高校電子檔案管理發(fā)展的影響因素分析

尹明山

摘 要：如今科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，尤其是科技的普遍性使得現(xiàn)在的辦公越來越電子化。各個高校亦是如此，都在跟隨時代潮流的腳步，檔案管理也趨于電子化，即便是電子檔案管理在小規(guī)模領(lǐng)域已有明顯的優(yōu)勢，但是因為相關(guān)配置和軟件的不足，高校的電子檔案管理依舊存在局限性，很難大范圍的普及。因此高校電子檔案管理應(yīng)該建立統(tǒng)一性的機(jī)制，著重運(yùn)用規(guī)范化的形式去管理電子檔案，進(jìn)而去完善電子檔案管理系統(tǒng)，和專業(yè)技術(shù)人員一起致力于提升電子管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：電子檔案;管理機(jī)制;影響因素

科技在不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的電子檔案暴露出來的不足越來越多，因此在這個辦公電子化的時代，檔案管理電子化變得尤為重要。而高校電子檔案應(yīng)該在專業(yè)性、立異性與個性化的基礎(chǔ)下進(jìn)行管理，在綜合性的制度下整體提升技術(shù)水平，建立完善的檔案管理制度。

1 傳統(tǒng)檔案和電子檔案的差異

1）傳統(tǒng)檔案。因為傳統(tǒng)檔案屬于紙質(zhì)文件，所以它要求有大批的保存文檔的文件袋，也要求擁有巨大的存儲位置，然而一旦紙質(zhì)文件被潮氣滲透、被蟲子咬壞，將會受到一定程度的損傷，需要耗費(fèi)大量時間精力去復(fù)原。假如，突如其來的一場大火把儲存文件的地方燒毀，那某人需要查找的資料也就無法找回。倘若在電子檔案的管理下，這種類似的意外就可以被避免。

2）電子檔案。相比較傳統(tǒng)檔案而言，電子檔案具有存儲空間小、方便查找和進(jìn)行備份等優(yōu)點(diǎn)。電子檔案儲存空間小是因為它可以壓縮大批文件，將其保存在網(wǎng)盤上，而且不會由于自然因素而被損壞，便于長期儲存，且因檔案資料都趨于電子化，備份就顯得尤為便利，無需打印這些繁瑣的工序。在電子檔案的系統(tǒng)中可以很便利的查找相關(guān)資料，申請步驟也只要在網(wǎng)上進(jìn)行即可。盡管電子檔案有著很多優(yōu)點(diǎn)，但它也有不足的地方，就是很容易遭到外部的侵入，惡意偷走我們的資料。

2 學(xué)校電子檔案管理的作用要素

1）技術(shù)性。對高校電子檔案產(chǎn)生作用的要素多種多樣，其中最主要的要素是技術(shù)。現(xiàn)如今信息時代來臨，伴隨著大數(shù)據(jù)的普遍，學(xué)校的電子檔案管理迅猛發(fā)展，且傳統(tǒng)的檔案管理也即將被電子檔案技術(shù)代替。隨著現(xiàn)代化的電子技術(shù)日益發(fā)達(dá)，電子檔案的管制和保存也變得更加迅速、便利以及安全，而且它的局限性也在逐漸降低，已經(jīng)可以用來提升學(xué)校的工作效率，達(dá)成學(xué)校信息資料共享。即使電子檔案存儲時間長，發(fā)展空間無限，可以保存越來越多的數(shù)據(jù)類型，但是它還是有一些缺點(diǎn)，放在網(wǎng)絡(luò)上的檔案會輕易被修改，且容易丟失。

2）法律性。須得推動電子檔案法律的普遍，進(jìn)而推動電子檔案有條不紊的發(fā)展，確保電子檔案的安全性，實現(xiàn)電子檔案在高校建設(shè)中的作用。現(xiàn)如今針對電子檔案，高校推出了一系列的制度，著重提出應(yīng)該在程序化與規(guī)范化的規(guī)則下利用電子檔案。所以現(xiàn)在高校電子檔案的管理制度得到了很大的改變，高校電子檔案管理的發(fā)展速度也日益提升，規(guī)范化的形式為電子檔案的管理營造了良好的氛圍。在制度化的作用下高校電子檔案迅速發(fā)展，電子檔案的編輯形式已經(jīng)由傳統(tǒng)化轉(zhuǎn)向了現(xiàn)代化，相關(guān)的制度規(guī)則有效的補(bǔ)救了電子檔案運(yùn)用時產(chǎn)生的紕漏，也確保了電子檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

3）嚴(yán)密性。加快學(xué)校電子檔案管理進(jìn)展的首要因素是嚴(yán)密性。高校檔案被秘密的保存在相關(guān)的儲存機(jī)構(gòu)，與檔案資料透明公開的規(guī)定相悖，致使學(xué)生不能夠合理地使用相關(guān)信息，檔案管理也沒有實現(xiàn)它應(yīng)有的效果。由于網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，學(xué)校逐漸意識到檔案信息資料的關(guān)鍵影響，開始看重檔案的社會服務(wù)效果以及它在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要地位。由于檔案管理的技術(shù)提升和檔案的保密系統(tǒng)的發(fā)展，高校電子檔案的安全系數(shù)逐漸提高，也讓越來越多的地方開始使用電子檔案，使得電子檔案資料的共享和傳遞都在安全的環(huán)境下實現(xiàn)。但某些高校依舊很謹(jǐn)慎地使用電子檔案，沒有達(dá)到檔案的全公開化，必須在作用權(quán)限范圍內(nèi)利用檔案信息，所以檔案電子化依舊是道阻且長。

3 高校電子檔案管理出現(xiàn)的首要問題

1）傳統(tǒng)觀念的改變。在信息時代下，依舊存在很多網(wǎng)絡(luò)危險且威脅較大，所以一般來說，大家都認(rèn)為紙質(zhì)的檔案管理比較安全，因此需要盡快加強(qiáng)電子檔案的保密性。目前在大家眼里，檔案管理就必須要有紙質(zhì)版的資料，進(jìn)行分類保存，查詢資料的時候需要申請，申請通過后才可以在監(jiān)控下查找你想要的資料，即便是普通的資料也是要記錄在內(nèi)的，此項工作特別復(fù)雜。而且為了檔案能夠更長時間的存儲，還要求保養(yǎng)紙質(zhì)的文件資料，避免被蛀蟲損壞文件，進(jìn)而造成不可逆的損壞。

2）技術(shù)裝備的更新不足。由于檔案管理電子化是建立在有著專業(yè)管理技術(shù)的基礎(chǔ)上，所以就要求建立更專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，這樣才能使電子檔案發(fā)揮出其共享傳遞價值。雖然高校創(chuàng)立了電子檔案管理系統(tǒng)，但相關(guān)的管理技術(shù)依舊更新不足，其中有很多高價值的紙質(zhì)資料沒有電子化，且電子檔案掃描配置推廣不夠。檔案資料的分散儲存形式致使電子檔案信息存在孤島現(xiàn)象，導(dǎo)致一系列的電子檔案共享性未達(dá)到預(yù)期要求。因此必須在共享的原則下著重改良檔案安全管理體系，優(yōu)化電子檔案管理的軟件和硬件的設(shè)備，來降低電子檔案的網(wǎng)絡(luò)空間運(yùn)行風(fēng)險。

3）技術(shù)人員的匱乏。現(xiàn)如今，大部分專業(yè)的電子檔案管理人員都集合在校級的檔案管理部門，然而院系和部門的專業(yè)人員就比較少，學(xué)生的電子檔案數(shù)據(jù)資料設(shè)備質(zhì)量都偏低，學(xué)校的基層部門也還沒有配置相關(guān)的管理人員，所以說現(xiàn)在高校電子檔案管理人員還是很匱乏。信息技術(shù)因受到傳統(tǒng)的檔案管理方法的影響而發(fā)揮不了全部的作用，某些管理人員不能完全駕馭檔案管理運(yùn)行方式，且從事電子檔案管理人員的素質(zhì)水平普遍較低。目前阻礙電子檔案技術(shù)的推廣和限制電子檔案的發(fā)展的主要原因是，高校沒有注重檔案管理人員的訓(xùn)練工作，不能隨著大數(shù)據(jù)時代進(jìn)而增強(qiáng)管理人員的革新意識。

4 高校電子檔案管理的改良辦法

1）完善規(guī)范化的管理制度。不僅要創(chuàng)設(shè)高校檔案的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，還要大力推廣高校電子檔案的管理工作機(jī)制。第一，在統(tǒng)一的管理制度和專業(yè)的電子檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)上創(chuàng)辦檔案管理平臺，在統(tǒng)一的平臺下達(dá)到檔案數(shù)據(jù)資料的有效吸收和分享。第二，開設(shè)專門的電子檔案管理部門，成立電子檔案相關(guān)的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，確定各部門在電子檔案管理中的分工。第三，在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)下改良電子檔案的發(fā)展形式，改良電子檔案的發(fā)展措施，建立綜合性的檔案管理體系。

2）提升相關(guān)管理人員的素養(yǎng)。為了推動高校電子檔案管理工作高質(zhì)量的發(fā)展，必須提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。第一，需要大量引入專業(yè)性強(qiáng)的管理人才，提高各部門的管理能力，優(yōu)化管理人員的相關(guān)配置。第二，建立正確的檔案管理培訓(xùn)制度，增加對管理人員的專業(yè)訓(xùn)練，有針對性的提升管理人員的專業(yè)水平。第三，經(jīng)常對管理人員進(jìn)行技術(shù)考核，設(shè)立獎懲機(jī)制，加強(qiáng)管理人員增強(qiáng)意識的自覺性。

5 結(jié)論

現(xiàn)如今高校電子檔案管理的發(fā)展面臨瓶頸期，因此需要我們不斷地去探索解決問題。我們知道高校電子檔案管理受技術(shù)、法律和人為因素等影響，因此我們可以按照這些因素來進(jìn)行改革，進(jìn)而促進(jìn)電子檔案管理的進(jìn)步，相信未來高校的電子檔案管理一定會越來越正規(guī)，越來越便利。

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