“數字中國”視野下檔案工作研究策略

邢小美

一 、引言

2015年12月，習近平總書記在出席第二屆世界互聯網大會時強調“中國正在實施‘互聯網+行動計劃，推進‘數字中國建設”，標志著“數字中國”成為未來數十年中國信息化發展的目標。2017年12月，在中共中央政治局就實施國家大數據戰略進行第二次集體學習時，習近平總書記強調，大數據是信息化發展的新階段，海量數據對于經濟發展、社會治理、國家管理與人民生活都產生了重大影響。為了適應推進國家治理體系和治理能力現代化的背景以及順應我國經濟進入高質量發展時代，我們要增強利用數據為生產生活服務的能力，把握大數據發展規律。

“數字中國”覆蓋經濟、社會、文化、生活等方方面面，對經濟發展方式轉變、產業轉型升級、創新社會管理、保障和改善民生、提升國家競爭力發揮至關重要的作用，其作用得以發揮，離不開背后海量數據的支撐。政治、經濟、文化、社會、生態等各個方面管理活動的開展，一方面涉及人財物的管理，另一方面還涉及對數據的管理。數字化條件下，我國管理工作，正實現著從事后總結經驗和教訓，演變為以文件、檔案信息為依據的精細化的事前與事中控制，實現以客觀實際為基礎，不斷進行科學決策，而且這一發展趨勢正逐漸取代傳統的粗放式的“一拍腦袋做決策”。檔案的本質屬性就是原始記錄性，我們檔案工作追求的目標就是確保與業務活動相伴而生的記錄的真實、完整、安全，以此為基礎促進其利用，輔助科學決策。

檔案工作者具有長于管理與業務活動相伴而生的記錄的職業優勢，因此在建設“數字中國”的時代背景下，檔案工作者的職業定位應為管理各行各業業務活動中產生的數據，確保數據質量、維護數據安全、加強數據開放，為依托于數據開展的各項業務活動提供基礎性支撐。

二、“數字中國”視野下檔案工作面臨的變化

（一）檔案數據大量產生

2018年12月15-16日在北京召開了第九屆電子文件管理論壇，從其中的主題發言可以看出檔案界對單軌制的歡迎和目前單軌制已經在一些地區、機構有所應用，并取得較好成效。直接以電子方式運行和保存電子文件逐漸成為業內共識。推行單軌制的一個結果是在業務工作中產生的文件全部都是數字信息，大大助力了檔案的“增量電子化”。

除了各類組織機構正在建立與自身業務活動相適應的信息系統，在業務活動中產生大量業務數據。隨著智能技術的廣泛應用，利用各種傳感器、微處理器等感知技術也在產生大量客觀數據，這一發展趨勢意味著人類社會活動將實現“全數據”的覆蓋。我國是世界第一人口大國，并已成為世界第二大經濟體，人口13億多，法人單位1100萬，人口和經濟規模決定了我國是世界數據資源大國。因而伴隨業務活動產生的具有原始記錄性的檔案數據也會大量產生。

（二）檔案數據的安全面臨挑戰

大數據環境下，檔案數據管理主要基于非關系型數據庫，保存的主要是非結構化數據。因為數據無時無刻不在產生，產生的領域也極其廣泛，面對體量如此巨大的數據，再追求檔案數據的結構化實屬不易。在當下的環境中，檔案數據來源眾多、類型豐富，因為產生于分散的各個角落，數據質量不易控制，容易因為技術或人為原因導致產生虛假數據而難以發現，而且數據大多是產生于電子設備，若設備故障、外部突發狀況（如斷電）或人為操作失誤而造成數據缺失，難以補救;數據在收集、管理、利用的過程中，會存在不法收集數據、用戶隱私泄露、數據被非法竊取等安全問題。

（三）檔案數據的利用方式發生變革

以數據化形式產生、傳輸、存儲、利用檔案，極大地拓展了檔案利用的邊界。云計算在促進跨時空、跨地域數據資源共享，實現數據流通、消除數據孤島方面有獨特優勢。技術的發展不僅使得檔案數據能在更大范圍內發揮價值，而且促使多領域、多層面的數據資源實現連通，創造新價值。當下環境的檔案數據的開放與提供利用，較之數字檔案館的檔案提供利用，具有檔案資源來源更廣泛、利用主體和需求更多元、利用方式更便捷深化、可形成可視化成果和可對利用行為進行實時記錄、分析、預測等優勢。

（四）檔案工作者的角色、思維、意識都要有所改變

檔案工作者所追求的不再是類似“倉庫保管員”的角色，而應積極有為，對與業務活動相伴而生的檔案數據進行收集、管理，規范數據格式、保障數據質量和安全;認識數據的價值，更加關注對數據進行挖掘分析，提高利用效率，滿足用戶需求，同時也要平衡好數據利用與隱私保護，尊重數據來源方的數據權益，在法律規定范圍內盡量擴大開放范圍，以實現檔案數據價值;改變狹隘的數據觀念，倡導數據開放共享，推進跨區域數據共享平臺的建設，尋求與各方面、各領域的合作。

（五）檔案人知識結構需要更新

檔案數據大量產生、檔案數據安全面臨威脅、檔案數據利用方式發生變革以及檔案工作者自身角色、思維、意識面臨發生轉換的需求都推動著我們改善檔案人的知識結構、提升工作技能、培養創新型檔案專業人才，以適應時代的呼喚。

三、“數字中國”視野下檔案數據管理目標

（一）保障數據質量

檔案管理工作在享受著數字化、信息化、智能化帶來便捷的同時，也面臨著數字文件易改、易丟、難以長久保存的危機。如作為國內人工智能行業領軍企業的科大訊飛研制出的檔案機，就將人工智能技術與檔案工作實踐相結合，助力了檔案現代化，一方面創新了檔案的記錄方式，另一方面激活了檔案利用方式。這是人工智能技術與檔案深度融合給我們檔案工作帶來便利的生動體現。但不容忽略的是，我們在享受數字化、智能化帶來便利的同時，也面臨著數據質量更加難以保障的危機。

檔案數據要發揮其作用，首先必須保證其質量，唯有其是真實、完整的，檔案數據的證據價值、決策價值才有可能得以實現，即我們才有利用檔案數據的必要性;而只有其是可讀、可用的，檔案數據才有發揮其價值可能性。目前諸如存證云、百度取證等電子存證平臺大量涌現，正在取代檔案部門進行數據的取證工作，如果檔案部門缺乏合法、合規的措施和技術手段來保障歸檔過程和歸檔后檔案數據的質量和可用，那么即使隨著單軌制實施以及各級各類組織機構建立的信息系統中伴隨業務活動而產生大量檔案數據，其也不具備利用價值，檔案工作便會被邊緣化。

（二）維護數據安全

“數字中國”的建設首先要求切實保障國家數據安全，加強政策、監管、法律對于國家關鍵數據資源的保護能力，增強數據安全預警和溯源能力。2019年數據安全管理辦法（征求意見稿）出臺，其中第十七條規定：“網絡運營者以經營為目的收集重要數據或個人敏感信息的，應當明確數據安全責任人。數據安全責任人由具有相關管理工作經歷和數據安全專業知識的人員擔任，參與有關數據活動的重要決策，直接向網絡運營者的主要負責人報告工作。”從中可見數據安全的重要性。而檔案數據作為決策活動的依據其內容的真實、安全需要給予更強的保障，而要實現這一目標，需要技術的支撐。

檔案工作雖然涉及的是數據內容的管理，但需要與技術部門密切合作以確保數據內容的真實有效、完整可靠、可用安全，檔案數據的安全保障貫穿檔案管理全過程，因此我們需要了解系統開發設計的一些理念和方法，與檔案學專業知識結合，判斷業務流程的各個節點是否會存在安全風險，并提出預防的對策。管理和技術是一體的，將我們擅長的檔案管理與技術知識加以結合，更能保障檔案數據的安全。此外還必須注意對記錄了方方面面社會活動過程及結果的數據的真實性和完整性進行鑒別，要確保數據的安全、真實、完整，在當下的環境下，具體了解數據安全、軟件安全、組件安全、系統安全等知識對檔案工作者來說是必要的。

（三）加強數據開放利用

檔案管理的最終目標是實現檔案利用，公共檔案數據的開放以及同類檔案數據的聚合利用都更利于發揮數據的價值，此舉不僅利于提高政府透明度和公信力，改進政府服務水平，便利人民生活，也能促進企業利用數據提質增效，實現產業的健康發展，提供高質量的服務。政府在數據開放中扮演重要角色，對數據賦能起到關鍵作用：一方面，通過網絡等數字基礎設施建設，幫助家庭、企業、政府部門等各個社會主體更好地實現數字化，進一步擴大數據來源;另一方面，不斷破除體制機制障礙，支持市場主體創新，打破數據壁壘，最大程度實現數據的開發利用，推動數字經濟快速發展。

在數據共享和整合中，需注意一些問題，如不同平臺產生數據的格式統一、交換標準、所有權歸屬問題等;進行數據開放共享，必須在法律法規的框架下進行、需要獲取用戶授權、確保數據安全、加強監管，明確數據產生、流轉、利用等各環節的責任者、明確數據衍生產品的權利歸屬等問題以及當下比較突出的數據開放與用戶隱私保護的問題，以上問題的解決都需要檔案工作者具備法律意識和法律知識，著力解決好檔案數據的開發利用與尊重用戶的數據權益之間的矛盾，能提醒自己時刻注意避免法律糾紛和適時尋求專家的協助。

同時，為了發揮檔案數據的價值、更好地實現檔案服務，需要我們關注用戶，不管最終服務對象是誰，都需要我們具有一定的信息（數據）服務能力，這要求檔案工作者掌握數據的分析、挖掘技術和統計學知識，類似現在已經在互聯網企業應用的比較成熟的需求預測、精準營銷的數據分析技術，能幫助我們從海量數據中精確定位到能滿足用戶需求的信息，助力用戶實現科學決策、自主創新，贏得競爭優勢。

四、“數字中國”視野下改善檔案工作者知識結構的策略

（一） 明確檔案學自身定位

明確檔案學自身定位是指我們要抓住時代發展的大勢，在高質量發展時代發揮檔案學人的光和熱。首先需要我們對新時代檔案和檔案工作有一個清晰的認知，即檔案數據在各行各業、方方面面源源不斷地產生，我們作為伴隨業務活動產生的、記錄活動過程和結果的、規范化管理的檔案數據的管理者，必須為實現數據驅動決策、更好實現數據價值做出努力，不僅要確保數據的質量、還要從供給端出發提供真正能滿足需求的數據。

其次，在新的時代，要認識到技術和革新給我們檔案工作帶來的變化，需要重新梳理檔案、檔案工作、檔案學的內在邏輯;發揮自身長于管理的職業優勢，強化溝通合作意識，以人之長補己之短，通力合作，為大數據驅動科學決策奠定堅實基礎。

檔案學是一個應用學科，檔案學發展的基礎動力就是解決實踐中提出的問題，適應時代的發展要求。我們的檔案學理論也是從具體的檔案工作實踐中萌發并成長起來的，先進的檔案學理論因要解決實踐提出的問題應運而生，并在指導實踐活動的過程中不斷修正、補充、完善，趨向合理。因此倡導檔案人才選擇一個感興趣的行業長期追蹤，對行業的發展歷程進行梳理，探究隨實踐活動發展而不斷提出的新的需求，有利于深入地理解目前該行業給我們檔案工作提出的挑戰。

（二）優化檔案學課程設置

檔案學的課程設置是以檔案學人才培養目標為指導的，開設檔案學專業的高校設置什么類型的課程，取決于想要培養什么類型的人才。從上述分析可以看出，在追求高質量發展的時代，要求檔案人具備檔案學專業知識、技術知識、行業（實踐）知識、法律知識，因此需要學校設置相應的課程來提升學生這方面的能力，以適應時代發展的呼喚。

在原來開設的檔案學專業核心課程的基礎上，應在本科生和研究生的課程設置中加入計算機專業的系統設計、軟件設計、涉及網絡和系統安全，數據分析和統計學等專業必修或選修課程，為熟悉數據的產生、安全保障、利用等打下基礎;配之以講座、實踐活動等非課程形式，結合案例講授實踐中的數據利用、開放等涉及的問題和糾紛，了解取得的成就、借鑒經驗教訓，確保數據的利用、開放合法合規進行。提升檔案學學生關注實踐，獲取行業知識的本領，可以通過借鑒推廣“遞進式”實踐教學模式，即在檔案學專業本科教育中，理論教學和實踐教學應注重融會貫通、相互促進。倡導學生關注某一行業的發展歷程，關注該行業領域的運作流程及產生的數據類型、保證數據安全、提升數據服務能力。

需要注意的是，我們要追求不是檔案學專業學生在上面所提的課程知識做到與該專業學生一樣，透徹掌握計算機知識、統計學知識、法律知識，這不可能也不現實，將來的時代必定是一個尋求分工和協作的時代，檔案人要找準自己固守的職業陣地即確保數據質量、服務用戶、輔助決策，而這一目標的實現需要我們與相關的人員進行合作，這需要我們了解相關的知識，而不是盲目下功夫，如此才能事半功倍。

（作者單位：河北大學管理學院）