淺論檔案信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題

劉美紅

摘 要：信息化時(shí)代，不僅僅是有著各種各樣的電子檔案產(chǎn)生，同時(shí)還需要對各種實(shí)體檔案進(jìn)行管理。在這種情況下，需要對檔案信息化建設(shè)予以高度的重視。文中就對檔案信息化建設(shè)中所需要注意的幾個(gè)問題進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;檔案管理人員;檔案信息標(biāo)準(zhǔn)

長久以來，一個(gè)單位保管的檔案大多是實(shí)體檔案，庫房面積和庫存實(shí)體檔案數(shù)量頗多，信息化的檔案和存放信息化檔案的防磁柜等裝置較少，甚至一些規(guī)模較小的單位缺乏保存信息化檔案的裝置也是有的。然而，伴隨著現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化等新技術(shù)的不斷出現(xiàn)，以及電子檔案的出現(xiàn)給檔案管理也提出了新的要求：

首先，要努力提高檔案管理人員的技能。主要包括檔案業(yè)務(wù)技能和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案管理人員要有很好的信息敏銳感和理解能力，熟悉檔案信息化和電子檔案的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地區(qū)標(biāo)準(zhǔn);檔案管理人員要熟悉辦公軟件、網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，能夠快速熟練地轉(zhuǎn)換各種形式的文件形式，并能對其做好安全工作;檔案管理人員要既能駕馭檔案信息化的過程，又能及時(shí)收集歸檔各種環(huán)境下產(chǎn)生的電子檔案，用創(chuàng)新意識和信息化理念來管理檔案。

其次，要注重培養(yǎng)檔案管理人員較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。電子檔案的出現(xiàn)拓寬了檔案存在的載體，但也對檔案管理的保密、安全工作和檔案管理人員的保密、安全意識有了新的考驗(yàn)，這就要求檔案管理人員要政治素質(zhì)高、職業(yè)道德良好、敬業(yè)精神高、有強(qiáng)烈的責(zé)任意識和安全意識，要求檔案管理人員做好檔案的密級劃分、檔案管理系統(tǒng)的身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全保密工作，要求檔案管理人員熟悉檔案的備份與恢復(fù)技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)防火墻使用方法等。

再者，還需要不斷完善檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋信息化建設(shè)的所有方面，確保歸檔的信息化檔案和信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的起草可以參考紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定，同時(shí)也要遵循國家權(quán)威檔案部門發(fā)出的電子檔案的保管使用相關(guān)規(guī)定。另外，0A環(huán)境下產(chǎn)生的電子類文件的整理應(yīng)遵照國家有關(guān)電子類文件的整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員應(yīng)對電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性、有效性都要做到檢驗(yàn)，確保檔案的及時(shí)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容真實(shí)、編目規(guī)范、賬實(shí)一致，手續(xù)清楚。

信息時(shí)代，電子檔案的產(chǎn)生、收集、整理與利用等工作不再是檔案室或者檔案工作人員能單獨(dú)完成的了。它需要我們做到在日常的檔案收集、整理過程中，要堅(jiān)持實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)以及分級管理的原則，并且充分貫徹檔案管理的多級責(zé)任制，將單位領(lǐng)導(dǎo)、各部門積極參建檔案管理員人員全部納入到檔案管理日常運(yùn)行單元中，將責(zé)任層層分解，層層落實(shí)。作為檔案管理人員要充分認(rèn)識檔案信息化和信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案的關(guān)系，不斷提高自身素質(zhì)，與時(shí)俱進(jìn)，依照一定的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，做好新時(shí)期檔案工作，這也是我們務(wù)必要做好的檔案工作，為檔案的信息化工作打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。