基于對檔案管理信息化與檔案信息倫理化建設(shè)的幾點思考

何芳

摘 要：在信息時代，檔案管理改革不僅是檔案管理信息化的技術(shù)改革，而且是檔案信息倫理化的轉(zhuǎn)變。在長期的檔案管理實踐中，檔案管理工作者必須克服壓力，迎接挑戰(zhàn)，不斷提高自身能力和技能，努力做好工作。本文具體分析了檔案管理信息化與檔案信息倫理化建設(shè)的問題和思考，為推動檔案管理發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;信息化;倫理

1 檔案管理信息化與檔案信息倫理化對檔案管理的影響

如今，隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，檔案管理信息化與檔案信息倫理化已經(jīng)深入人們社會生活的各個方面，人們的社會生活中潛移默化。檔案管理信息化與檔案信息倫理化建設(shè)主要利用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字工具，實現(xiàn)檔案管理信息的接收、存儲、傳遞和檔案信息資源共享的一體化。使用大數(shù)據(jù)可以快速查詢要查看的信息，促進了傳統(tǒng)工作方法的更新，提高了工作效率。檔案管理信息化與檔案信息倫理化介入以來，提高了人們對高校檔案管理的認識，有利于促進人們對這項工作的認可。此外，還應(yīng)根據(jù)嚴格的形式邏輯進行分類，檔案管理信息化與檔案信息倫理化分類最基本的方法是整體性原則，這是長期以來人們對檔案的分析和罕見的經(jīng)驗。數(shù)據(jù)庫作為數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基本單元，其內(nèi)容是客觀地對真實的實體記錄作出反應(yīng)，整個檔案可以由獨立的組織和個人提供。優(yōu)秀的數(shù)據(jù)庫設(shè)計可以在檔案館的數(shù)據(jù)庫建設(shè)中呈現(xiàn)出許多整體理念，也包括整個內(nèi)部管理層次、環(huán)節(jié)等。利用數(shù)據(jù)庫、高速掃描、數(shù)據(jù)信息壓縮等先進技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙、像、音視頻文件和歸檔電子文件組織成有序的歸檔信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，為社會提供檔案服務(wù)。但實際上最基本的方法是對整個檔案進行分類，即將整個檔案分為不同層次、不同大小、不同部位、不同類型，然后分別管理。我們要用歷史的方式，遵循完整的原則，這種思維方式對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)具有指導(dǎo)作用。

2 檔案管理信息化建設(shè)

2.1 檔案信息化建設(shè)中存在的問題

許多行業(yè)和部門對檔案信息管理的認識不足，傳統(tǒng)的檔案管理方法仍然是主流。有些檔案管理人員責任心低，檔案場所管理不規(guī)范。實現(xiàn)檔案信息管理還有很長的路要走。設(shè)施水平不高，在一些行業(yè)，檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施和信息資源建設(shè)不足，檔案管理人員的技術(shù)水平達不到要求，造成檔案歸檔存在諸多問題，需要通過手段加以改進。檔案信息利用率不高。一些單位雖然建立了較為完善的信息檔案，但沒有發(fā)揮應(yīng)有的共享作用。

2.2 關(guān)于檔案信息化建設(shè)的思考

1）加強檔案信息建設(shè)的重要性認識。檔案信息化建設(shè)需要投入大量的人力、財力資源。如果單位領(lǐng)導(dǎo)不給予足夠的重視，檔案信息化建設(shè)的進程必然是緩慢的。與傳統(tǒng)檔案相比，信息檔案具有許多優(yōu)勢，符合未來發(fā)展的趨勢。

2）吸引和培養(yǎng)檔案信息化技術(shù)人才。為了更好地發(fā)展檔案管理信息化，將其技術(shù)優(yōu)勢最大程度地展現(xiàn)出來，就需要各類專業(yè)人士提供幫助。要將管理類人才、科技人才、計算機類人才、檔案專業(yè)人才聚集在一起，為檔案管理信息化的發(fā)展保駕護航，制定專有策略。為了有效提供檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)解決途徑，我們可以選擇將學(xué)校與各單位檔案數(shù)據(jù)庫為聯(lián)合主體，進行人才培養(yǎng)。

3）建立科學(xué)的檔案信息化管理體系。實施檔案信息管理的單位應(yīng)當建立健全有關(guān)規(guī)章制度。為實現(xiàn)標準，保證檔案系統(tǒng)之間的聯(lián)合溝通和信息交流暢通，還應(yīng)建立本系統(tǒng)內(nèi)各單位的信息收集、信息利用和安全保護等相關(guān)制度。確保檔案資源的共享和利用。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引進先進的多媒體設(shè)備，加強硬件設(shè)備的投資，有效地實施新媒體技術(shù)的引進和應(yīng)用，是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障。

3 檔案信息倫理化建設(shè)

3.1 當前檔案信息存在的倫理問題

1）檔案信息獲取和傳播過程中存在的問題。網(wǎng)絡(luò)詐騙和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境污染是當代網(wǎng)絡(luò)文明建設(shè)中最突出的問題，嚴重影響了網(wǎng)絡(luò)信息安全。網(wǎng)絡(luò)信息具有廣泛的特點，可以突破地域和空間的限制進行傳播，使不同地域的不同風俗習(xí)慣加劇道德沖突。在制定標準時，網(wǎng)絡(luò)信息也會受到地域的影響，這將阻礙檔案信息化網(wǎng)絡(luò)管理的發(fā)展。因此，國家政府應(yīng)加強宏觀調(diào)控，確保檔案信息倫理建設(shè)的有效開展。

2）檔案信息產(chǎn)權(quán)的保護存在的問題。保護重要資產(chǎn)是檔案信息管理的重要組成部分，包括知識產(chǎn)權(quán)、戰(zhàn)略秘密、先進技術(shù)等，必須防止惡意盜竊和不良影響。網(wǎng)絡(luò)信息本身的安全性很弱，經(jīng)常出現(xiàn)破壞網(wǎng)絡(luò)信息的問題。這就要求檔案部門嚴格遵守有關(guān)法律、法規(guī)和職業(yè)道德，要求人們對安全問題有行為意識。

3）個人隱私的保護存在的問題。信息技術(shù)系統(tǒng)的收集、檢索、處理、重組和傳播等信息處理對個人隱私權(quán)產(chǎn)生了影響，使一些人更容易獲得他人的保密信息;如何保護檔案信息安全是衡量檔案管理者道德問題的重要標準。信息技術(shù)將出現(xiàn)重復(fù)、借用和部分轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象不容易被發(fā)現(xiàn)，很難判斷是否有道德上的違反。當前，隨著網(wǎng)絡(luò)信息量的不斷增加，檔案管理部門應(yīng)注意保護個人隱私，加強網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)，避免個人保密信息泄露給他們的威脅。

3.2 優(yōu)化檔案信息倫理建設(shè)的思考

首先，在建立基于前端的現(xiàn)代檔案管理體系，保證安全性至關(guān)重要。能夠更好的控制檔案流入和流出，同時能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的有效監(jiān)控。相關(guān)人員應(yīng)加強對這項工作的實踐研究，并提出相關(guān)的實施指南。其次，在檔案信息倫理建設(shè)中，要加強檔案管理者的職業(yè)道德，為了更有效地調(diào)整利益和關(guān)系，避免沖突，有必要規(guī)范每個檔案管理者的責任和義務(wù)，積極承擔應(yīng)有的道德責任和義務(wù)。最后，要建立健全檔案信息倫理建設(shè)的管理監(jiān)督機制，以利益監(jiān)督和法律監(jiān)督為重點，防止網(wǎng)絡(luò)違規(guī)。

4 結(jié)束語

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，社會各界的檔案資源越來越多，給檔案管理者帶來了巨大的挑戰(zhàn)。同時，信息技術(shù)的成熟為檔案管理提供了新的視角，檔案管理信息化建設(shè)和倫理化對我國檔案管理具有重要意義。

參考文獻

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