檢察機關(guān)檔案信息化建設(shè)之我見

沙建國 張紅成

摘 要：信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了社會活動中的各個方面，對社會活動的運行方式帶來了巨大的沖擊。面對信息技術(shù)帶來的沖擊，檢查機關(guān)需要積極的采取措施進(jìn)行應(yīng)對，而推進(jìn)檔案信息化建設(shè)就是其中非常重要的內(nèi)容。文中主要就針對當(dāng)前檢查機關(guān)檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了分析，為推進(jìn)檢查機關(guān)檔案信息化提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檢查機關(guān);檔案信息化;檔案管理

近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)也越來越受到各級各類機關(guān)單位的重視，但從實際來看，其存在的共性問題十分突出，總結(jié)起來主要有以下幾個方面：

1 重視不夠，檔案信息化意識不強

長期以來，人們對檔案的認(rèn)識處于可有可無，對檔案產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，檔案信息化就更受不到人們的重視。很多單位特別是檢察機關(guān)這種業(yè)務(wù)性極強的機關(guān)沒有把它作為一項重要的工作來抓，重“藏”輕“用”，人們對檔案利用產(chǎn)生的效益缺乏經(jīng)驗和意識，利用的也只有一些業(yè)務(wù)科室人員，他們也只是查閱自己需要的卷宗，而大多數(shù)職工對檔案資料利用效益知之甚少，更談不上檔案管理信息化建設(shè)。

由于重視程度不夠，檔案的基礎(chǔ)設(shè)施的硬件配備不到位，信息化基礎(chǔ)檔案的保護(hù)和信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高，因此檔案也就發(fā)揮不出它應(yīng)用的效能。

2 隊伍乏力，缺乏綜合素質(zhì)強的檔案人才

再高的技術(shù)設(shè)備和軟件也得由人來管理和操作，大部分檔案員只能做一些文件歸檔等基礎(chǔ)性工作。隨著檔案信息事業(yè)的快速發(fā)展，檔案工作由過去的以管為主正向著管用并舉和信息開發(fā)為主的方向發(fā)展，檔案正由“死檔案”向“活檔案”方向轉(zhuǎn)變，其形式和內(nèi)容都發(fā)生了巨大的變化。過去那種粗放的工作方式已無法適應(yīng)檔案工作發(fā)展的新形勢，僅靠一點粗淺的檔案管理知識也無法勝任現(xiàn)代的檔案信息工作。在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，檔案管理信息化要求檔案人員應(yīng)掌握檔案和信息專業(yè)知識，具備計算機基本知識和操作技能、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識和上網(wǎng)操作技能以及必要的科技專業(yè)知識，并應(yīng)具有科學(xué)合理的群體素質(zhì)結(jié)構(gòu)。然而，目前檢察機關(guān)的檔案專業(yè)人員隊伍專業(yè)素質(zhì)比較貧乏，很多檢察院的檔案工作由聘用制人員來負(fù)責(zé)，理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的人才更是匱缺，這樣就很大程度上制約了檔案信息化的應(yīng)用和發(fā)展。

3 管理不善，安全問題日益顯現(xiàn)

一方面，在檔案管理信息化過程中，往往重視信息化中檔案信息的流轉(zhuǎn)和溝通，只留心檔案信息對工作的參考和借鑒作用而忽視檔案的根本作用—憑證作用。檔案實體是檔案發(fā)揮憑證作用的基礎(chǔ)。這種情況下，檔案實體就會被忽視，其安全性就不能保證。

另一方面，在檔案信息化中，相關(guān)人員往往只注重檔案信息的使用，而忽視了檔案信息在使用過程中存在著安全問題。檔案信息化過程中的檔案信息安全包括檔案信息存儲實體的安全、電子檔案數(shù)據(jù)的安全、檔案信息流轉(zhuǎn)的安全，這要求管理者重視檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備的穩(wěn)定性和安全性，確保萬無一失。

電子檔案對設(shè)備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等特性決定了電子檔案長期保存的困難。在整理和開發(fā)利用中的嚴(yán)重不安全性必須要求采取切實有效的措施來保證其安全。