淺論我國檔案信息化的注意方向

毛金生

摘 要：隨著信息化進程的推進，人民群眾的檔案意識越來越強，社會對于檔案管理提出的要求也越來越高。在這種情況下，要進一步推進檔案信息化建設，就必須要形成清晰的認識。文中就我國檔案信息化的注意方向進行了分析，希望可以更好的認識檔案信息化建設，為檔案信息化建設提供支持。

關鍵詞：檔案管理;檔案信息化;注意方向

說到檔案信息化首先不得不提它的涵義，所謂檔案信息化即指檔案部門利用數據壓縮技術、多媒體技術、高速掃描技術等技術手段將傳統的紙質版檔案、縮微檔案、聲像檔案等通過掃描、拍攝、采集轉換成為可在計算機系統中存儲，在網絡環境中傳輸的數字檔案。數字化后的數據格式要易于識讀、遷移，符合國家電子文件通用的格式和質量要求。檔案信息化改變了檔案信息傳統的儲存、傳輸和利用等方式。檔案信息化的實質是檔案存在形式的改變，紙質檔案轉換成信息化數字檔案的過程。

伴隨著社會信息化進程的加快，民眾的檔案意識增強，其價值也日漸提升，社會對檔案管理也提出了更高的要求，早已不限于"管好"檔案，更多地要求是"用好"檔案。檔案管理部門必須提高其自身的管理水平，管理手段必須從手工方式向現代管理方式轉變，為社會提供高效、優質的檔案信息服務。"提升檔案管理檔次，將檔案交給計算機系統管理"正式成為一種必然趨勢。網絡技術、數據庫技術、數據存儲等各種信息技術的迅猛發展，為檔案信息資源的科學保管和開發利用創造了前所未有的契機，社會及每個單位網絡基礎設施不斷改進完善，也為檔案信息化建設創造了良好的條件。通過實施檔案信息化建設，檔案的管理和利用將完全通過計算機系統實現，以高度集成的網絡信息為基礎，實現檔案管理的標準化、數字化、規范化，為社會各界提供快捷高效的檔案信息服務，是檔案部門和檔案工作者當前和相當長時期艱巨的系統工程。

了解完檔案的由來，下面該講講檔案資料具體的來源及數字化了：檔案信息化的文件資料來源非常廣泛，可以分為以下幾個方面各辦公系統、信息系統生產的有保存價值的文本、圖形、圖像、數據等原生電子文件，檔案信息化應該將這些電子文件與紙質文件材料相對應，采取信息化設備終端轉出、接入出口將以上原生電子文件直接導入到檔案管理系統中，當然在轉出、接入過程中，應鑒別文件的保存價值和數據的安全性;紙質檔案自身的內容信息化檔案工作者或者項目資料員采用高速掃描技術、數據壓縮技術將紙質檔案數字化，在數字化的過程中，要做到先后順序安排合理、信息轉換恰當準確，要做到數字化的檔案要和紙質檔案能相對應，要保證檔案庫房的紙質檔案和信息化后的數字檔案相對應，避免出現檔案管理人員能找見紙質檔案找不見數字檔案，找見數字檔案找不見紙質檔案的情況，因為紙質檔案和信息化的數字檔案各有各的優勢。

至此，我國的檔案信息化應該注重紙質檔案和數字化檔案并駕齊驅的發展，不能落下任何一方，那么該怎么發展呢？

首先講講紙質檔案，紙質檔案由來已久，是檔案的最初保管形式，他可以說是數字檔案的依據，數字檔案存儲過程中不能避免會發生損壞的問題，不是人為過錯，這時如果想要知道文件內容，無疑檔案室里的紙質檔案成了唯一的解決辦法，這也就意味著我們要對紙質檔案做好妥善的保管，檔案屬于一個單位的專屬涉密文件，是萬萬不能丟失或者流出去的。與此同時，紙質檔案的保管過程中還應注意劃分保管期限和類別，永久、30年還是10年都應該區分清楚，分類保存，注意與檔案館的移交工作。

接著講講數字化檔案，數字化檔案是未來檔案建設的標準化趨勢，不管國家檔案館還是地方各個單位都在追求數字檔案的進度，這也足以證明數字檔案的未來價值可期度。但即便是是數字檔案室的優點頻頻顯現，在實際使用上還是存在這不容忽視的問題，比如檔案掃描件的損壞、檔案遭病毒破壞等一系列問題，這就要求我們每個單位的檔案員足夠專業，對檔案操作步驟符合國家檔案局的要求且對新出的相關法律條文等政策性文件始終保持著密切的關注度，盡量避免檔案出現上述不好的情況。

因此，在檔案信息化建設的過程當中，不僅要注重紙質檔案的整理與保存環節，同時對電子計算機和網絡信息的安全要予以重視，和平常的計算機系統維護一樣，它也需要工作人員在有一定共識的基礎上采取相關的措施對檔案管理部門門的計算機網絡系統進行維護，只有這樣才能更好地保證數字檔案的正常使用以及檔案管理工作的順利進行，促進我國檔案管理信息化建設工作的不斷發展。