信息化背景下煤炭企業的檔案管理

文/韓冬霞，山東良莊礦業有限公司

隨著煤炭企業的現代化建設腳步不斷加快，各種辦公軟硬件的廣泛應用，極大推動了煤炭企業檔案辦公自動化水平的大大提高，促進檔案基礎崗位建設的重心開始向信息化和現代化轉移，開展檔案現代化管理和信息化建設勢在必行。

1 煤炭技術檔案管理工作的問題分析

1.1 檔案管理散亂

卷宗編制內容不完整，體制不規范，未有完整有效的管理體系，同時也缺少相應的管理工具。與傳統檔案的管理相比較，信息化檔案管理有其優勢，但是在轉變的過程中也存在問題，其中一部分煤炭企業中，檔案管理工作是以領導的意識為轉移的，另一部分煤炭企業的檔案管理工作止步不前，檔案管理信息化建設重視程度不夠，投入比較少，依然處于傳統的管理階段，進而造成檔案管理工作滯后。

1.2 管理團隊的溝通較弱

在大多煤炭企業的檔案管理中，多數的管理團隊均是分割開來的，即各個單位的檔案管理相對獨立，上下級單位之間檔案管理往來也相對比較少。同時煤炭企業檔案具有復雜性，各個企業的檔案管理體系均不相同，相比更加的繁復，在具體管理細節上，各單位之間存在標準不一、協調較難的一些弊病，造成檔案信息不能充分地共享，在一定程度上阻滯檔案信息化建設的步伐。另外，管理團隊的建設需創新，在進行檔案管理的過程中，管理檔案的專業人員比較少，缺少高級的管理人員等問題也比較突出的。

2 加快檔案信息化建設速度的措施

2.1 建立檔案數據庫與檔案網絡

在很多煤炭企業，檔案信息化管理還停留在傳統文件人工處理模式向信息化管理系統的過渡階段，需要煤炭企業在檔案數據庫建設和檔案骨干網絡建設上投入更大的精力，真正實現煤炭企業檔案數據庫的可靠高效和長久穩定，這是煤炭企業檔案信息化管理的前提條件和硬件內容。具體到檔案數據庫的構建要素上，需要煤炭企業檔案管理部門密切配合企業IT 部門，認真研究煤炭企業文件管理的管理與規劃，充分考慮文件數據的結構優化，根據煤炭企業文件或卷宗的題目、責任人、來源、分類號、主題詞、摘要目錄來創建索引服務系統。而在煤炭企業檔案骨干網絡建設方面，需要企業積極引入光纖網絡，建立無塵機房，安裝專門的服務器、骨干路由器等網絡設備，配置掃描儀、照相機、傳真機等信息處理設備，從而真正組建綜合性的檔案數據庫。

2.2 實現檔案信息化管理的全文數字化

煤炭企業檔案管理信息化系統的熟練掌握和檔案全文數字化的服務要求。一方面，根據煤炭企業檔案管理的各種要求，需要檔案管理信息化系統注重文本類、圖文圖像類和影像類檔案資料的分類記錄和信息化建設，真正做到各類檔案資料都具備明確的文摘、索引、目錄等目錄數據庫，能為煤炭企業生產部門、技術部門和人事部門提供準確可靠的檔案信息源。在此基礎上，檔案管理人員還要建立相應的事實數據庫和全文數據庫，保證所有煤炭企業的檔案資料都是經過加工的一次情報，能夠方便利用者直接查詢和傳閱。另一方面，煤炭企業檔案管理人員應該具備利用檔案數字化管理系統來建立動態數據庫和基層報表信息化系統的能力，能及時把生產部門、技術部門和人事部門所提供的數據、資料和反饋意見通過骨干網絡傳送到檔案管理部門的系統服務器上，檔案管理人員在原始數據歸納、存儲的基礎上，開展相應的目錄索引建設、文本和數據建設，提高檔案信息資源的利用價值。

2.3 建立電子檔案管理記錄系統

為保證電子檔案的真實性和完整性，煤炭檔案部門應建立電子檔案管理記錄系統，準確記錄完成自動的對電子文件生成、增添、刪除以及歸檔時間等進行，同時需要注意的是降低隨意更改情況的出現，加快檔案信息化建設的速度。除此之外檔案管理部門需要建立專門的電子檔案數據庫，在數據庫中對各類檔案的多種形式和版本進行保存，深入學習《檔案法》中的相關內容，提高檔案管理人員的自身素質，為后期工作人員研究過程提供更多的有利條件。

2.4 提高檔案信息化技術水平

其一，加大基礎設施投入力度。檔案管理部門要根據實際情況對計算機、路由器、掃描儀以及服務器等基礎設備進行合理配備，保證工作人員開展各類工作進行使用，通過配備上述基礎設備后一些工作的效率和效果均明顯提升，并且為電子檔案歸檔及后期管理提供更多的便利。其二，在電子檔案數字信息錄入工作產生給予更多的重視，工作人員要邊整理邊錄入，從根源位置對數據和信息錯誤的情況進行杜絕，使用雙套制的方法進行歸檔，在保證歸檔效果的同時最大程度的減少工作量。其三，設定相應的權限。檔案管理部門首先需要對密級標準進行合理制定，在制定完成后嚴格按照其要求對歸檔的電子檔案進行分類，主要包括公開檔案、內部檔案和機密檔案等，之后需要設置登錄名和登錄密碼，在查找或者閱讀機密電子檔案時需要進行身份驗證，在驗證成功后才能進行一些服務，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或者篡改等現象出現的可能。

3 結束語

煤炭企業檔案信息化管理是一個長期系統的過程，需要煤炭企業加強檔案數據庫和相關骨干網絡建設，提高檔案管理部門在電腦軟硬件、網絡設備和辦公設備的信息化水平，指導檔案管理人員熟練掌握檔案管理信息化系統，真正滿足檔案全文數字化的服務要求，從根本上保障煤炭企業各部門與檔案管理部門之間的信息資源共享。