探討酒店采購環節內部控制管理

王 煒

引言

酒店多為多功能綜合體，涵蓋餐飲、住宿、娛樂等多項服務，資金周轉量大，經營范圍廣，位置分布較為分散，是一種較為特殊的企業。酒店的高效運轉離不開后勤保障，本文結合北京市建國飯店公司（以下簡稱建國飯店）的實際情況，探討采購環節的內部控制措施。

一、采購環節存在的內部控制管理風險

一般而言，采購是指為了使酒店設施及相關服務得到保障，借助別的單位購入物資或服務，在此過程中耗費一定款項的一種常見的經營管理行為。酒店管理者應當注意避免出現如下內部控制管理風險。

（一）請購風險

當有采購需求的部門提出請購申請時，首先，采購部門需對此進行仔細的分析，如各經營部門日常使用的物資:客房部使用的棉織品、客用洗浴用品；餐飲部使用的玻瓷銀、臺布、臺裙、其他客用品、各類食材；工程部使用的各類維修零配件；經營及管理部門使用的日常辦公用品等等，采購部門應分析上述物資購買頻次是否與淡、旺季賓客人數增減呈正相關，是否物資庫存不足確需補充， 采購部門應聯系使用部門等對庫存物資進行盤查，杜絕重復采購、大量囤積等情況發生。此外，還應注重對請購審批程序規范性的核查[1]。建國飯店的各部門、倉庫進行采購時，需填寫一式四聯的《采購申請表》，并經申請部門、采購部主管、財務總監、總經理逐級審批后方可采購。

（二）審批風險

采購部門需依照使用部門的要求，安排合理的采購程序。如已有簽約供貨商能夠提供需求的相關物資，應當優先從該簽約供貨商中采購，嚴格按照采購審理流程繼續跟進。

建國飯店在采購審批環節，《采購申請表》后需必須提供同型號擬購物資不少于三家供應商的價格進行比對。建國飯店隸屬北京首旅集團，該集團已經建立了內部“富基”采購平臺，提供多品種物資給下屬企業選擇，性價比較高，下屬企業須優選集團供應商名錄物資。集團對下屬企業設置了全年集采比列，作為企業負責人績效考核的一項指標。

（三）計劃程序風險

制定采購計劃的主要目的是使酒店的資金投入得到合理利用，并規范日常的成本開支。不過在現實工作中常常由于酒店部門負責人管理失位，造成計劃外采購或者超計劃采購行為[2]。建國飯店對此類計劃外采購從規范的流程上進行控制,不得常態化,同時,盡管獲得總經理特批,但是必須追補所有采購流程的單據。

（四）合同風險

作為供需雙方的一項重要法律約束，采購合同本應成為一種重要的執行標準。然而采購者由于疏忽大意或主觀故意，與產品供貨商簽訂了權利義務不一致的合同。一些采購者還發生對不應支付的款項申請請款審批，或者對需要暫時扣留的違約金等進行違規支付等情況。

（五）驗收風險

對物資或服務的相關驗收酒店通常會有一定的標準，但是在實際操作時經常出現差錯。如實行倉管員與廚師一并驗貨的方式，會因為驗貨員缺乏責任心難以有效完成，或未見貨物虛開、補開驗收單，串通供應商、廚師截留貨款。

（六）付款風險

該風險多表現為結算形式上存在不合理的選擇，必須采用轉賬匯款的卻使用現金結算；會計在經手付款結算時對涉及到的單據未能及時核查其真實、完整性，簽字手續存在缺漏等情況[3]。

二、采購環節內部控制管理的具體策略

（一）規范請購審批程序

財務部對部門采購計劃應予以嚴格審核，集中關注數額較大或申請較為頻繁的物資，如有需要應到倉庫或有關部門進行核驗，進行規模控制。審核完畢后財務部負責人需將采購計劃呈交總經理室，由總經理確立是否使用否定權。財務部依照審批的采購計劃確立資金規劃方案，由采購部報告采購計劃及執行狀況，對其中出現的重要問題開展分析。

（二）完善計劃程序

酒店要完善物資儲備定額制度，根據此確立階段性采購計劃，科學規劃采購進程，防止物資需求部門或管理員單純憑自身經驗確立采購的數量，促進周轉效率的提高，嚴格控制庫存成本[4]。具體由財務部門牽頭，組織各部門負責人共同協商制訂采購預算等。該計劃對酒店后續采購內部控制管理有直接的作用。指定酒店有關部門按月確立月度的采購計劃，之后將各方面意見一并匯總，在充分利用現有物資的前提下采購部提出初步審核意見。

（三）規范購銷合同簽訂

建國飯店對大宗物資采購規定必須簽訂購銷合同,其內容應包括供、需企業全稱、法人代筆、電話等基本信息；采購物資的名稱、型號、規格、數量等產品信息；質量要求和驗收方法以及對不合格產品的處理方式；價格條款及交貨期限；交付方式和交貨地點；結算付款條款；違約責任；后續服務保障；財務部需審核合同雙方的開戶信息，采購部復核合同文本，確保有無語言、文字錯誤，外聘的律師審核合同的法律依據，確保在法律上的合規性。正式簽署時,須附律師意見函.將法律風險降到最低。

（四）加強驗貨環節控制

日常采購原則上由庫房人員驗收，食品類、專業類物品由申購部門一同驗收確認。對于需按重量、長度、體積等計量的物資，應使用稱重儀器、檢測工具、容器等進行測試驗收、不得虛估。對于檢驗合格的貨物，庫房管理人員負責將合格品入庫定位，對于沒有對應采購申請的貨物，一律不得簽收；驗收過程中如發現與訂購內容不符、破損、變質、受潮等異常情況時，驗收人員應及時聯系采購人員并通知供應商；供應商確認后，驗收人員記錄驗收異常情況，并送采購部門進行退、換貨處理；貨物交貨數量超過訂購量的部分應退回供貨商；屬于自然溢余的，由庫房管理人員在收貨時注明自然溢余數量，經使用部門負責人同意后進行收貨； 交貨數量未達到訂購數量時，以要求補足為原則，由驗收人員通知采購部門聯絡供應商進行處理。

（五）規范付款流程

應當對采購與付款業務建立嚴格的授權審批制度，明確審批人授權批準的方式、程序和相關控制措施。審批人應當根據授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。否則經辦人員有權拒絕辦理，嚴禁未經授權的機構或人員辦理采購與付款業務。建國飯店，結算時需要申請付款的部門填制《付款申請表》，該表須申請部門經理、財務總監、總經理逐級簽批后,財務人員方可支付貨款，付款憑證后須附《采購申請表》、收貨單、對方出庫單、發票等原始資料、結算支付金額、采購金額、收貨金額、對方出庫金額、發票金額必須一致方可在銀行支付系統中進行操作，不得以現金進行結算。

（六）形成酒店集成供應鏈體系

集成供應鏈更加突出企業內部控制的整體性概念。它要求供應商廣泛參與到酒店產品和相關服務的開發、信息分享等過程中，實現酒店經營中人、產品服務以及經營管理三種要素的集成化運作，運用集成化管理的思路使供應鏈獲得動態的最佳目標。該體系模式有助于酒店與供應商間確立持久穩定的合作關系，充分發掘雙方優勢，減少采購中的管理成本，達到雙贏。要想實現該體系的平穩發展，應注重信息共享，本著互信的原則開展信息共享，才可實現雙方經濟的共贏。

三、結束語

伴隨改革開放的深入推進，我國的酒店行業已日趨成熟，然而內部管理及控制仍存在不少問題，尤其體現在采購環節中。該工作程序較為繁瑣、難度較高，探討內部控制管理策略具有很大的現實意義：制定完善的采購計劃并予以落實是控制風險的前提。在此基礎上，應著力完善審批程序，規范合同簽訂，加強貨物驗收清理，規范付款流程，確保資金安全與審批高效。同時，集成供應鏈體系的搭建也是確保酒店與相關供貨商形成長久合作機制的重要手段，對實現優勢互補，獲得經濟效益有積極作用。