基于大數據背景下加強高職院校檔案管理的措施

岳瑩

摘 要：近年來高職院校辦學規模不斷擴大，這也使高職院校各種結構化數據、半結構化數據和非結構化數據都呈現出快速增長的態勢，再加之職業教育越來越受到重視，這也導致高職檔案涉及的種類更具多元化，檔案數據呈現出多樣化的特點。為了能夠實現高職檔案信息的高效管理和利用，需要抓住大數據時代背景下檔案管理工作面臨的新機遇，樹立大檔案觀，借助于大數據的優勢來提高檔案管理水平，更好的發揮出高職院校檔案的重要價值。文中分析了大數據背景下高職院校檔案管理模式的變化，并進一步對加強高職院校檔案管理工作的措施進行了具體的闡述。

關鍵詞：大數據;高職院校;檔案管理;措施

大數據時代背景下，數據信息量十分龐大，數據信息處理速度較快，同時數據種類形式更具多樣化。大數據時代對于高職院校檔案管理工作帶來了較大的影響，面對高職院校檔案數量的增加及檔案種類的多元化，而且在實際檔案管理工作中，檔案需求主體也更具多元化。因此需要進一步強化高職院校檔案管理，使檔案信息能夠更好的服務于高職院校的發展和建設，并與大數據時代發展要求相符合。

1 大數據背景下高職院校檔案管理工作的變化

1.1 檔案管理信息化的實現

由于高職院校傳統的檔案管理工作中，針對于紙質檔案采取人工管理方式，不僅管理效率不高，而且檔案管理成本較高，在檔案管理工作中失誤率處于較高水平。大數據時代的到來，高職院校檔案管理工作信息化水平有了較大的提升，檔案管理工作中應用檔案管理系統來完成一系列工作，即能夠實現對檔案信息的有效保存和高效管理，而且能夠自動對檔案信息進行分類和匯總，檔案管理人員工作量大幅度降低，檔案歸檔效率和檔案管理工作質量也有了較大程度的提升。

1.2 采用云端對檔案信息進行存儲

相較于傳統的紙質檔案的存儲，云存儲不僅存儲容量較大，而且存儲速度較快，易于操作，能夠使人們快速獲取到所需要的數據信息，可以有效的解決當前高校檔案數量不斷增加情況下的存儲問題。可以說在當前大數據背景下，高校龐大的檔案數據量，通過開發和利用云存儲有效的解決了檔案信息存儲問題。

1.3 具有較強的服務功能

在傳統檔案管理工作中，一切工作要求以能夠實現規范化和標準化為目標，并基于檔案工作相關要求來進行存檔，為日后檔案查詢和使用奠定基礎，但對于檔案信息的深層次分析卻很少涉及，這必然會影響到檔案信息后續的開發利用。但大數據技術在高職院校檔案管理工作的應用，通過運用大數據分析技術能夠對檔案信息進行深入挖掘，并分析檔案信息之間的關聯性，以此來促進檔案服務水平的提升，進一步增強了檔案的服務功能。

2 大數據時代加強高職院校檔案管理工作的措施

2.1 樹立大檔案觀

大檔案觀作為一個全新的檔案管理理念，在其理念中主張針對具有保存價值的檔案納入歸檔范圍，并對其進行集中和統一管理，以此來提高檔案服務的高效性和開放性。大數據時代下，要求檔案管理工作中要樹立以信息為載體的大檔案觀，針對檔案信息的來源給予充分的重視。并在實際工作中加大對檔案信息的收集，使檔案能夠更全面和真實的反映出學校的辦學過程和發展歷程。對于校外信息則宜謹慎選取和妥善保存，使其成為檔案信息的重要來源之一。通過做好校內和校外信息的收集工作，可以保證檔案信息的全面性，為檔案信息的開發利用提供助力支持。而且在實際檔案管理工作中，檔案管理人員還需要樹立大服務觀，將傳統的被動服務積極轉變為主動服務，并基于檔案需求為中心來開展具體的檔案管理工作，針對于檔案數據背后的隱性信息和知識進行深度挖掘，使檔案信息資源能夠更好的服務于本校和社會。

2.2 創新檔案管理方法

在當前高職院校檔案管理工作中，需要充分的結合當前社會和教育環境、技術和經濟條件等，積極做好高職檔案管理工作中大數據技術的引進，并加快推動檔案模塊化和資源庫建設。同時還要積極優化現有的檔案管理理念和檔案管理方法，加快對檔案管理方法進行創新，努力提高檔案管理工作的數字化、信息化和網絡化水平。通過借助于大數據技術優勢來對高職院校檔案管理工作內容和流程進行規范，打造檔案管理數字化調控平臺，及時針對高職院校檔案信息進行收集、加工、整理和歸檔，全面提高高職院校檔案管理質量和水平。

2.3 建立健全檔案管理制度

在當前大數據時代背景下，高職院校需要在實際檔案管理工作中要重視檔案管理制度的完善，并積極構建檔案管理體系，通過結合學校自身的情況，基于國家檔案相關的法律法規為基礎，以此來保證建立的檔案管理制度更具科學性和合理性，能夠及時針對檔案管理工作的新問題和新情況進行補充和完善，增強制度的適用性。另外，任何制度都不可能是一成不變的，在社會快速發展的新形勢下，檔案管理工作也在不斷發展，因此需要及時對檔案管理制度進行調整，更好的發揮其指導作用，有效的促進高職院校檔案的規范化管理，更好的發揮出檔案的實際效能。

2.4 做好檔案信息管理系統的維護與更新

大數據技術和云計算的快速發展和應用給人們的日常生活帶來了諸多的便利。在高職院校檔案管理工作中，依托于大數據技術和云計算機來打造檔案信息管理系統，可以實現對檔案的高效管理，能夠及時針對檔案信息的變動進行更新。并以此來構建檔案信息管理系統，可以實現檔案的高效管理。對于檔案信息管理系統，需要及時對其進行升級和更新，由專業人員對其開展日常維護，這對高職院校檔案管理工作的跨越式發展具有極為重要的推動作用。

2.5 加速檔案數字資源建設

在當前檔案事業發展過程中，為了實現檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化的目標，高職院校檔案管理工作中要充分的應用先進的技術手段，加快推進檔案數字化建設。通過構建高職院校檔案管理系統，將其與高職院校其他系統進行有交對接，實現檔案信息的自動化探索、智能分類和自動查詢。對于高職院校檔案管理工作而言，其最終目的是實現檔案倣睥開發利用，因此依托于大數據技術，當前高職院校檔案管理工作加快了向數據分析方面的發展。針對于這種情況，檔案管理人員需要通過運用信息技術、大數據技術等技術手段來對檔案數據進行分析、抽取和挖掘，獲取到有價值的信息和知識，從而將傳統的提供數據和文件轉變為提供知識，為用戶提供高質量的檔案服務，更好的滿足用戶的需求。

3 結束語

隨著高職教育規模的不斷拓展，近年來高職院校檔案數量也呈現也不斷增長的態勢，這對檔案管理工作帶來了嚴峻的考驗。面對這種情況下，在當前高職院校檔案管理工作中，宜借助于大數據的優勢，積極樹立大檔案觀，積極構建完善的檔案管理體系，加快推動檔案信息的數字化轉化，全面提高檔案管理的信息化水平。由于檔案管理工作作為高職院校日常管理工作中最為基礎性的一項工作，通過強化高職院校檔案管理，努力提高檔案的開發利用水平，為高職院校的健康、穩定發展打下良好的基礎。

參考文獻

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