我國檔案信息化過程的問題、原因及措施

劉桂松

摘 要：雖然檔案信息化的概念出現的時間較早，然而經過了這么多年的發展，檔案信息化建設管理仍然存在一些問題。文中就我國檔案信息化過程中出現的問題以及原因進行分析，并在此基礎上提出了改進的措施。

關鍵詞：檔案管理;檔案信息化;檔案信息

我國的檔案由來已久，有關史料證明它與漢字的產生年代大致同期。然而，檔案信息化這個概念的由來卻大致可以追溯到20世紀初期（2000年）往后，短短二十年的歷史也讓我國在檔案信息化進程中浮現出了一些問題，本文就主要想針對這些問題及其出現問題的原因做個簡單探析，同時附上一些個人不成熟的解決措施，希望能為我國檔案信息化事業的建設工程添磚加瓦。

首先，我國檔案信息化管理中主要存在以下幾個問題：

一是數據的異構性。因為無論是檔案館還是檔案室的資料來自不同的單位或是科室，不同類型數據都有其特點和結構，因此在處理信息時也比較復雜。

二是信息的高度分散性。比如財務報表，稅務部門有自己的財務報表，各單位都有自己的財務報表，這就加大了檔案部門在處理信息時的難度，他們要從巨大的信息量中抽出最為有用的信息，進行合理的加工和處理，這樣才有助于社會信息的共享。

三是當前的信息管理的滯后性。檔案信息化的核心在于對檔案信息管理的流程進行提煉、優化和重組，提高信息的利用。國內外已有的經驗表明，檔案信息化的建設重點是進行檔案管理而不是電子設備的使用。我國的檔案管理體制不夠健全，存在很嚴重的滯后性。

分析完存在的問題，接著，闡述一下我認為影響我國檔案信息化建設的主要問題的原因：

一是對檔案信息化建設缺乏認識。信息技術的普及可以提高工作效率，完整的信息框架和信息處理模式可以更快的對信息進行加工和處理。很多檔案工作者特別是年齡偏大的會排斥新技術，不愿意去學習，因此在信息化建設中應當樹立以人為本的理念，讓他們轉變思想，通過不斷提高自身的技術水平，提高工作效率。

二是檔案部門的信息化水平不高。雖然目前很多單位已經引進計算機技術來進行信息管理，但是仍有很多機構采用單機操作，這就使得信息資源無法實時共享，沒有充分發揮現代計算機技術和網絡技術的優勢，很多人對計算機的使用效率過低，只會一些簡單的操作，這也會影響信息化建設。

三是對于運用信息資源的觀念也存在問題。檔案資料的流入檔案館很重要，但是把這些信息轉變成為對社會有用的，能夠服務大眾，并帶來經濟效益更為重要，管理人員應該把注意力轉移到后者，提高資源的共享和有效利用。

雖然檔案的信息化進程中有著幾個攔路虎，但是檔案信息化是我國檔案的未來整體趨勢，由此看來，必須主動克服攔路虎，勇敢邁向成功的未來。針對我國檔案信息化的問題，給出如下幾點完善我國信息化建設和檔案管理的措施：

首先要不斷完善我國的運行機制，加強各部門門的監督管理，逐步實現對文件資料的全程管理，賦予檔案管理部門一定的行政管理職能，通過加強各部門門之間的合作，形成一個完整的工作體系。

第2，不斷完善我國的相關法律法規制度，對檔案管理工作進行規范，對各部門制定相應的任務，不斷完善績效評價體系，促進檔案信息化建設的發展。

第3，完善信息技術和加大資金投入不斷完善我國的信息技術和加大資金投入，建立資金保障體系。在我國的檔案信息化建設過程中，技術和資金都是至關重要的。在完善的體系的基礎之.上還應加大資金投入，才能保證檔案管理系統的平穩運行和信息的安全。我國還應加大一些信息管理軟件的研發力度，不斷更新系統。加強信息的安全管理，對殺毒軟件進行升級，加強訪問控制，做到信息的安全管理。最后加強網絡 互通的進程，借助現有的信息資源網，實現各部門各機構信息資源的共享，搭建起信息共享平臺。

第4，四創新檔案信息服務手段不斷創新我國的檔案信息服務手段，提高信息利用率是檔案管理和信息化建設的最終目標，應該對我國的檔案服務手段不斷創新。