基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

韓玉

一、紀(jì)檢監(jiān)察檔案的作用

紀(jì)檢監(jiān)察檔案是紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)在工作職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)的會(huì)議、審理、案管、信訪、監(jiān)督檢查、審查調(diào)查、組織人事等方面的材料。其范圍可分為文書類、審查類、調(diào)查類、人事類和聲像、電子類檔案等。

紀(jì)檢監(jiān)察檔案是提高辦事效率的重要環(huán)節(jié)。規(guī)范詳實(shí)的檔案有助于辦案人員在查辦各類案件時(shí)能快速、準(zhǔn)確的找到法律依據(jù)，準(zhǔn)確定性，以提高紀(jì)檢工作效率，充分發(fā)揮紀(jì)檢監(jiān)察檔案的價(jià)值，從而快捷高效地為紀(jì)檢監(jiān)察工作服務(wù);紀(jì)檢監(jiān)察檔案是重要的宣傳材料。紀(jì)檢檔案內(nèi)容豐富，積累了案件辦理的寶貴經(jīng)驗(yàn)，既可以從中吸取教訓(xùn)，做到警鐘長(zhǎng)鳴，又可以有針對(duì)性的加強(qiáng)防范措施，以免重蹈覆轍;紀(jì)檢監(jiān)察檔案對(duì)提高辦案質(zhì)量有重要監(jiān)督作用，充分完善辦案問訊全程錄音錄像等資料檔案，才能進(jìn)一步規(guī)范工作程序，確保紀(jì)檢監(jiān)察工作人員在辦案時(shí)，證據(jù)確鑿，手續(xù)完備。

二、基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理中存在的問題

（一）人力資源不足

工作力量不足，人員不穩(wěn)定。目前專業(yè)人員短缺，檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)、技術(shù)手段、管理辦法相對(duì)薄弱，學(xué)習(xí)培訓(xùn)不夠;新形勢(shì)下，檔案管理工作對(duì)檔案管理人員提出新要求，但是目前來看，檔案管理人員一崗多職現(xiàn)象普遍存在，兼職檔案員變動(dòng)比較頻繁，雖然工作都進(jìn)行了交接，但某些文件沒能做到及時(shí)歸檔;檔案員業(yè)務(wù)能力有限，還需進(jìn)一步的學(xué)習(xí)，傳統(tǒng)檔案管理方式還是主流，文字、圖片、音像等電子檔案的保存常常被忽略，部分科室只保存已經(jīng)查結(jié)的案件案卷。

（二）資金投入不足

由于單位辦公條件和財(cái)政經(jīng)費(fèi)各方面因素的制約，對(duì)于紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)檔案管理的設(shè)備投入不足，缺少專門的檔案室存儲(chǔ)檔案，隨處堆放的檔案不利于檔案的保管和利用，部分建立檔案室的紀(jì)檢監(jiān)察部門檔案設(shè)備、配套設(shè)施達(dá)不到上級(jí)部門對(duì)檔案管理的要求，與此同時(shí)，檔案管理工作人員技能還相對(duì)較低，對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作很難適應(yīng)。

（三）檔案資料收集困難

由于檔案材料收集制度尚不完善，單位各科室分工也有所不同，各科室協(xié)同完成工作材料會(huì)因需求不同而留置在有關(guān)科室或個(gè)人手中。部分業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)文件歸檔制度欠缺了解，為了方便自己利用，將檔案放在自己手中不移交，沒有充分的發(fā)揮它應(yīng)有的作用。保密制度的落實(shí)不到位，部分科室對(duì)一些涉及特定內(nèi)容、特定范圍的檔案材料拒絕歸檔，影響檔案資料全面歸檔工作，而檔案室作為一個(gè)檔案職能部門，如果無法全面掌握各部門工作情況，常常會(huì)使得檔案資料在收集整理過程中出現(xiàn)疏漏。

（四）檔案信息化水平較低

紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)檔案工作人員較少，但是立卷方式仍以手工立卷為主，占用許多時(shí)間，部分檔案人員還一崗多職，無暇開展利用檔案信息資源等工作，造成檔案工作水平停滯不前。傳統(tǒng)的立卷方式對(duì)于檢索文件、開發(fā)利用十分不便，效率低，勞動(dòng)量大。紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)不僅需要計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等普通硬件設(shè)備作為辦公設(shè)施，在信息化技術(shù)應(yīng)用方面，還需要專用檔案管理軟件、分級(jí)保護(hù)涉密終端、大容量服務(wù)器等現(xiàn)代化軟硬件設(shè)施，部分單位在資金上很難大量投入，使得檔案管理信息化程度很低。

三、加強(qiáng)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的對(duì)策與建議

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

在選配原則上，要選配責(zé)任心強(qiáng)、德才兼?zhèn)涞臋n案工作人員，同時(shí)，業(yè)務(wù)上應(yīng)具備相應(yīng)的文化、技術(shù)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。此外，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理人員的管理水平，影響著檔案管理的質(zhì)量，紀(jì)檢監(jiān)察部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的能力培訓(xùn)，包括紀(jì)檢監(jiān)察業(yè)務(wù)知識(shí)能力，文件分類以及快速查找的能力，綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)的能力，搜索以及分析研判能力等多方面綜合技能，確保檔案管理人員擁有專業(yè)的業(yè)務(wù)技能。通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案人員熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫更新管理和保密系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè)等基本技能;增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，提高其理論知識(shí)水平，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案人員不斷更新知識(shí)，拓展視野，盡職盡責(zé)的完成紀(jì)檢監(jiān)察檔案工作。

（二）加大資金投入

紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，在統(tǒng)籌財(cái)力的情況下，增加在檔案室建設(shè)方面的預(yù)算額度，根據(jù)不同的需求和實(shí)際情況加大對(duì)各地的支持力度，對(duì)于正在建設(shè)的檔案室，要足額落實(shí)配套資金，確保項(xiàng)目順利實(shí)施;安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)應(yīng)對(duì)檔案管理工作發(fā)展中存在的具體困難和問題。在現(xiàn)代化辦公設(shè)備配備上，將現(xiàn)代科技、微縮科技充分利用在檔案工作管理過程中，加快數(shù)字化檔案信息管理進(jìn)程。在人才培養(yǎng)、數(shù)據(jù)庫管理等信息化技術(shù)方面更加規(guī)范化。

（三）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)管理建設(shè)

首先制定檔案歸檔規(guī)范。要提高檔案管理的規(guī)范性，要明確其歸檔要求，包括裝訂要求、封面內(nèi)容的填寫要求和標(biāo)題格式要求等。其次要加強(qiáng)組織建設(shè)，完善相關(guān)制度，保證工作人員行為的規(guī)范性和合理性，以制度建設(shè)促進(jìn)隊(duì)伍建設(shè)，減少問題發(fā)生的可能。此外，加強(qiáng)檔案管理的精細(xì)化水平，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確檔案的收、管、用三個(gè)環(huán)節(jié)的制度，定期進(jìn)行收集，加強(qiáng)研究和分析，紀(jì)檢監(jiān)察檔案要實(shí)行分級(jí)管理、責(zé)任到人，明確每個(gè)人的的職責(zé)和義務(wù)，強(qiáng)化管理意識(shí)。

（四）提高檔案管理的信息化水平

引進(jìn)自動(dòng)化的辦公軟件對(duì)基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案進(jìn)行管理，通過信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案文件進(jìn)行管理。將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息檔案、電子信息檔案，將各類檔案信息都錄入信息管理系統(tǒng)。檔案信息要定期整理，要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行有效的利用。此外，每項(xiàng)工作都制定相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提升檔案信息的共享性，最后要采取必要的安全措施，紀(jì)檢監(jiān)察檔案與普通檔案不同，可能會(huì)包含一些證據(jù)材料、案件辦理過程等涉密信息，因此要確保檔案的安全性，檔案的檢索使用要限定范圍，對(duì)到達(dá)保管時(shí)間的，應(yīng)該按規(guī)定進(jìn)行銷毀，采取各種必要措施保護(hù)檔案的安全和保證檔案庫資源的有效利用。

四、紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)檔案規(guī)范化管理的成效

（一）便于檔案信息的服務(wù)利用

以原始方式存儲(chǔ)的紀(jì)檢監(jiān)察檔案記錄了大量信息，龐雜的信息量， 一旦使用，需要大量的閱讀和搜索，這既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，通常都需要整理出厚厚的文件。在采用標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理之后，我們使用檔案管理軟件進(jìn)行統(tǒng)一和集中管理，提取有用的信息，加強(qiáng)分析和判斷，并發(fā)揮檔案工作的服務(wù)作用。檔案的信息交流和分享可以直接在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行，資源共享，以彌補(bǔ)基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案利用不足的缺點(diǎn)。

（二）確保了檔案信息保存更加安全

采用紙質(zhì)作為文檔保存的媒介，由于紙質(zhì)材料易損壞、占用空間多以及人為的工作疏忽、工作崗位調(diào)動(dòng)等情況的存在，可能會(huì)破壞甚至丟失重要的文件數(shù)據(jù)。采用標(biāo)準(zhǔn)化和信息化來保存，提高了保密性和安全性，并克服了由于紙質(zhì)文件的損壞而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失的缺點(diǎn)。歸檔文件可以存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)，CD，USB閃存驅(qū)動(dòng)器，移動(dòng)硬盤等中，這些設(shè)備具有良好的安全性和穩(wěn)定性，外部環(huán)境不容易受到影響，可以長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)，使檔案管理更加安全。

（三）提高了使用檔案的工作效率

檔案標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理可以依靠信息技術(shù)，通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)紀(jì)檢監(jiān)察檔案的文件信息的收集、分析、核對(duì)和搜索，貫穿檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，包括對(duì)文件信息的分類、錄入、細(xì)化和整理等，減少了數(shù)據(jù)丟失的可能性，查找和分析也可以更準(zhǔn)確、方便和快捷。標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的檔案信息處理方式，既確保了檔案工作的有序進(jìn)行，又提高了工作效率。

（作者單位：中共樂亭縣紀(jì)律檢查委員會(huì)）