農村土地確權檔案的管理

張召尊

當前，各地土地確權檔案進館工作正在緊鑼密鼓地開展，筆者認為檔案部門在土地確權檔案工作接收的整個工作中，應強化模板檔案的依樣示范推廣作用，并抓好三個關鍵點的培訓和督導。

一、抓好紙質檔案開始整理的關鍵點

這一環節的重點：一是收集齊全。二是制定一個規范的樣本并依樣培訓。三是可建檔裝盒排列編目但不裝訂，為電子掃描做準備。

各縣土地確權檔案分別由十幾個測繪公司承包，為更好地開展工作，應充分利用好微信群這一現代交流應用工具，群成員包括檔案部門、土地確權主管部門、相關鄉鎮及各公司負責人。檔案部門與主管部門及鄉鎮溝通確定合適時機，聯合對土地確權合同簽訂工作完成較早、紙質檔案開始進入整理階段的測繪公司進行抽戶檢查，確定所抽戶的土地確權檔案資料是否收集齊全，然后由檔案部門選取該戶檔案進行整理，形成“一戶一卷”模板檔案，然后再對該村綜合資料檢查確定齊全情況，不全進行補收，齊全后進行整理建檔，形成“村級綜合文件”模板檔案。

實際操作中，步驟如下：

第一步：檢查資料齊全及文件排列情況

（1）一戶一卷檔案包括6部分：農戶土地承包經營權登記簿、承包方調查表、承包地塊調查表、農村土地承包經營權公示結果歸戶表、土地承包經營權合同、農戶身份信息證明件，檢查中指導各公司須將每戶檔案按此順序排列，在掃描前不能裝訂。

（2）村級綜合文件檔案：一般裝有兩盒共17件：

第一盒包括：**村地承包經營權頒證申請書、**村土地承包經營權登記辦證工作實施方案、**村發包方調查表、**村指界委托書、**村第一輪公示報告、**村第一輪公示照片、**村土地承包經營權公示表、**村第二輪公示公告、**村第二輪公示照片、**村土地承包經營權頒證申請書、**村土地承包臺帳、**村界址成果表;第二盒共4件包括：**村調查草圖、**村第一輪公示圖、**村第二輪公示圖、**村地塊分布圖;檢查中指導各公司須將村級綜合文件按此順序排列，且記在檔案掃描前不能裝訂。

第二步：檢查齊全后，即開始組卷、填寫目錄、封皮、卷盒、案卷目錄及歸檔文件目錄的填寫。

（1）一戶一卷檔案

卷內目錄采用復印紙打印，共七項：順序號：按流水號依次填寫;文號：不填;責任者：填寫戶主姓名或制文單位的均可;題名：擬寫要準確反映出文件的內容;日期：采用8位阿拉伯數字（如：20180310）;頁號：排一個大流水號，每份文件填寫第一頁的頁號，最后一個文件填寫頁號的起、止號;備注：一般不填，但必須保留，可在特殊情況填寫說明。

卷內備考表采用牛皮紙打印共四項：本卷情況說明：一般不填，特殊情況下填寫檔案相關情況。立卷人：建檔人必須手寫或蓋名章，檢查人：一般為縣直主管部門負責人員或鄉鎮土地確權工作相關負責人員手寫或蓋名章，立卷時間：采用8位阿拉伯數字可打印。

案卷封皮用A4牛皮紙打印，封皮制式表格，應由縣檔案部門制定統一標準并下發到各承包公司，封皮分主表格和歸檔表格兩部分：

主表格統一制式，共五排，第一排**縣土地承包確權辦公室（小初字號）。第二排為農村土地承包經營權登記頒證檔案（小一字號）。第三排為**鄉**村**（戶名）土地承包經營權確權登記頒證檔案（小二號字號）。此三排設計統一標準，僅由建檔方填寫鄉名、村名、戶名即可。四、五排為卷內文件日期、保管期限、件、頁、歸檔號等項目，此處按實際填寫，歸檔號可不填，字號選擇用4號字。

歸檔表格設定在主表格下方：為全宗號、分類號、案卷號，均按要求填寫好，此時多注意分類號的準確填寫，為TQ0202**##（**為鄉代號，由土地確權主管部門劃定，##由各測繪公司確定，也可由土地確權主管部門制定，但須在檔案交接進館時提供村級代碼說明表）。

檔案盒，采用四公分無酸紙制作。卷盒正面印制制式表格。主要兩欄構成：第一欄**縣土地承包確權辦公室，第二欄? 農村土地承包經營權登記頒證檔案。

卷盒脊背共6項內容：第1項為鄉鎮（村）此處手工填寫，應用1.0碳素筆工整填寫。第2項為全宗號，此號碼由縣檔案館指定，可隨卷盒印制，第3項為分類號，其中上部TQ0202可印制，下部為鄉鎮代號和村級代號，可加蓋紅色印碼;第4項年度可統一印制，第5項起、止卷號可加蓋紅色印碼，第6項保管期限加蓋紅色印碼“Y”表示永久。

案卷目錄的編寫。注意一戶一卷檔案的案卷目錄封皮的規范填寫，與綜合文件歸檔案文件目錄區分。每村案卷目錄裝訂一本，根據案卷目錄厚薄情況可數村案卷目錄裝入一個文件目錄夾。

建議：卷號章、保管期限章及鄉鎮代號、村代號章要粗細適當，且一致保持蓋章后直觀美觀，每盒裝入一戶一卷檔案10卷為最佳方案，有利于案卷目錄的編寫和卷盒脊背案卷號碼的加蓋及今后檔案的查閱利用。

（2）村級綜合文件檔案

村級綜合文件一般為17件，這17件文件收集齊全并按順序排列，根據實際情況裝入兩盒，第一盒裝訂前13件為文件，后4件為圖紙類另裝一盒。

綜合文件檔案須在每份文件上加蓋歸檔章號，注意因為土地確權檔案的分類號數碼較多，所以要對歸檔章的尺寸進行適當調整大小，圖紙按照科技檔案的整理標準進行指導折疊。

因為村級歸檔文件目錄頁數較少，一般3頁，所以同一村的一戶一卷案卷目錄和歸檔文件目錄可放在一起裝訂，歸檔文件目錄排在后面。

模板檔案按上述步驟制定后，可以此模板檔案組織所有測繪公司進行集體培訓，會后由檔案館指定專人暫管模板檔案，隨時供各測繪公司來人觀看參考，并將模板檔案制成電子版發送到微信群，各測繪公司可依模板檔案整理建檔裝盒，但切記不要裝訂。

二、抓好電子掃描關鍵點

我省各級檔案館應用的電子檔案管理軟件有強大的電子目錄著錄、檢索及掃描圖像管理、查詢等功能，但因為網絡版的軟件價格較高，各公司購買有困難，且電子目錄著錄需要大量的人工和時間，如果由各公司著錄，不僅土地確權檔案進館時間延長，且出錯率較高。所以考慮土地確權檔案盡早進館更有利于安全保管的實際情況，土地確權檔案的目錄微機著錄可在紙質檔案和電子掃描圖像檔案進館妥善安置后進行，但電子圖像掃描一般要求各測繪公司完成，所以如何完成較高質量的電子掃描圖像也是檔案館掃描前重點培訓的內容。

我們此時仍應強化模板電子圖像檔案的的制作及推廣，我們選擇1-2個整理紙質檔案基本竣工開始進入掃描階段的公司完成試驗掃描，制定電子掃描模板檔案。

進館檔案電子掃描圖像技術指標如下：在紙質檔案數字化加工項目中采用200—300dpi的分辨率彩色掃描，照片采用600dpi的分辨率彩色掃描。掃描形成的文件以單頁JPG或TIFF存儲，電子掃描檔案必須保持歷史的原貌，大小一樣，并確保圖像文件的清晰度，無底灰和黑邊，字跡不變形，無缺損現象。

應建議各測繪公司使用高速掃描儀和避免使用高拍儀采集電子圖像，高速掃描儀初次設置成功后，即可批量掃描，并且圖像采集后用人工后續處理的工作量較低，但因為高速掃描儀投資較高，也有不少公司使用價格便宜的高拍儀進行拍攝讀取，盡管高拍儀也能完成較高質量的圖像掃描，但需要人工干預的步驟較多，此時各公司應盡量固定使用人員，并在拍攝前從角度、光線、存入位置、分辨率、投入手法做好批量拍攝前的試驗，俟操作熟練且電子掃描件達標后方可批量拍攝。同時使用高拍儀進行拍攝讀取電子圖像的，各測繪公司要在對掃描原數據進行備份的基礎上利用PHOTOSHOP軟件或其它圖像處理軟件及時對電子掃描文件進行批處理，批處理完成后，各公司對電子圖像要逐戶進行計算機一戶一卷電子文件夾內的“超大圖標”目檢，發現問題后應及時從備份數據中進行單個文件圖像處理。

掃描一定按卷內文件的順序進行掃描，掃描后的一戶一卷類電子檔案時要按三級文件夾方式提供，第一級為鄉級名稱的電子文件夾，第二級為村級名稱的電子文件夾，第三級為含有一戶一卷電子掃描圖像檔案的文件夾，第三級文件夾名要與紙質檔案的案卷號相同;同時第三級文件夾內的文件即掃描件（卷內文件）的文件名以批處理的形式依序簡化，有條件的應與館內檔案管理軟件的提供者進行溝通，確定未來圖像與檔案館管理軟件對接的名稱要求。各公司進館后檔案部門要對此進行抽查，以防亂號，影響以后的電子圖像與檔案管理軟件的對接及檔案利用。

村級綜合文件檔案里的圖紙檔案不需掃描，但須提供該圖紙的JPG或TIFF格式電子文件，此類電子文件一般由各測繪公司在相應軟件（如CAD）轉換即可。

電子模板檔案制定后，可以此模板檔案組織測繪公司進行細致的集體培訓，會后由檔案館指定專人暫管模板檔案，隨時供各測繪公司來人觀看參考，并將模板檔案制成電子版發送到微信群，各測繪公司可依模板檔案開始掃描。

各公司掃描形成電子文件要與檔案裝訂裝盒同步進行，以免檔案取存出現散亂情況。

三、抓好土地確權檔案的接收關鍵點

檔案部門通過工作微信群了解各公司建檔及掃描工作進程，俟多家公司完成即可著手進行接收，在接收環節工作流程如下：

第一步自我檢查。布置各公司進行紙質檔案在案卷目錄、案卷整理裝訂、卷盒規范填寫、電子檔案掃描方面的自我檢查;

第二步指導性檢查。各公司自我檢查合格后向縣檔案館提供部分電子掃描件和案卷目錄由檔案館人員進行指導性檢查，俟檢查合格后進行相關檔案的正式移交。

第三步正式移交。應注意交接方主體的構成，即承包公司與所在鄉鎮或土地確權主管部門聯合遞交移交清單，目的一是強化鄉鎮或相關部門對土地確權檔案工作的主體責任感，二是減少土地確權檔案移交的隨意性，三是有利于所在鄉鎮和主管部門了解土地確權完成情況，以確定下一步工作措施。移交時檔案館確定人員進行移交檔案的數量核對及電子檔案和紙質檔案建檔質量的抽檢，無問題后接收檔案進館并辦理檔案交接憑據，交接憑據須由檔案館、相關鄉鎮、承包測繪公司三方簽字并分別保留一份。

農村土地確權檔案事關民生權益和大數據的應用，檔案館應想方設法提高內部人員的電子檔案業務應用水平和微機計算機相關知識的應用技能，重視模板檔案的建立并依樣培訓推廣，靈活利用好微信群等現代交流方式，提前謀劃，主動出擊，措施前置，培訓細致，并加強與相關主管部門和鄉鎮的溝通協調，才能確保今后高質量的類似規模化的檔案接收進館。

（作者單位：河北省滄縣檔案館）