全隱患

“除法”是要求檔案管理人員能夠擁有大局觀，從檔案管理精細化的多個方面入手，不斷地擴大檔案管理內容的“分母”，減少檔案管理精細化的“分子”，從而利用兩者之間的相互作用促進相關單位檔案管理精細化進展的質變，全面提高檔案管理的查準率和全查率。

當前檔案管理工作在新時代的融合下，往往能夠通過一系列新的管理模式或者方式，更好地完成對于檔案的整體精細化管理工作，同時促進相關管理單位檔案管理水平的快速上升，提高檔案管理對于相關單位管理水準的促進和激發作用，以便于更好地維持相關單位的快速發展。