基層檢察院檔案信息化建設的若干思考

楊潔

摘 要：基層檢察院檔案相較于普通檔案的信息化建設，除了要確保檔案信息的真實與有效性之外，尚需做好保密的相關工作，故其信息化建設過程亦需對信息的安全管理給予高度重視，以此方能為檔案信息的高效共享提供有力支撐。本文通過具體論述基層檢察院檔案信息化建設存在的問題，并根據(jù)實際情況提出基層檢察院檔案信息化建設策略，為提升基層檢察院的檔案管理水平創(chuàng)造良好的條件。

關鍵詞：基層檢察院;檔案信息化;建設要點

基層檢察院積極開展檔案信息化建設，一方面是為了滿足時代發(fā)展需求;另一方面則是為了促使檢察院的檔案管理逐步往平臺、知識及資源化的方向發(fā)展，以此既能為檢察院開展各項工作提供專有的知識支持，又能切實維護檢察院檔案管理工作的穩(wěn)定開展。

1 基層檢察院檔案信息化建設現(xiàn)存的主要問題

就我國絕大多數(shù)基層檢察院當前所開展的檔案信息化建設工作而言，普遍存在以下四方面問題：

（1）檔案的信息化資源比較分散。

由于部分基層檢察院所使用之辦公軟件系統(tǒng)并未與檔案管理系統(tǒng)之間呈現(xiàn)出良好的兼容性。而隨著時間的不斷推移，越多越多的電子文件在產生同時卻未能有效管理，也便使得相關資源顯得十分分散，繼而也極大加重了接收信息化檔案工作時的負擔。

（2）不能夠同時保障電子文件的真實性與長期性保管。

基于電子文件本身便存在易復制、易篡改的特點，故諸多問題均可能對電子文件的真實性與長期性保管帶來負面影響，如管理不善，存儲系統(tǒng)更新不及時等。與此同時，因電子文檔本身還具有信息與載體相分離的特性，故也始終面臨著信息數(shù)據(jù)丟失的風險。

（3）檔案管理的基礎工作未打牢。

就基層檢察院目前的軟件應用環(huán)境而言，因其在開展檔案信息化建設時并未提前擬定規(guī)范性的工作流程，以致在實際工作中呈現(xiàn)出較高的隨意性。而在面臨新舊交替的情況時也因前期未能做足準備而導致直至與電子文檔的處理成為了掣肘信息化建設工作發(fā)展之難點。

（4）可用的檔案信息資源缺乏。

因長久以來，我國基層檢察院在管理檔案方面均需基于歸檔制度的約束并始終沿用著收集檔案實體的方式，故此“重藏輕用”的管理理念亦導致了可用之檔案信息資源顯得極為匱乏。

（5）信息安全問題突出。

檔案信息化建設的本質便是要借助網(wǎng)絡信息技術來管理檔案，基于網(wǎng)絡也便意味著需同時面臨網(wǎng)絡病毒的威脅。但就目前也然，諸多基層檢察院仍使用的是單機版殺毒軟件，如此不僅無法保障檔案信息安全，且對其他方面工作的正常運行亦可能帶來嚴重影響。

2 基層檢察院檔案信息化建設策略

2.1 做好檔案信息化資源保密工作，切實保證檔案資源的安全性

基層檢察院開展檔案信息化建設的核心目的，一方面自然是為了促進信息的及時共享，以便社會能及時接收到相關信息并為其之后擬定相關發(fā)展策略提供支撐;另一方面則是為了強化保密工作，以防止重要信息被非法竊取。對此，為確保基層檢察院檔案信息化建設工作的穩(wěn)定開展，則必然要準確劃分不同檔案的機密程度及開放范圍;與此同時，為彰顯部分檔案信息的保密性，則相關人員亦需養(yǎng)成良好的保密意識，而在具體工作過程中亦當加大對各類防御軟件的應用力度，諸如殺毒軟件、安全防護墻等，為檔案信息的安全提供保障。

2.2 加大各方面的投入，優(yōu)化管理信息化平臺

為確保基層檢察院檔案信息化建設工作的有效開展，則必然要對以下幾方面給與高度重視：首先，基層檢察院在構建信息化的管理平臺時，需務必對自身的財務狀況有一個較為充分的了解，以此確保相關設備的配置是在自身能可承受的范疇;其次便是要確保所使用軟件平臺的統(tǒng)一，以此方能后后續(xù)實現(xiàn)檔案信息的實時共享提供保障;再次則是要努力與政府電子政務平臺實現(xiàn)物力方面的連接，從而使各地區(qū)檢察機關的局域網(wǎng)能夠實現(xiàn)共享，讓上級機關能夠高效采集基層的相關資源，確保檔案信息管理的層級體系的建立，使訴訟檔案資源得到最大化利用。

2.3 要構建用戶多元、界面優(yōu)質以及功能完善的檔案管理系統(tǒng)

鑒于基層檢察院開展檔案信息化建設，同時也意味著但凡具有操作計算機能力的員工，其均有可能登錄相關系統(tǒng)查詢并使用部門檔案，由此也將為部門檔案增添管理方面的風險。對此，為確保基層檢察院的檔案安全，則必然要對相關工作人員的操作權限加以合理限制。與此同時，為提高檔案信息資源的利用效率，則相關系統(tǒng)的開發(fā)亦當始終遵循方便、直觀易查詢的原則。

總之，基層檢察院的檔案信息化建設無疑是一項艱巨且長期的系統(tǒng)性工程，故為確保該工程的開展順利，便除了要積極制定完善的檔案信息化管理制度及策略，尚需始終基于各地基層檢察院的日常工作需求，繼而針對信息化過程中出現(xiàn)的問題，制定相應的應對策略，才能有效保證檔案信息化工作有條不紊的順利進行。

參考文獻

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